Организации достаточно часто арендуют квартиры для своих сотрудников. При этом возникает много вопросов, связанных с удержанием НДФЛ как с доходов арендодателей — физических лиц, так и с доходов сотрудников, для которых арендуется квартира. В письме от 07.09.2012 № 03-04-06/8-272 Минфин России попытался дать ответы на эти вопросы.
Информация о доходе должна быть персонифицирована
Мы уже обращались к теме исчисления и удержания НДФЛ при аренде недвижимости, принадлежащей на праве общей собственности нескольким физическим лицам («БП», 2012, № 11). Теперь и Минфин России уделил внимание этому вопросу.
В комментируемом письме рассмотрена следующая ситуация. Организация арендует квартиру для проживания в ней своего работника. Арендодателями являются несколько физических лиц, так как квартира находится в их долевой собственности. Арендная плата в полном объеме перечисляется на счет одного из арендодателей. У организации возник вопрос: должна ли она в этом случае исполнять обязанности налогового агента по НДФЛ?
Минфин России со ссылкой на положения ст. 226 НК РФ разъяснил, что организация (арендатор), производящая выплаты по заключенному с физическим лицом (арендодателем) договору аренды недвижимого имущества, признается налоговым агентом в отношении арендной платы, выплачиваемой физическому лицу. Соответственно, она должна исполнять обязанности по исчислению, удержанию и перечислению в бюджет НДФЛ. Однако, констатировав этот факт, Минфин России не пояснил, каким образом организация может исчислить и удержать НДФЛ при аренде квартиры, находящейся в долевой собственности нескольких граждан. Организация не может просто взять и удержать НДФЛ с суммы арендной платы по ставке 13%. Ведь арендная плата — это доход всех арендодателей, а не только того лица, кому она перечисляется. Соответственно для исчисления и удержания НДФЛ с доходов каждого из арендодателей организация должна обладать информацией о размере дохода каждого из них.
При долевой собственности доходы от использования общего имущества распределяются пропорционально долям собственников, если иное не предусмотрено соглашением между ними (ст. 248 ГК РФ). Поэтому для исполнения обязанностей налогового агента по НДФЛ организация должна запросить у собственников информацию о том, как распределяется между ними доход от сдачи в аренду принадлежащей им квартиры. При наличии такой информации никаких препятствий для исполнения обязанностей налогового агента у организации нет. Но если собственники по каким-либо причинам откажутся предоставить организации подобную информацию, выплачиваемые группе арендодателей доходы в виде арендной платы будут не персонифицированными. Соответственно у организации в этом случае обязанностей налогового агента, на наш взгляд, не возникнет.
Таким образом, чтобы не осложнять себе жизнь, организации при заключении договора аренды квартиры, находящейся в долевой собственности, обязательно нужно получить от собственников информацию в письменном виде о порядке распределения между ними доходов в виде арендной платы. Если такую информацию собственники не предоставляют, от аренды данной квартиры лучше отказаться. Или придется быть готовым к спорам с налоговиками и отстаиванию своей позиции в суде.
НДФЛ зависит от счетчика
Еще один интересный вопрос, затронутый в письме, связан с начислением НДФЛ с сумм возмещения арендатором затрат на коммунальные услуги. Этой темы Минфин России уже касался в письме от 03.05.2012 № 03-04-05/3-587. Тогда специалисты финансового ведомства высказали следующую позицию.
Стоимость возмещенных арендатором арендодателю — физическому лицу расходов на коммунальные и эксплуатационные услуги, размер которых не зависит от их фактического использования, является доходом налогоплательщика, подлежащим обложению НДФЛ на общих основаниях. Оплата арендатором расходов на коммунальные и эксплуатационные услуги, размер которых зависит от их фактического потребления, не может рассматриваться как получение физическим лицом экономической выгоды, поскольку арендатор возмещает арендодателю стоимость расходов, произведенных арендатором исключительно в своих интересах. В отношении таких сумм возмещения у арендодателя не возникает дохода, подлежащего обложению НДФЛ.
Придерживаясь этой же позиции, в комментируемом письме Минфин России подробно разъяснил, какие конкретно виды коммунальных и эксплуатационных услуг, возмещаемых арендатором арендодателю, подлежат обложению НДФЛ, а какие нет, а также подсказал, как можно уменьшить сумму НДФЛ арендодателя.
