Бухгалтеру приходится постоянно заполнять и сдавать различные отчеты, расчеты и декларации. Неудивительно, что порой в них закрадываются ошибки. В этой статье мы поговорим о том, как исправить ошибки, допущенные в отчетности, представляемой в ПФР, и как можно избежать ответственности или добиться уменьшения штрафных санкций.
Лучше сдать в срок с ошибками, чем опоздать
Начнем с того, что при определенных обстоятельствах организации выгодно сдать заведомо ошибочный отчет, но уложиться в установленные сроки (не позднее 15-го числа второго месяца, следующего за соответствующим отчетным или расчетным периодом), чем задержать отправку форм до того момента, когда вся отчетность будет составлена правильно и будут получены все необходимые данные, которых по каким-то причинам может не иметься в пределах срока сдачи отчетности.
Дело в том, что за несвоевременное представление отчетности в ПФР предусмотрен отдельный штраф. В отношении формы РСВ-1 ПФР эта санкция прописана в ст. 46 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон № 212-ФЗ). А в отношении форм, содержащих данные персонифицированного (индивидуального) учета, — в ст. 17 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон № 27-ФЗ).
Однако если отчетность первоначально представлена в срок, но с ошибками, а исправленные данные переучета поданы уже после истечения установленного срока — и даже если исправлять отчеты пришлось неоднократно, прежде чем орган ПФР наконец принял данные, — наказать организацию за непредоставление сведений в срок нельзя. Как указали судьи в постановлении ФАС Центрального округа от 17.09.2012 по делу № А23-193/2012 (в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора отказано Определением ВАС РФ от 16.01.2013 № ВАС-18135/12), в случае подачи ошибочных сведений, но в установленный срок, обязанность страхователя по своевременному представлению отчетности считается исполненной.
Тем более что отказать в приеме ошибочной отчетности орган ПФР не может — в числе предусмотренных законом правовых последствий для случаев, когда предоставленные сведения содержат ошибки или недостоверную информацию, отказ в принятии сведений либо принятие решения о том, что сведения являются непредоставленными, не числятся.
В той же ст. 17 Закона № 27-ФЗ предусмотрены аналогичные санкции еще и за предоставление неполных или недостоверных сведений. Но на практике для устранения ошибок в уже поданных отчетах имеется как минимум двухнедельный «люфт». Ведь согласно п. 41 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н (далее — Инструкция № 987н), органы ПФР, обнаружив ошибки — несоответствия между предоставленными индивидуальными сведениями и результатами проверки, должны направить страхователю уведомление об устранении имеющихся расхождений, а срок, в течение которого страхователь должен представить уточненные данные, составляет две недели с момента получения такого уведомления. Плюс сама проверка и выявление ошибок занимает некоторое время. По Административному регламенту предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по приему от страхователей отчетности по индивидуальному (персонифицированному) учету застрахованных лиц, утвержденному приказом Минтруда России от 21.09.2012 № 196н (далее — Административный регламент), который начал действовать с 29 января 2013 г., срок приема и рассмотрения документов должен составлять два рабочих дня со дня их поступления в соответствующий орган ПФР. Но на деле — особенно если отчетность представлена только на бумажных носителях — проверка может длиться дольше, и, соответственно, у бухгалтера будет даже больше «лишних» двух недель на доработку отчетности.
Да и в случае если ошибки в представленных формах документов переучета страхователь обнаруживает сам, у него согласно п. 34 Инструкции № 987н в распоряжении есть те же две недели со дня обнаружения ошибки, чтобы представить исправленные формы.
