Выбор между арендой автомобиля с водителем или без — это не вопрос комфорта, а способ управления налоговой нагрузкой. Неверная формулировка в договоре или статус арендодателя могут обернуться доначислениями по НДФЛ и страховым взносам. Разбираем ключевые отличия в учете и рассказываем, почему компании рискуют, когда за рулем арендованной машины сидит ее собственник.
Аренда транспортного средства с экипажем
По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель не только предоставляет арендатору автомобиль, но и оказывает услуги по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).
Несмотря на то что договор аренды транспортного средства с экипажем содержит элемент договора оказания услуг, это не превращает его в смешанный договор, позволяющий применять к отношениям сторон положения главы 39 ГК РФ о возмездном оказании услуг. Объясняется это тем, что отношения сторон по вопросам управления транспортным средством и его технической эксплуатации регулируются не главой 39 ГК РФ, а параграфом 3 главы 34 ГК РФ (постановления АС Западно-Сибирского округа от 29.05.2024 № Ф04-1403/2024 по делу № А75-24061/2022, ФАС Западно-Сибирского округа от 20.08.2009 № Ф04-4263/2009 (10662-А67-11) по делу № А67-4601/2008).
Гражданско-правовые особенности
При заключении договора аренды автомобиля с экипажем обязанность по содержанию транспортного средства лежит на арендодателе. Именно он в течение всего срока аренды обязан поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая текущий и капитальный ремонт и предоставление необходимых принадлежностей (ст. 634 ГК РФ). Возможность возложения договором несения данных затрат на арендатора ГК РФ не предусмотрена.
Что касается несения расходов, возникающих в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходов на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов, то по умолчанию такие расходы несет арендатор. Однако договором несение этих расходов может быть возложено на арендодателя (ст. 636 ГК РФ). Например, стороны могут включить такие расходы арендодателя в состав арендной платы (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 19.03.2009 по делу № А18-216/2008).
Расходы на страхование транспортного средства и (или) на страхование ответственности за ущерб, который может быть причинен им или в связи с его эксплуатацией, когда такое страхование является обязательным в силу закона или договора, в общем случае возлагается на арендодателя. Но договором эти обязанности могут быть возложены и на арендатора (ст. 637 ГК РФ).
Налог на прибыль
Сумму арендной платы арендатор включает в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ как затраты на арендные платежи за арендуемое имущество.
Если арендодателем является физическое лицо (не ИП) и в договоре аренды авто с экипажем отдельно выделена сумма платы за оказание услуг по управлению и эксплуатации автомобиля, то:
-
в прочих расходах на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ учитывается часть, относящаяся к плате за аренду авто;
-
часть, относящаяся к оплате услуг по управлению и эксплуатации, учитывается в расходах на оплату труда на основании п. 21 ст. 255 НК РФ, если арендодатель не является работником арендатора и не применяет НПД (письмо Минфина России от 01.12.2009 № 03-03-06/1/780), либо как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, если арендодатель применяет НПД (письмо Минфина России от 22.07.2020 № 03-03-06/1/63730). В таком же порядке (на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) учитывается часть, относящаяся к оплате услуг по управлению и эксплуатации авто, когда арендодателем является работник арендатора (письмо Минфина России от 21.09.2012 № 03-03-06/1/495).
Документальным подтверждением расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства с экипажем являются (письма Минфина России от 01.12.2009 № 03-03-06/1/780, УФНС РФ по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1):
-
договор аренды;
-
акты приемки оказанных услуг в рамках заключенного договора аренды;
-
иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности арендатора (например, приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками, заявки на использование арендованных автомобилей, копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования).
Если арендодатель — плательщик НПД, для учета расходов необходим чек, сформированный им в порядке, предусмотренном ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима ‘‘Налог на профессиональный доход’’» (далее — Закон № 422-ФЗ). Без такого чека учесть расходы нельзя (письмо Минфина России от 04.04.2025 № 03-11-06/33357).
Расходы на ГСМ (если их несение не возложено договором на арендодателя) арендатор учитывает в составе материальных расходов на основании подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ либо в составе прочих на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Нормирование таких расходов НК РФ не предусмотрено. Однако для их обоснованности можно учитывать методические рекомендации «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (письмо Минфина России от 24.09.2024 № 03-03-06/1/91832).
