Право на вычет НДС по командировочным расходам, связанным с наймом жилого помещения, предусмотрено п. 7 ст. 171 НК РФ. Эта норма позволяет принимать к вычету суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций. В рассматриваемой ситуации инспекторы посчитали, что НДС к вычету принимать неправомерно, так как затраты на гостиницу компания не вправе учесть в расходах в целях исчисления налога на прибыль.
В налоговом учете расходы на наем жилого помещения при командировках относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Одним из критериев принятия затрат организации для целей исчислении налога на прибыль является их обоснованность (п. 1 ст. 252 НК). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты.
Безусловно, экономически оправданными являются затраты, обязанность производить которые возложена на компанию на законодательном уровне. Ведь неисполнение установленных требований может повлечь штрафные санкции.
Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Согласно п. 14 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках), расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.
Пункт 13 Положения о командировках обязывает работодателя в случае вынужденной остановки в пути возместить работнику расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
Возмещение иных расходов, связанных с командировками, в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы (п. 24 Положения о командировках).
Таким образом, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. В них с целью соблюдения нормальных условий труда имеет смысл предусмотреть и возможность найма жилого помещения командированным сотрудником только на дневное время.
Кроме того, необходимо позаботиться об обосновании спорных расходов.
Например, обосновать вынужденную остановку в пути ввиду поломки автомобиля или длительного промежутка времени между рейсами (к примеру, самолет прибыл рано утром, а ближайший поезд поздно вечером) можно с помощью отчета командированного работника, содержащего описание причин остановки, или соответствующими проездными документами, справками, подтверждающими отсутствие более ранних рейсов.
Бронирование гостиницы на дневное время может быть обоснованным и при однодневных командировках. Так, например, может оказаться, что поезд прибывает в место назначения в пять утра, а встреча с деловыми партнерами назначена на вечер. В такой ситуации в целях обеспечения сотруднику условий для отдыха возникает необходимость аренды номера в гостинице.
Таким образом, по нашему мнению, опираясь на положения коллективного договора и при наличии обоснования необходимости проживания в гостинице без ночевки, компания имеет право учесть для целей налогообложения спорные расходы и, соответственно, принять к вычету НДС по ним. Конечно, при выполнении всех условий, предусмотренных главой 21 НК РФ. Чиновники в качестве обязательных условий для вычета сумм НДС, уплаченных за услуги гостиниц в период нахождения работника организации в командировке, называют счет-фактуру и документы, подтверждающие фактическую уплату налога, либо бланк строгой отчетности, в котором указана сумма налога (письмо Минфина России от 19.07.2013 № 03-07-11/28554).