Но самое интересное в другом. Законодательство не предусматривает ответственности за нарушение указанного двухнедельного срока. На это обращалось внимание, в частности, в постановлении ФАС Уральского округа от 21.08.2012 № Ф09-7273/12 по делу № А60-43696/11. Судьи также подчеркнули, что в силу ст. 15 Закона № 27-ФЗ страхователь имеет полное право дополнять и уточнять переданные им сведения о застрахованных лицах по согласованию с соответствующим органом ПФР и что предоставление корректирующих сведений предусмотрено уже упоминавшимися п. 34 и 41 Инструкции № 987н. Причем в случае неустранения имеющихся расхождений в двухнедельный срок территориальный орган ПФР имеет право принять самостоятельное решение о корректировке индивидуальных сведений застрахованных лиц и осуществить данную корректировку. А потому при предоставлении сведений персонифицированного учета, содержащих недочеты и ошибки, которые не могут быть расценены как недостоверные сведения, орган ПФР может сам скорректировать сведения и не вправе выставлять финансовые санкции.
Правила исправления
Порядок внесения изменений в расчет формы РСВ-1 ПФР прописан в ст. 17 Закона № 212-ФЗ. В целом он аналогичен правилам подачи уточненных налоговых деклараций, предусмотренным Налоговым кодексом РФ.
В обязательном порядке уточненки подаются только в том случае, когда в поданном ранее расчете обнаруживаются факты неотражения или неполноты отражения сведений либо ошибки, которые привели к занижению суммы страховых взносов, подлежащих уплате.
Если же обнаружены недостоверные сведения или ошибки, которые не привели к занижению суммы взносов — возможно даже, что взносы были начислены излишне, — подача уточненки становится делом добровольным. Причем согласно ч. 2 ст. 17 Закона № 212-ФЗ в такой ситуации даже если уточненный расчет представляется уже после истечения установленного срока подачи расчета, он не считается представленным с нарушением срока.
Вне зависимости от причин подачи уточненного расчета представлять его в ПФР нужно всегда по той форме, которая действовала в том расчетном периоде, за который вносятся изменения. К примеру, если ошибка была допущена в отчете за 2012 г. (который нужно было сдать до 15 февраля 2013 г.), а обнаружили и исправили ее в апреле 2013 г., подавать уточненку за 2012 г. нужно по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 15.03.2012 № 232н. И тот факт, что к апрелю 2013 г. уже появилась новая форма, утвержденная приказом Минтруда России от 28.12.2012 № 639н, никакого значения в данном случае не имеет — ведь по новой форме сдаются расчеты только начиная с отчетности за I квартал 2013 г.
Как правильно подать уточненку, чтобы избежать штрафов
Далее в той же ст. 17 Закона № 212-ФЗ уточняются некоторые нюансы, благодаря которым можно успешно подать уточненные расчеты и не оказаться привлеченными к ответственности.
Лучше всего, конечно, самостоятельно обнаружить и исправить ошибки. Причем если это удается сделать еще до истечения срока подачи расчета за соответствующий период, вообще никаких проблем не возникнет — уточненный расчет будет считаться поданным в срок в день его фактической подачи в ПФР.
Если же ошибку в отчете, поданном вовремя, обнаружили или смогли исправить уже после того, как установленный срок истек, но сделали это совершенно самостоятельно — и не потому, что узнали о назначении выездной проверки или о том, что в ходе камеральной проверки орган ПФР обнаружил факты неотражения или неполноты отражения сведений либо ошибок, приводящих к занижению суммы взносов, — все равно есть шанс обойтись без штрафов. А вот от пеней и необходимости доплатить недостающую сумму взносов никто не освобождает. Причем сделать это нужно до подачи уточненки.
Таким образом, при добровольном самостоятельном обнаружении и исправлении ошибок — в том числе и в случае, когда при подаче первоначального расчета бухгалтер уже знает об их наличии (но решает сдать «заведомо ошибочный» отчет, чтобы уложиться в установленные сроки и избежать штрафа за непредставление данных) или подозревает, что с отчетом что-то не так, но уже не располагает временем, чтобы обнаружить ошибку до истечения срока подачи отчетности, — действовать нужно так.
1. Обязательно подать хоть что-нибудь — пусть даже с ошибками — в установленные сроки.