Расходы на страховку (если их несение возложено договором на арендатора) арендатор учитывает в составе прочих расходов на основании п. 2 ст. 263 НК РФ.
Поскольку поддерживать надлежащее техническое состояние транспортного средства и осуществлять его ремонт должен арендодатель (ст. 634 ГК РФ) и гражданским законодательством возможность возложения данных затрат на арендатора договором аренды авто с экипажем не предусмотрена, учесть затраты на техобслуживание и ремонт авто арендатор не может, так как для него они будут экономически необоснованными.
НДФЛ и страховые взносы
Если договор аренды авто с экипажем заключен с арендодателем-организацией, вопрос с обложением выплат по договору НДФЛ и страховыми взносами у арендатора не возникает. Дело в том, что члены экипажа являются работниками арендодателя (п. 2 ст. 635 ГК РФ). Соответственно, именно арендодатель является для членов экипажа налоговым агентом по НДФЛ и лицом, исчисляющим страховые взносы с выплат в их пользу. То же самое касается ситуации, когда арендодателем выступает ИП и члены экипажа являются его работниками.
Обязанность по обложению выплат НДФЛ и страховыми взносами у арендатора появляется, когда арендодателем является обычное физическое лицо (не предприниматель). Дело в том, что в отношении выплат в пользу физических лиц компания — источник выплаты признается налоговым агентом по НДФЛ и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Соответственно, со всей суммы выплат арендодателю — физическому лицу по договору аренды авто с экипажем арендатор, как налоговый агент, должен удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (письмо Минфина России от 21.08.2025 № 03-04-05/81500, постановление АС Северо-Западного округа от 21.06.2023 № Ф07-4352/2023 по делу № А42-3448/2021).
Что касается страховых взносов, то часть платы по договору, относящаяся к аренде авто, страховыми взносами не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ как выплата по гражданско-правовому договору, связанному с передачей в пользование имущества (имущественных прав) (письма Минфина России от 18.06.2018 № 03-15-07/41602 (доведено до сведения нижестоящих налоговых органов письмом ФНС России от 25.06.2018 № БС-4-11/12184@), от 01.11.2017 № 03-15-06/71986). А часть платы, относящаяся к оплате услуг по управлению и эксплуатации транспортного средства, облагается страховыми взносами на основании подп. 1.1 п. 1 ст. 420 НК РФ как выплата по гражданско-правовым договорам, предметом которых является оказание услуг. В связи с этим крайне важно при заключении договора аренды авто с экипажем, когда арендодателем является физическое лицо, выделять отдельно в договоре стоимость услуг по управлению и эксплуатации авто.
Если услуги по управлению авто оказывает лично ИП, обязанностей по исчислению НДФЛ у арендатора не возникает при условии указания в договоре, что физическое лицо действует как ИП. В этом случае ИП при получении выплат по договору сам исчисляет и уплачивает НДФЛ (письмо Минфина России от 09.10.2019 № 03-04-07/77527). Если же такого указания нет, ИП рассматривается как обычный гражданин и с выплат в его пользу арендатор как налоговый агент должен исчислить, удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.
При оказании услуг по управлению авто лично ИП у арендатора не будет обязанностей по исчислению страховых взносов, если в договоре указано, что физлицо выступает как предприниматель и оказываемые им услуги соответствуют одному из кодов предпринимательской деятельности, указанных в ЕГРИП (письмо Минфина России от 13.03.2026 № 03-04-06/20231). Если же оказываемые по договору услуги не соответствуют одному из кодов, указанных в ЕГРИП, то даже при указании в договоре на то, что гражданин выступает как предприниматель, арендатор должен будет со стоимости услуг по управлению и эксплуатации авто исчислить страховые взносы.
Аренда транспортного средства без экипажа
По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ).
Гражданско-правовые особенности
При заключении договора аренды авто без экипажа арендатор осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию своими силами (ст. 645 ГК РФ).
Именно арендатор в течение всего срока договора аренды обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного авто, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК РФ).
