1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 1102

Командировки: о чем бухгалтеру теперь не нужно беспокоиться

Как правильно подтвердить расходы на командировки работников? Этот вопрос всегда волновал бухгалтеров. Контролирующие органы настаивали на том, что одного приказа руководителя и авансового отчета работника недостаточно. Они требовали наличия целого пакета подтверждающих документов. С января этого года порядок документального оформления командировки работника стал проще. Какие проблемы финансовой службы компании в связи с этим решены, мы расскажем в нашей теме номера.

Новые правила ­­документооборота

Порядок направления работника в командировку установлен постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, которое утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение о командировках). В конце прошлого года в этот до­кумен­т были внесены изменения (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, далее — постановление № 1595). Поправки начали действовать с 8 января 2015 г. Теперь правила для до­кумен­тального оформления служебных поездок работников значительно упростились.

Во-первых, работодателю больше не нужно выписывать работнику командировочное удостоверение (раньше требование об оформлении этого до­кумен­та содержалось в п. 7 Положения о командировках).

Во-вторых, теперь нет необходимости составлять служебное задание, в котором указывалась цель командировки (п. 6 Положения о командировках, предусматривавший данное требование, постановлением № 1595 признан утратившим силу).

В-третьих, работник после возвращения из командировки не обязан представлять работодателю в письменном виде отчет о своей поездке (абз. 3 п. 26 Положения о командировках также утратил силу).

Что же получается в итоге? Для того чтобы направить работника в командировку, работодателю достаточно издать соответствующий приказ.

Налоговые последствия упрощения

Перечисленные нововведения упростят работу не только кадровой службы предприятия, но и бухгалтерии. Ведь исключенные из перечня до­кумен­ты зачастую становились камнем преткновения в решении вопросов налогообложения.

Служебное задание

Как мы уже сказали, в служебном задании указывалась цель командировки. Некоторые налоговые органы на мес­тах считали, что если организация при направлении работника в командировку не оформит служебное задание, то расходы на такую поездку считаются необос­нованными. Свою позицию налоговики аргументировали тем, что согласно ст. 252 НК РФ все расходы организации для их учета при расчете налога на прибыль должны быть до­кумен­тально подтверждены и экономически обоснованы. Служебное задание является до­кумен­том, подтверждающим произведенные расходы и тот факт, что командировка имела деловую цель.

Однако суды с такими выводами налоговых инспекторов не соглашались. Пример — постановление ФАС Московского округа от 16.07.2010 № А40-113385/09-118-864. В нем арбитры отклонили довод компании о том, что в связи с отсутствием служебного задания расходы на командировку считаются до­кумен­тально не подтвержденными. Суды указали, что составление служебных заданий в качестве до­кумен­тов, подтверждающих производственный характер командировок, не предусмотрено нормами налогового законодательства, регламентирующими порядок включения в состав расходов по налогу на прибыль затрат на командировки. На этом основании требования налоговиков были оставлены без удовлетворения.

Аналогичные выводы содержатся и в постановлении ФАС Поволжского округа от 16.10.2008 № А55-1720/2008. Кроме того, арбитры отметили, что служебные задания не могут являться подтверждающими расходы до­кумен­тами, поскольку это внутренние до­кумен­ты налогоплательщика, то есть составленные им в одностороннем порядке.

Чиновники в своих разъяснениях по поводу до­кумен­тального подтверждения для целей налогообложения прибыли расходов на командировки упоминали среди прочих до­кумен­тов служебное задание (письмо Минфина России от 22.03.2006 № 03-03-04/1/271). Но при этом они не выдвигали жесткого требования о его наличии. Так, в письме ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890 сказано, что наличие и оформление служебного задания определяются внутренними до­кумен­тами организации и для до­кумен­тального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не являются обязательными.

После того как служебное задание исключили из состава обязательных до­кумен­тов при оформлении командировки, споров между налоговыми органами и налогоплательщиками быть не должно. Теперь цель поездки должна указываться только в приказе руководителя организации о направлении работника в служебную поездку.

Командировочное удостоверение

С наличием и оформлением этого до­кумен­та у бухгалтеров возникало куда больше вопросов, чем со служебным заданием.

В прежней редакции п. 7 Положения о командировках говорилось о том, что командировочное удостоверение оформлялось работнику для подтверждения срока его пребывания в командировке. В нем указывались дата приезда в пунк­т (пунк­ты) назначения и дата выезда из него (из них). Таким образом, фактический срок пребывания в месте командирования определялся по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник.

На основании этой нормы Минфин России и налоговые органы приходили к выводу, что командировочное удостоверение является обязательным до­кумен­том, подтверждающим обоснованность произведенных расходов (письма Минфина России от 19.11.2009 № 03-03-06/1/764, от 14.09.2009 № 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890, ­УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 № 16-15/113462@). Указанные разъяснения были выпущены в период действия Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», который утратил силу с 1 января 2013 г. В то время действовало правило, согласно которому все хозяйственные операции должны были оформляться до­кумен­тами, предусмот­ренными в альбомах унифицированных форм первичной учетной до­кумен­тации. Форма командировочного удостоверения (№ Т-10) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Поэтому чиновники требовали для признания расходов по налогу на прибыль не только самого факта наличия командировочного удостоверения, но и правильного заполнения формы № Т-10 с указанием всех предусмотренных реквизитов, в том числе даты прибытия в место командировки и даты убытия из него.

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Теперь первичные до­кумен­ты организация может оформлять по формам, которые она разработала самостоятельно. Поэтому придерживаться формы командировочного удостоверения № Т-10 не нужно. К такому выводу пришли специалисты Минтруда России в письме от 14.02.2013 № 14-2-291.