2. После выявления ошибки внести необходимые исправления в отчетность (по тем формам, которые действовали в соответствующем периоде) и проверить, произошло ли занижение суммы взносов и возникла ли необходимость их доплачивать, а также уплачивать пени.
3. Если такая необходимость возникла — сначала провести упомянутые платежи и уже затем сдавать уточненную отчетность (отправлять в электронной форме или сдавать на бумажном носителе — в зависимости от конкретных обстоятельств, в т.ч. от численности работников за предыдущий год).
Впрочем, нередки случаи, когда ошибки обнаруживаются в ходе выездных проверок. И тогда избежать штрафов могут только те, чьи ошибки не привели к занижению суммы страховых взносов и не связаны с неотражением или неполнотой отражения сведений в расчетах.
Обратим особое внимание на то, что в ст. 17 Закона № 212-ФЗ фактически речь идет о представлении уточненок только при обнаружении самой организацией ошибок и фактов неотражения или неполноты отражения сведений. В ней ничего не говорится о том, что органы ПФР имеют право требовать от организации представления уточненок, в том числе и по результатам проведенных ими проверок. Тем более что суммы страховых взносов, доначисленных по актам камеральных и выездных проверок, по которым в отчетном периоде вступили решения о привлечении плательщика взносов к ответственности, подлежат отражению в строке 120 раздела 1, а также в четвертом разделе расчета формы РСВ-1 ПФР. Так что, по большому счету, никакой необходимости в подаче уточненки за предыдущие периоды в случае, когда орган ПФР по результатам проверки доначислил взносы, нет: эти суммы благополучно отразятся по строке 120 очередного отчета, который будет представлен за текущий период.
Согласно Порядку заполнения формы РСВ-1 таким же образом (по строке 120 раздела 1 и в разделе 4) могут отражаться и суммы самостоятельно доначисленных страховых взносов в случае выявления факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы страховых взносов, подлежащей уплате за предыдущие отчетные периоды в соответствии со ст. 7 Закона № 212-ФЗ. Причем, хотя формально единственным вариантом исправления такой ситуации исходя из буквы Закона № 212-ФЗ является именно подача уточненной декларации за тот период, в котором ошибка была допущена, сотрудники ПФР поддерживают такой «упрощенный» вариант. Иными словами, им удобнее, чтобы вместо подачи уточненки организация, самостоятельно обнаружившая ошибку, представляла только текущий отчет, в котором по строке 120 раздела 1 и в разделе 4 отражались бы все доначисления, связанные с ошибками и недочетами, выявленными уже после сдачи предыдущих отчетов. Ведь тогда им нужно будет обработать только один отчет, а не несколько.
В некоторых случаях у организаций возникает дополнительная возможность избежать штрафов — если сотрудники ПФР допускают ошибки или небрежность при оформлении результатов проверок, в результате чего нарушается установленная процедура привлечения к ответственности. Если суд признает эти нарушения существенными, наложение штрафа может быть признано незаконным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.04.2012 № А56-36039/2011).
РСВ-1 и индивидуальные сведения — только «в паре»
В случае когда возникает необходимость подать уточненку, не забывайте, что отчетность в ПФР представляется единым пакетом: то есть форма РСВ-1 всегда должна подаваться вместе с индивидуальными сведениями (ИС) за тот же период. А потому сотрудники ПФР вполне могут не принять уточненный расчет РСВ-1, если он подается «сам по себе», даже если исправления потребовались только в этой форме, а данные персонифицированного учета никоим образом не корректируются. Так что, отправляя уточненку в электронной форме или сдавая ее в бумажном варианте, следует подготавливать весь комплект (и РСВ-1, и ИС) за соответствующий период, даже если исправления внесены только в одну из частей.
И наоборот, если исправления вносятся только в ИС, подать только корректирующие формы по ИС, без РСВ, тоже не получится. Более того, программы ПФР работают таким образом, что без текущей отчетности корректирующие сведения приняты не будут.