Также арендатор самостоятельно несет все расходы на содержание автомобиля: оплата ГСМ, ремонт, техобслуживание, страхование (если договором их несение не переложено на арендодателя) (ст. 646 ГК РФ).
Налог на прибыль
Как и в случае аренды авто с экипажем, арендатор по договору аренды авто без экипажа учитывает:
-
арендную плату в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ;
-
расходы на ГСМ в составе материальных расходов на основании подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ либо в составе прочих на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ;
-
расходы на страхование в составе прочих расходов на основании п. 2 ст. 263 НК РФ.
Поскольку при аренде авто без экипажа текущий и капитальный ремонт транспортного средства осуществляет арендатор, он учитывает затраты на такой ремонт в составе прочих расходов на основании п. 1 и 2 ст. 260 НК РФ.
НДФЛ и страховые взносы
Если арендодатель является организацией или ИП, обязанностей по НДФЛ и страховым взносам у арендатора не возникает.
Если арендодатель — обычное физическое лицо, арендатор, как налоговый агент, с выплат по договору должен исчислить НДФЛ, удержать его и уплатить в бюджет.
Поскольку по договору аренды авто без экипажа передается лишь сам автомобиль и никаких услуг по управлению и эксплуатации арендодателем не оказывается, суммы выплат физическому лицу — арендодателю по такому договору страховыми взносами не облагаются на основании п. 4 ст. 420 НК РФ.
Риски и сложности
При заключении договора аренды авто как с экипажем, так и без у арендатора в некоторых ситуациях могут возникнуть сложности и риски, связанные с доначислением страховых взносов и переквалификацией отношений.
Аренда авто с экипажем без выделения стоимости услуг по управлению
Если договор аренды авто с экипажем заключен с арендодателем — физическим лицом и в договоре не выделена отдельно стоимость услуг арендодателя по управлению и эксплуатации авто, существует серьезный риск доначисления страховых взносов на полную стоимость выплат по договору. Судебная практика свидетельствует, что, поскольку аренда авто с экипажем предполагает оказание услуг по управлению и эксплуатации автомобиля, контролирующие органы при отсутствии выделения в договоре стоимости услуг управления будут рассматривать всю стоимость договора как выплату по договору ГПХ на оказание услуг, которая подлежит обложению страховыми взносами. И не факт, что это удастся оспорить в суде, поскольку у судов отсутствует единое мнение по данному вопросу.
Ряд судов считает, что, если стоимость услуг по управлению авто в договоре аренды авто с экипажем отдельно не выделена, это означает, что объект обложения страховыми взносами не определен и начислять страховые взносы на всю стоимость договора неправомерно (постановления АС Восточно-Сибирского округа от 12.08.2020 № Ф02-433/2020 по делу № А33-36810/2018, Уральского округа от 04.12.2019 № Ф09-8556/19 по делу № А50-40551/2018, Западно-Сибирского округа от 06.02.2017 № Ф04-7008/2017 по делу № А27-15074/2016, Волго-Вятского округа от 22.01.2016 № Ф01-5656/2015 по делу № А43-8503/2015).
В то же время существует судебная практика с противоположным подходом. Так, в Определении от 30.10.2017 № 308-КГ17-15395 судья Верховного суда РФ признал правомерным начисление страховых взносов на всю стоимость договора аренды. Он отверг довод о том, что под обложение страховыми взносами должна подпадать только плата за услуги управления, а не вся сумма арендной платы, в состав которой также включена плата за предоставление в аренду имущественных прав, поскольку при рассмотрении дела компания указанное соотношение документально не подтвердила. Аналогичный вывод содержится в постановлении АС Северо-Кавказского округа от 17.06.2019 № Ф08-4325/2019 по делу № А32-37747/2018.
Таким образом, во избежание таких спорных ситуаций лучше в договоре аренды авто с экипажем отдельно выделять стоимость услуг по управлению и эксплуатации.
Аренда авто без экипажа у своего сотрудника
Если компания заключила со своим работником договор аренды авто без экипажа и этот работник будет управлять арендованным автомобилем во время служебных поездок, велик риск переквалификации заключенного договора в договор аренды авто с экипажем, что повлечет за собой доначисление страховых взносов со всей стоимости договора.
