С 8 декабря 2015 г. действует новая форма справки о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ), утвержденная приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. Она подписывается налоговым агентом или уполномоченным представителем.
Налоговые агенты имеют те же права, что и налогоплательщики (п. 2 ст. 24 НК РФ). Соответственно, они, так же как и налогоплательщики, могут участвовать в налоговых отношениях через законного или уполномоченного представителя (п. 1 ст. 26 НК РФ). Законными представителями налогоплательщика-организации признаются лица, уполномоченные представлять указанную организацию на основании закона или ее учредительных документов (п. 1 ст. 27 НК РФ). В ООО и АО от имени общества без доверенности вправе действовать только директор (генеральный директор), который является единоличным исполнительным органом общества (ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). Следовательно, только он считается законным представителем и вправе подписывать документы от имени налогового агента. Это подтверждает Минфин России в письме от 25.09.2012 № 03-02-07/1-227. В нем финансисты указали, что иное лицо (не директор) только на основании приказа не вправе действовать от имени общества, в том числе представлять его интересы. Для этого нужна доверенность. При наличии таковой лица, на которых приказом возложено исполнение обязанностей директора, вправе участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в качестве уполномоченных представителей.
Таким образом, расписаться в справке по форме 2-НДФЛ от имени налогового агента (с признаком «1») может только директор организации. Если справки подписывает главный бухгалтер, он должен обязательно иметь на это доверенность. Одного приказа директора недостаточно. При наличии доверенности главный бухгалтер будет считаться уполномоченным представителем налогового агента (п. 1, 3 ст. 29 НК РФ). Соответственно, в подписанной им справке по форме 2-НДФЛ должен быть указан признак «2» (уполномоченный представитель) и наименование документа, подтверждающего полномочия представителя (доверенность № ___ от «_» ___ ).
Обратите внимание, если налоговый агент — индивидуальный предприниматель, то справки с признаком «1» от имени налогового агента подписывает он сам. Если такая обязанность возложена им на главного бухгалтера, последний как уполномоченный представитель физического лица должен иметь доверенность, заверенную нотариально (п. 3 ст. 29 НК РФ, п. 4 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57 «О некоторых вопросах, возникающих при применении арбитражными судами части первой Налогового кодекса Российской Федерации»).
Все сказанное в отношении главного бухгалтера касается и сторонних лиц, привлекаемых для составления справок по форме 2-НДФЛ. Такие лица (организации, предприниматели) для подписания справок должны иметь доверенность. И в этом случае они подписывают справки как уполномоченные представители.