Таким образом, при необходимости внести исправления в ИС и РСВ-1 в органы ПФР должен направляться (представляться) такой комплект:
— корректирующие СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 за тот период, в котором была допущена ошибка (а «старую» опись формы АДВ-6-2 корректировать не нужно);
— персонифицированная отчетность за текущий период (причем суммы доначислений по корректирующим формам СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2 должны попасть в опись формы АДВ-6-2 за текущий период);
— расчет формы РСВ-1 ПФР за текущий период;
— уточненный РСВ-1 ПФР, если возникла необходимость доначислять взносы за предыдущие периоды и организация решила следовать букве Закона № 212-ФЗ, а не отражать доначисления в отчете РСВ-1 за текущий период.
Опечатки (описки)
Нередко проблемы с пенсионной отчетностью вызваны самой элементарной причиной — опечатками или описками.
Бывают также нестыковки в сведениях, предоставленных работниками, и официальных классификаторах, которые не так-то легко обнаружить самостоятельно. К примеру, согласно Информационному сообщению ПФР от 21.02.2013 «Особенности представления страхователями в органы ПФР отчетности, начиная с отчетности за I квартал 2013 года» (равно как и более раннему Информационному сообщению ПФР от 20.12.2011), адреса, указанные в персонифицированной отчетности, должны соответствовать КЛАДРу (Ведомственному классификатору адресов России, см. сайт по адресу: htt://www.gnivc.ru/). На деле же нередко наименования населенных пунктов в паспортах и иных документах работников не соответствуют текущей версии КЛАДРа — к примеру, некоторые города переименованы (соответственно, вполне возможно, что указанного в паспорте работника города на сегодняшний момент просто «не существует»), у некоторых населенных пунктов изменился статус (скажем, бывший «поселок городского типа» стал «рабочим поселком») и т.д. А между тем при наличии таких ошибок отчетность просто не пройдет, то есть программы ПФР не примут предоставленные сведения.
Впрочем, выявить подобные ошибки можно при помощи специальных программ, которые ПФР выкладывает бесплатно на своем сайте (CheckXML-UFA и CheckXML; www.pfrf.ru/free_programs/). Причем эти программы не просто проверяют файлы по структуре на соответствие требованиям утвержденного формата электронного представления, но также производят сверку сумм:
— начисленных страховых взносов, указанных в форме РСВ-1 (в соответствии с тарифами), с данными о суммах начисленных взносов, указанных в форме АДВ-6-2 (сверка итоговых сумм начисленных страховых взносах в целом по организации);
— уплаченных страховых взносов, указанных в форме РСВ-1 и форме АДВ-6-2 (в соответствии с начисленными взносами);
— выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц, указанных в форме РСВ-1 и форме АДВ-6-4 (сверка итоговых сумм в целом по организации);
— соответствие сумм начисленных страховых взносов суммам выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц, и тарифам страховых взносов, применяемых страхователем.
Впрочем, даже если описки и опечатки все-таки закрались в отчет, представленный в органы ПФР, вероятность избежать штрафных санкций очень высока. Ведь судьи считают, что наличие в предоставленных сведениях описки не может быть расценено как предоставление недостоверных сведений (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 22.10.2012 по делу № А28-2360/2012). Особенно если, скажем, описка допущена в фамилии застрахованного лица, но при этом иные сведения указаны верно и позволяют идентифицировать данное застрахованное лицо.
Неполные или «не те» — не обязательно недостоверные
Вообще, вопрос о том, какие именно сведения можно считать недостоверными, весьма важен — ведь от этого зависит, сможет ли ПФР привлечь организацию к ответственности. Ведь предоставление недостоверных сведений, необходимых для ведения индивидуального (персонифицированного) учета, образует самостоятельный состав правонарушения. А вот за предоставление сведений, в которых имеются недочеты, ошибки, опечатки, которые не являются недостоверными сведениями, законом не предусмотрена ответственность — такие ошибки просто подлежат исправлению в порядке, установленном п. 34 и 41 Инструкции № 987н. На это обращалось внимание, в частности, в уже упоминавшемся постановлении ФАС Центрального округа от 17.09.2012 по делу № А23-193/2012.