А вот специалисты Минфина России продолжали выпускать разъяснения, в которых указывалось, что фактическое время пребывания работника в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и о дне выбытия из места командировки, унифицированная форма которого (форма № Т-10) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (письмо Минфина России от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813).

Отметим, что некоторые суды признавали правомерность признания расходов на командировки при расчете налога на прибыль в случае отсутствия командировочного удостоверения. Так, в постановлении ФАС Уральского округа от 01.06.2012 № А76-14411/2011 арбитры указали, что непредставление командировочного удостоверения при наличии иных доказательств не может служить единственным основанием к отказу в признании расхода.

Отсутствие командировочного удостоверения или неправильное его оформление приводило и к спорам о правомерности невключения расходов на служебные поездки в базу по страховым взносам. Контролеры из фондов производили в этом случае доначисления страховых взносов. Однако арбитры указывали, что факт нахождения лиц в командировках может быть подтвержден иными до­кумен­тами (авансовыми отчетами, объяснительными, до­кумен­тами, подтверждающими проживание в гостинице, проездными до­кумен­тами, приказом о направлении работника в командировку). К такому выводу пришел суд в постановлении АС Центрального округа от 09.10.2014 № А64-234/2014.

После внесения изменений в Положение о командировках компания больше не должна оформлять работнику командировочное удостоверение. Согласно новой редакции п. 7 Положения о командировках фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным до­кумен­там, представляемым работником по возвращении из служебной поездки. В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Она представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными до­кумен­тами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Таким образом, теперь для определения срока пребывания работника в командировке достаточно иметь на руках только проездные до­кумен­ты. По этому вопросу Минфин России выпустил свои разъяснения (письмо от 26.05.2015 № 03-03-05/30168).

В них финансисты указали, что для направления работников в командировку необходим только приказ (распоряжение) работодателя. При этом фактичес­кий срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным до­кумен­там, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. По мнению финансового ведомства, подтверждением фактического срока пребывания работника в служебной командировке могут являться любые первичные до­кумен­ты, оформленные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о факте нахождения работника в пути к месту командирования и обратно.

Кроме того, финансисты сообщили, что Налоговый кодекс не регламентирует перечень до­кумен­тов или мероприятий, подтверждающих производственный характер командировки.

В связи с тем, что срок нахождения работника в командировке теперь определяется по проездным до­кумен­там, представляется интересным приказ Минфина России от 10.03.2015 № 33н. Им утвержден перечень до­кумен­тов, подтверждающих фактический срок пребывания государственного гражданского служащего в командировке в случае, когда у него отсутствуют проездные до­кумен­ты (билеты). И хотя этот до­кумен­т предназначен для бюджетников, мы считаем, что с ним полезно будет ознакомиться и использовать на практике и коммерческим организациям.

Итак, если у работника отсутствуют проездные билеты, то срок пребывания в командировке можно определить по до­кумен­там, подтверждающим расходы по найму жилья. Если работник жил в гостинице, то это могут быть квитанция (талон) либо иной подтверждающий заключение договора на оказание услуг по месту командирования до­кумен­т, содержащий сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденными постановлением Правительства РФ от 25.04.97 № 490.

В случае проживания работника не в гостинице подойдут первичные до­кумен­ты, оформленные в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете.

Также срок нахождения работника в командировке можно определить по до­кумен­там, подтверждающим расходы по проезду работника к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы.

Если работник отправился в командировку на служебном транспорте, это могут быть следующие до­кумен­ты:

  • решение руководителя о направлении работника в командировку на служебном транспорте;
  • путевой лист;
  • маршрутный лист;
  • иные до­кумен­ты, определяющие маршрут следования служебного транспорта.

При использовании личного транспорта работника для служебной поездки фактический срок командировки подтвердят:

  • решение руководителя о направлении работника в командировку на личном транспорте;
  • служебная записка работника о фактическом сроке пребывания в месте командирования;
  • до­кумен­ты, подтверждающие использование личного транспорта (путевой лист, маршрутный лист, иные до­кумен­ты, определяющие маршрут следования личного транспорта работника, а также кассовые чеки, квитанции, иные до­кумен­ты, подтверждающие произведенные по маршруту следования расходы).

А как быть в ситуации, когда нет всех перечисленных выше до­кумен­тов? В этом случае работник должен предоставить руководителю служебную запис­ку и (или) иной до­кумен­т, установленный учетной политикой организации, о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий обязательные реквизиты, а также отметку принимающей стороны о датах прибытия и убытия работника к месту командирования и обратно.

Отчет о командировке

До внесения в Положение о командировках изменений в порядок до­кумен­тального оформления командировок работников отсутствие среди оправдательных до­кумен­тов письменного отчета работника о выполненном в служебной поездке задания работодателя приводило к спорам с налоговыми органами. Некоторые налоговые органы на местах исключали из состава расходов затраты на командировки. Аргумент: раз Положение о командировках предусматривает составление такого отчета, то без него расходы на служебную поездку считаются необоснованными.

Такая позиция контролеров вполне объяснима. Дело в том, что специалисты Минфина России считали, что первичным до­кумен­том, на основании которого принимаются к учету расходы на командировки, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет. А он в свою очередь утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя. Получается, что без отчета о командировке авансовый отчет будет недействительным. Следовательно, рассматриваемые расходы нельзя будет учесть при расчете налога на прибыль. Такой вывод следует из письма Минфина России от 19.11.2009 № 03-03-06/1/764.

Однако арбитры не поддерживали такой подход проверяющих. По их мнению, отчет о командировке, так же как и служебное задание, является внутренним до­кумен­том организации и не требуется для подтверждения обоснованности произведенных в командировке расходов (постановление ФАС Московского округа от 16.07.2010 № А40-113385/09-118-864).

С 8 января 2015 г. работники больше не должны отчитываться перед работодателем о результатах служебной поездки.