Он отметил, что доходом арендодателя, подлежащим обложению НДФЛ, является стоимость возмещенных арендатором расходов на отопление, теплоснабжение, услуги домофона, на содержание, ремонт жилого помещения и текущего ремонта общего имущества в многоквартирном доме, поскольку размер оплаты за них не зависит от фактического потребления этих услуг. А вот оплата арендатором расходов, фактическое потребление которых фиксируется на основании показаний счетчиков (водоснабжение, электроснабжение и газоснабжение), НДФЛ не облагается, поскольку не образует экономической выгоды у физлица (арендодателя).
Разъяснения финансистов совершенно справедливы. Ведь расходы на коммунальные услуги, размер которых не зависит от фактического потребления, собственник квартиры несет в любом случае, независимо от того, сдает он квартиру или нет. И если арендатор возмещает арендодателю такие расходы (то есть фактически оплачивает их за него), у арендодателя возникает доход, облагаемый НДФЛ. Чтобы уменьшить сумму НДФЛ со стоимости возмещаемых арендатором коммунальных услуг, арендодателю нужно воспользоваться подсказкой Минфина России и установить счетчики на газ, воду и отопление (если это возможно).
НДФЛ с дохода работника при аренде жилья
Еще один вопрос, затронутый в письме, это обложение НДФЛ стоимости аренды жилья, которая оплачивается организацией за работника. Тут Минфин России ничего нового не сказал. Он считает, что в этом случае имеет место доход, полученный работником в натуральном виде, который подлежит обложению НДФЛ. Аналогичной точки зрения Минфин России придерживается давно (письма от 17.01.2011 № 03-04-06/6-1 и от 11.06.2010 № 03-04-06/6-118).
Однако суды считают иначе. Так, ФАС Уральского округа в постановлении от 08.06.2012 № Ф09-3304/12 по делу № А07-9065/2011 отметил, что договор аренды квартиры для сотрудника заключался в целях осуществления хозяйственной деятельности организации. Выплаты арендодателям жилых помещений связаны с исполнением сотрудником его должностных обязанностей, предусмотрены условиями трудового договора, не связаны с системой оплаты труда и произведены в интересах самого общества как работодателя. Оплата за наем жилого помещения осуществлялась самой организацией непосредственно арендодателям жилых помещений. Данные затраты отнесены ею на общехозяйственные расходы, в фонд заработной платы не включались. Налоговая инспекция не доказала, что денежные средства, предназначенные для оплаты найма жилья, фактически остались у сотрудника в свободном распоряжении и были им израсходованы на личные нужды. Поэтому у нее отсутствуют основания для возложения на организацию обязанности по удержанию и перечислению в бюджет НДФЛ с сумм арендной платы.
А ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 02.09.2011 № А70-10656/2010 подчеркнул, что расходы общества по аренде квартиры для сотрудника в период его работы непосредственно связаны с исполнением им трудовых обязанностей, имеют компенсационный характер и не могут быть включены в его доход, облагаемый НДФЛ. Аналогичная точка зрения изложена в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 17.11.2010 № А45-26455/2009, Московского округа от 21.08.2008 № КА-А40/7732-08 по делу № А40-65206/07-75-393 и Уральского округа от 29.10.2007 № Ф09-8769/07-С3 по делу № А07-23198/06.
ФАС Московского округа в постановлении от 21.08.2008 № КА-А40/7732-08 разъяснил, что в соответствии со ст. 169 ТК РФ при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику в том числе и расходы по обустройству на новом месте жительства. Такое возмещение в ст. 165 ТК РФ прямо указано в составе гарантий и компенсаций. Согласно ст. 169 ТК РФ под обустройством на новом месте жительства понимается оплата за проживание работника в течение всего периода работы. Поскольку указание на разовую или постоянную оплату работнику за обустройство на новом месте в данной статье отсутствует, то, учитывая отсылку в этой норме на соглашение между работником и работодателем (трудовой договор), в данном случае порядок этих выплат определяется именно в трудовом договоре.
Таким образом, исходя из позиции судов, в том случае, когда оплата аренды жилья работнику — в интересах работодателя, облагаемого НДФЛ дохода не возникает. Но если жилье оплачивается исключительно в интересах работника, оплату аренды следует облагать НДФЛ.