А в другом из уже упоминавшихся судебных решений — постановлении ФАС Уральского округа от 21.08.2012 № Ф09-7273/12 по делу № А60-43696/11 — подчеркивалось, что не могут расцениваться как недостоверные сведения такие недочеты и ошибки, содержащиеся в первоначально предоставленных страхователем сведениях персонифицированного учета и впоследствии исправленные им, как неверное указание:
— отчества застрахованного лица;
— начислений страховых взносов на страховую и накопительную часть трудовой пенсии;
— уплаты страховых взносов на страховую и накопительную части трудовой пенсии застрахованных лиц.
Все эти сведения корректируются в порядке, предусмотренном Инструкцией № 987н. Подобных примеров достаточно много.
Так, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 13.07.2012 по делу № А27-14147/2011 суд посчитал, что не следует расценивать в качестве недостоверных сведений такие недочеты и ошибки, как указание неправильных данных в отношении стажа работников (например, по одной работнице была допущена ошибка при указании периода отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет, по другой не был выделен в стаже период по временной нетрудоспособности, по третьей — не был указан стаж за полугодие отчетного года). Подобные ошибки орган ПФР мог бы скорректировать и самостоятельно.
А в рассматривавшейся ситуации Управление ПФР не представило никаких доказательств:
— направления организации уведомления об устранении имеющихся расхождений;
— принятия решения о корректировке предоставленных сведений.
Иными словами, привлекать к ответственности организацию было не за что.
Еще одним интересным примером является постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.10.2012 по делу № А56-58836/2011, где рассматривалась такая ситуация: в предоставленных в ПФР сведениях персонифицированного учета была допущена ошибка, заключавшаяся в том, что вместо сведений о начисленных и уплаченных взносах за полугодие указаны сведения за год. Суд не посчитал, что само по себе это было предоставлением недостоверных сведений — просто при заполнении формы АДВ-6-2 была допущена ошибка. И орган ПФР обязан был предо-
ставить организации возможность ее исправления. А поскольку этого сделано не было и в нарушение предусмотренных процедур ПФР сразу выставил организации штраф, суд встал на защиту организации — тем более что нормами ст. 17 Закона № 27-ФЗ не установлена ответственность за предоставление сведений персонифицированного учета, содержащих ошибки.
Общее и частное: нестыковки частей отчетов
Также не является само по себе основанием для предъявления штрафных санкций и наличие «нестыковок» в различных частях пенсионных отчетов — например, расхождение данных в сумме страховых взносов, указанных в формах АДВ-6-2 и РСВ-1, в файле и базе данных ПФР.
В подобных ситуациях ПФР, предъявляя претензии к организации, должен указать, в чем именно выразилась недостоверность предоставленных сведений — ведь только тогда можно говорить о наличии состава правонарушения.
На это обращалось внимание, в частности, в постановлении ФАС Уральского округа от 03.07.2012 № Ф09-5462/12 по делу № А60-50871/2011. Суд выяснил, что вывод ПФР о недостоверности предоставленных сведений был основан только на сравнении фондом размера начисленных страховых взносов, указанного в ведомости уплаты по форме АДВ-11, с размером, указанным в форме РСВ-1 за спорный период, в файле учреждения и базе Пенсионного фонда. Однако проверка предоставленных сведений должна производиться на основании документов, указанных в ст. 11 Закона № 27-ФЗ — а на деле она не производилась. А потому наличие состава правонарушения было признано недоказанным, ведь ни в акте, ни в решении по результатам камеральной проверки не были изложены надлежащим образом обстоятельства совершения правонарушения: не было указано, в чем именно выразилась недостоверность предоставленных сведений и в результате каких виновных действий предоставлены недостоверные сведения. Более того, Управление ПФР не смогло доказать и размера платежей в ПФР, начисленных по лицам, в отношении которых предоставлены якобы недостоверные сведения, исходя из которых мог быть определен размер штрафа, если бы основания для привлечения организации к ответственности все-таки были.
