За использование личного имущества работнику положена компенсация
Трудовой кодекс обязывает работодателя выплачивать работнику компенсацию, если тот с ведома и согласия первого и в его интересах использует свое личное имущество (например, автомобиль). Помимо компенсации кодекс также обязывает возместить работнику расходы, связанные с использованием его личного имущества в служебных целях. Размер компенсации и возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Таким образом, если работник использует свой автомобиль в служебных целях, работодатель должен выплачивать ему компенсацию, а также возмещать расходы, связанные с его использованием (ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт). При этом необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором определить размер компенсации, порядок и размер возмещения расходов, а также порядок осуществления этих выплат.
Как компенсация учитывается в целях налога на прибыль
В соответствии с подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ компенсация учитывается в целях исчисления налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в пределах норм, установленных Правительством РФ. При этом согласно п. 38 ст. 270 НК РФ, расходы на компенсацию сверх установленных норм при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются.
Нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (далее — Постановление № 92) и составляют:
-
2400 руб. в месяц — для авто с двигателем до 2000 куб. см включительно;
-
3000 руб. в месяц — для авто с двигателем свыше 2000 куб. см.
И чиновники, и суды указывают, что в этих нормах уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (бензин, горюче-смазочные материалы, ремонт, износ) (см. письма Минфина России от 17.01.2025 № 03-03-07/3188, от 27.01.2023 № 03-03-06/1/6339, от 09.11.2022 № 03-03-06/1/109006, от 29.08.2022 № 03-03-06/1/83838, постановление АС Северо-Западного округа от 06.02.2020 № Ф07-17382/2019 по делу № А13-2437/2018 (Определением Верховного суда РФ от 06.05.2020 № 307-ЭС20-5919 отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам), решение ВАС РФ от 14.09.2009 № ВАС-10278/09).
В чем проблема с электромобилем
Установленные Постановлением № 92 нормы зависят от рабочего объема двигателя. Рабочий объем двигателя — это суммарный объем всех цилиндров, измеряемый в куб. см. Однако у двигателя электромобиля нет цилиндров. Двигатель электромобиля представляет собой электродвигатель, состоящий из статора (неподвижная часть) и ротора (подвижная часть находящегося внутри статора, вращающегося под воздействием магнитного поля). Это вращение создает крутящий момент, приводящий в движение колеса.
Таким образом, установленные правительством нормы рассчитаны только для автомобилей с двигателем внутреннего сгорания (бензиновых, дизельных). Соответственно, применить их к электромобилю не представляется возможным. А поскольку в целях главы 25 НК РФ учесть расходы в виде компенсации за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок можно только в пределах установленных правительством норм, получается, что компенсацию за использование в служебных целях электромобиля учесть в расходах нельзя. Минфин России, ссылаясь на это законодательство, занимает эту позицию. В письме от 19.08.2025 № 03-03-06/1/80897 он указал, что расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, категории которых не предусмотрены Постановлением № 92 (в частности, электромобилей), для целей налогообложения прибыли не учитываются.
Есть ли другие варианты учета?
Альтернативный вариант оформления отношений с работниками по использованию их авто в служебных целях представлен в Решении ВАС РФ от 14.09.2009 № ВАС-10278/09. Суд указал, что законодательство о налогах и сборах допускает возможность оформления отношений между работодателем и работником при использовании последним личного автомобиля в служебных целях как на основе приказа руководителя путем выплаты компенсации, так и посредством заключения между организацией и работником договора аренды транспортного средства в соответствии со ст. 642-646 ГК РФ, предусматривающего отнесение на арендатора, если иное не установлено договором, расходов на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, а также расходов, возникающих в связи с его эксплуатацией.
Возможность заключения с работником договора аренды авто и учета расходов по нему в целях налога на прибыль признавали и суды (см., например, постановление АС Западно-Сибирского округа от 26.09.2014 по делу № А46-15928/2013).
Однако в сегодняшних реалиях заключение такого договора с работником несет налоговые риски. Дело в том, что в силу ст. 54.1 НК РФ недопустимо уменьшение налогоплательщиком налоговой базы в результате искажения сведений о фактах хозяйственной жизни. Налогоплательщик вправе уменьшить налоговую базу, если основной целью совершения сделки (операции) не являются неуплата (неполная уплата) и (или) зачет (возврат) суммы налога.
Если компания заключит со своим сотрудником договор аренды авто, есть риск того, что налоговики исключат выплаты по нему из расходов. Ведь, по сути, договор аренды авто (в вашем случае электромобиля) заключается только для того, чтобы суммы, выплачиваемые работнику за его использование, можно было учесть в расходах по налогу на прибыль. То есть одной из целей сделки является уменьшение налога. Кроме того, договор заключается между работником и работодателем, которые находятся в трудовых отношениях, а в их рамках предусмотрена компенсация за использование авто работника в служебных целях. Поэтому заключение такого договора налоговики могут расценить как притворную сделку, совершенную исключительно с целью возможности учета выплат работнику в расходах, которые при их оформлении в виде компенсации по ст. 188 ТК РФ учесть в расходах нельзя.
Попытка учесть выплату компенсации работнику как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией, на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ также, скорее всего, не увенчается успехом, так как в целях учета компенсации в расходах есть специальная норма, которая и подлежит применению.
Вывод
К сожалению, на текущий момент возможности учесть в расходах по налогу на прибыль компенсацию за использование электромобиля работника в служебных целях на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ нет. А использование иных вариантов несет в себе налоговые риски.
Ситуацию может исправить только правительство, которое должно внести соответствующие изменения в свое Постановление № 92, установив в нем нормы расходов для электромобилей. Оно само ратует за широкое распространение электромобилей, и появление норм по расходам могло бы этому поспособствовать.