Например, когда работник передает компании в аренду авто без экипажа и при этом сам управляет этим автомобилем во время служебных поездок, суды рассматривают это как фактическое выполнение арендодателем услуг по управлению транспортным средством и переквалифицируют заключенный договор аренды авто без экипажа в договор аренды авто с экипажем. А поскольку услуги по управлению авто подлежат обложению страховыми взносами и стоимость таких услуг в договоре аренды отдельно не выделена, суды признают правомерным доначисление страховых взносов на всю стоимость договора аренды авто без экипажа (Определение Верховного суда РФ от 30.10.2017 № 308-КГ17-15395, постановление АС Северо-Кавказского округа от 17.06.2019 № Ф08-4325/2019 по делу № А32-37747/2018).
Чтобы не попадать в такую ситуацию и избежать доначисления страховых взносов, нужно, чтобы арендованным автомобилем управлял другой сотрудник (водитель, который получает за это заработную плату), а не тот, который передал в аренду авто без экипажа. Если же управлять авто будет сотрудник, который передал авто в аренду без экипажа, в его трудовые обязанности нужно включить управление автомобилем. Тогда аренда авто будет производиться в рамках гражданско-правовых отношений по договору аренды авто без экипажа и, соответственно, не облагаться страховыми взносами, а управление автомобилем будет осуществляться в рамках трудовых отношений с начислением зарплаты и соответствующих страховых взносов.
Аренда авто без экипажа у самозанятого, являющегося сотрудником арендатора
При заключении компанией договора аренды авто без экипажа с самозанятым, который является работником этой компании, возникает вопрос о том, подпадают ли выплаты по такому договору под обложение НПД.
ФНС России (письмо от 03.08.2021 № СД-4-3/10980@) считает, что доходы, полученные от сдачи в аренду объектов движимого имущества своему работодателю, не признаются объектом налогообложения НПД. Налоговики объясняют это тем, что услугой для целей налогообложения признается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности (п. 5 ст. 38 НК РФ). Соответственно, сдача имущества в аренду является услугой. А доходы от оказания физическими лицами услуг по гражданско-правовым договорам при условии, что заказчиками услуг выступают работодатели указанных физических лиц или лица, бывшие их работодателями менее двух лет назад, не признаются объектом налогообложения НПД (п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона № 422-ФЗ).
Эта позиция была согласована с Минфином России письмом от 11.06.2021 № 03-11-09/46626. Аналогичная позиция содержится в письме Минфина России от 21.09.2021 № 03-11-11/76444.
Однако суды подход налоговиков не разделяют. Они указывают, что предметом договора аренды транспортного средства без экипажа является переход имущественных прав. Указанный договор не является договором возмездного оказания услуг, ввиду чего выплаты, производимые в рамках такого договора аренды, не подпадают под ограничение, установленное п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона № 422-ФЗ (постановление АС Западно-Сибирского округа от 04.04.2023 № Ф04-841/2023 по делу № А46-12519/2022 (Определением Верховного суда РФ от 14.08.2023 № 304-ЭС23-11687 отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам)).
Переквалификация аренды авто с экипажем в трудовые отношения
При заключении договора аренды авто с экипажем с ИП или самозанятыми есть риск переквалификации отношений в трудовые с доначислением НДФЛ и страховых взносов, если налоговики найдут в отношениях признаки трудовых (например, когда исполнитель выполняет не разовые задания заказчика, а определенную работу (в нашем случае управление авто), в договоре отсутствует конкретный объем работ, исполнитель несет материальную ответственность, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и т.д.). Перечень таких признаков содержится в п. 17 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29.05.2018 № 15, письме ФНС России от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674.
Чтобы минимизировать риск переквалификации отношений по договору аренды авто с экипажем в трудовые, нужно избегать в договорах вышеперечисленных признаков, ежемесячно составлять акты оказанных услуг по управлению автомобилем. Желательно, чтобы у ИП (или самозанятого) компания-арендатор не была единственным контрагентом. Подробнее о тенденциях судебной практики по переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые и о рекомендациях по минимизации таких рисков см. «ЭЖ-Бухгалтер» № 33, 2025.