Аналогичная проблема рассматривается и в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 12.11.2012 по делу № А56-10287/2012. При проведении камеральной проверки предоставленных организацией сведений было установлено, что суммы начисленных и уплаченных страховых взносов, указанных в описи АДВ-6-2 за календарный год, не соответствуют суммам разницы начисленных и уплаченных страховых взносов, указанных в РСВ-1 за 12 месяцев и шесть месяцев того же года. В результате было принято решение привлечь организацию к ответственности за предоставление неполных (недостоверных) сведений индивидуального (персонифицированного) учета в виде штрафа. Суд обнаружил, что ни в описательной, ни в мотивировочной частях акта и решения по итогам камеральной проверки не изложены обстоятельства совершения правонарушения, предусмотренного ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ, и не указано, в чем именно выразилась недостоверность предоставленных сведений. Орган ПФР указывал только на сам факт предоставления недостоверных индивидуальных сведений (выявленном расхождении), но никаких ссылок на уведомления об ошибках и расхождениях со сроком исправления, протоколы проверки файлов, протоколы приема сведений индивидуального (персонифицированного) учета в акте и решении не было, да и сами перечисленные документы отсутствовали. Кроме того, в ходе проверки органом ПФР не устанавливалась сумма фактически уплаченных страховых взносов за тот год согласно данным ПФР и соотношение данных сумм с указанными в АДВ-6-2, РСВ-1. И, собственно, факт несоответствия сведений в форме АДВ-6-2, за которую организацию и пытались оштрафовать, в ходе проверки установлен не был — это обстоятельство было установлено только после принятия решения Управлением ПФР при представлении организацией уточненных данных, которые были приняты без замечаний.
Неправильное распределение взносов
Еще одна довольно распространенная проблема — это неправильное распределение взносов. Ведь начислять и платить пенсионные взносы нужно раздельно на страховую и накопительную части (в отношении выплат застрахованными лицам 1967 г.р. и моложе). Однако бухгалтер может перепутать ставки или запутаться при заполнении платежек, в результате чего «страховые» взносы будут перечислены как «накопительные» и наоборот.
Ситуацию такого рода рассматривал ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 02.05.2012 по делу № А56-49298/2011. В результате камеральной проверки орган ПФР собирался привлечь организацию к ответственности за неверное указание платежей на страховую и накопительные части — однако в акте проверки не было конкретизировано, в чем именно выразилось правонарушение. Управление ПФР в качестве недостоверных сведений расценивало то обстоятельство, что задолженность по страховым взносам на конец расчетного периода, указанная страхователем в представленном расчете, не соответствует данным ПФР: суммы уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, указанные в форме АДВ-11, не соответствовали суммам страховых взносов, учтенным в базе данных Управления. Проблема заключалась в неверном указании платежей на страховую и накопительную части (в качестве уплаченных взносов были приведены одни суммы, а в реестре платежей — другие). Суд выяснил, что организация предоставила сведения исходя из данных своего бухгалтерского учета, то есть в суммах фактически уплаченных им в отчетном периоде, а Управление при вынесении решения исходило из сумм, поступивших на его счет. Но главная проблема состояла в том, что организация на протяжении восьми месяцев уплачивала страховые взносы, но в платежных поручениях указывались неверные ИНН и КПП получателя. Однако сведения из представленных платежных поручений совпадали с теми суммами, которые были указаны в форме АДВ-6-2.
В итоге суд заключил, что тот факт, что в платежных поручениях указывались неверные ИНН и КПП получателя, не является основанием для привлечения страхователя к ответственности по ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ. Тем более что уплаченные деньги поступили на счет ПФР.
Более того, Управление ПФР не смогло представить доказательств направления страхователю уведомления об устранении имеющихся расхождений. То есть процедуры, установленные действующим законодательством, были Фондом нарушены. И никаких штрафов организации платить не пришлось.