1. Главная / Консультации 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| консультации | печать | 9308

Бензин по топливной карте: как отчитываться водителям?

Водители нашей организации заправляются по топливным картам. Каким образом они должны отчитываться перед бухгалтерией по заправкам?

Топливная карта представляет собой смарт-карту с микросхемой (чипом), несущей информацию о владельце, видах и количестве разрешенного к отпуску топлива либо количестве денежных средств, возможных к использованию для приобретения ГСМ и сопутствующих услуг.

При заправке по топливной карте все денежные расчеты осуществляются между организацией и топливной компанией. Водители в этих расчетах не участвуют. Все топливо, которым можно заправиться по карте, уже проплачено в безналичном порядке организацией. При заправке по карте водитель просто забирает на АЗС нужное количество этого топлива.

Поэтому при выдаче топливной карты на руки водителю использовать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не нужно. Ведь этот счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, а с выдачей карты работник не получает на руки никаких денежных средств.

Поскольку никаких денежных расчетов водитель не производит, он не должен составлять авансовый отчет. Но это не значит, что водитель никак не должен отчитываться по залитому в бак бензину.

На заправке водитель получает на руки чек, в котором указываются дата и количество залитого в бак топлива. Нужно обязать водителей прикладывать эти чеки к сдаваемому в бухгалтерию путевому листу. Это необходимо, во-первых, для документального подтверждения списания расходов на топливо, а во-вторых, для сверки взаиморасчетов с топливной компанией. Ведь в случае возникновения разногласий всегда можно сверить данные о заправках по отчету топливной компании и чекам, выданным на заправке.

Кроме того, чеки позволят контролировать водителей. Например, когда количество залитого бензина по чекам превышает объем бензина, необходимого для осуществления поездок, перечисленных в путевом листе, у организации есть основания заподозрить водителя в расходовании бензина в личных целях. И если по результатам проведенной проверки эти подозрения оправдаются, организация вправе взыскать стоимость потребленного в личных целях топлива с водителя.