1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 14385

Отчетность в ПФР: как не попасть на штраф?

Буквально сразу же после майских праздников (15 мая 2013 г.) истекает последний срок сдачи отчетности за I квартал 2013 г. в Пенсионный фонд по страховым взносам и по персонифицированному учету. В связи с этим мы подготовили материал о проблемах, с которыми сталкиваются бухгалтеры при сдаче пенсионной отчетности.

За что грозит штраф

Начнем с того, что именно может послужить основанием для взыскания с организации штрафных санкций. Ведь, к сожалению, даже наличие штампа на отчетности, сданной лично в бумажной форме, или квитанции об отправке заказного письма и описи вложений с печатью почтовой службы, либо протокола приема отчетности в электронной форме не означает, что в дальнейшем с этой отчетностью не возникнут проблемы.

Страховые взносы

Санкции, связанные с уплатой страховых взносов и представлением отчетности по ним в ПФР, предусмотрены Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ). В целом они аналогичны налоговой ответственности. Так, согласно ст. 46 Закона № 212-ФЗ организацию могут оштрафовать за непредставление расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам в ПФР в установленный срок. Размер штрафа составляет 5% суммы страховых взносов, начисленной к уплате за последние три месяца отчетного (расчетного) периода, за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления, но не более 30% от этой суммы и не менее 1000 руб. А в случае если организация с численностью работников более 50 человек не соблюдала порядок представления расчета в электронном виде, с нее взыщут штраф в размере 200 руб.

Если организация отказывается представить в ПФР документы (или их копии), необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов, или не представляет эти документы в установленный срок, с нее могут взыскать по 200 руб. за каждый непредставленный документ. Основание — ст. 48 Закона № 212-ФЗ.

Персонифицированный учет

Ответственность за непредставление в установленные сроки сведений индивидуального (персонифицированного) учета, равно как и за представление неполных или недостоверных сведений, установлена ст. 17 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон № 27-ФЗ). В таких случаях применяются санкции в виде взыскания 10% причитающихся соответственно за отчетный период и за истекший календарный год платежей в ПФР. Правда, взыскать эти суммы можно только в судебном порядке.

Не нарушайте правил сдачи отчетов

Теперь напомним общие правила представления отчетности в ПФР, предусмотренные вышеупомянутыми законами.

Когда сдаем

Согласно ч. 9 ст. 15 Закона № 212-ФЗ расчет по страховым взносам и персонифицированные сведения организация должна сдавать в свой территориальный орган ПФР ежеквартально не позднее 15 числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом. Таким образом, пенсионную отчетность за I квартал 2013 г. нужно сдать не позднее 15 мая 2013 г.

Что сдаем

Напоминаем, что каждый раз сдавать нужно одновременно два пакета отчетности:

  • расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам в ПФР и ФФОМС;
  • сведения персонифицированного учета о каждом работнике организации (ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Внимание! Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное и медицинское страхование (форма РСВ-1 ПФР) за I квартал 2013 г. нужно представлять по новой форме. Она утверждена приказом Минтруда России от 28.12.2012 № 639н (подробный комментарий к новой форме расчета см. в «БП», 2013, № 12). При этом формат расчета в электронном виде утвержден распоряжением Правления ПФР от 21.03.2013 № 97р.

При формировании пакетов с данными персонифицированного учета начиная с отчетности за I квартал 2013 г. нужно будет использовать еще две новые формы: СЗВ-6-4 и АДВ-6-5, утвержденные постановлением Правления ПФР от 28.01.2013 № 17п.

Не забывайте, что в случаях, когда в уже сданных документах обнаруживаются ошибки, уточненные отчеты должны подаваться по тем формам, которые действовали в соответствующих отчетных и расчетных периодах.

Как сдаем

Законодательство предусматривает три способа сдачи отчетности:

  • лично в отделении ПФР (в том числе через представителя);
  • по почте заказным письмом с описью вложения;
  • в электронной форме с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Однако нужно не забывать о следующем правиле. Если среднесписочная численность работников за 2012 г. составила более 50 человек, отчетность в 2013 г. необходимо представлять только в форме электронных документов. То же самое касается организаций, вновь созданных в текущем году, если численность работников окажется больше 50 человек (ч. 10 ст. 15 Закона № 212-ФЗ).

Для остальных же электронная форма — это право, а не обязанность. Обратите внимание: специалисты ПФР настоятельно рекомендует сдавать отчетность в электронном виде и тем страхователям, у которых работают менее 50 человек. Аргумент: внедрение электронного документооборота сокращает трудозатраты как организаций, так и территориальных органов ПФР при приеме и обработке отчетнос­ти, обеспечивает своевременность и оперативность представления отчетности страхователями. При этом работодатели могут использовать специальные программы для формирования электронной отчетности и ее проверки перед отправкой. Такие призывы содержатся, в частности, в Информации ПФР от 27.06.2012.

Тем не менее, в случае если численность работников не превышает 50 человек, организация имеет полное право ограничиться только бумажной отчетностью.

Сам себе инспектор

Прежде чем сдавать отчетность, бухгалтеру целесообразно самостоятельно провести проверку подготовленной отчетности, чтобы выявить и устранить возможные нарушения. Сделать это можно с помощью специальных программ, которые размещены на сайте ПФР (http://www.pfrf.ru/free_programs/). Правда, они предназначены только для тех компаний, которые сдают отчетность в электронном виде.

Программы позволяют проверить сформированные файлы документов, представляемых в ПФР, в том числе файлов с отчетностью по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование (в частности, форму РСВ-1 ПФР) и файлов со сведениями о застрахованных лицах для системы персонифицированного учета (формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-3, АДВ-6-3, АДВ-6,2, АДВ-6-4).Эти программы не просто проверяют файлы по структуре на соответствие требованиям утвержденного формата электронного представления, но также производят сверку сумм:

  • начисленных страховых взносов, указанных в форме РСВ-1 ПФР (в соответствии с тарифами), с данными о суммах начисленных взносов, указанных в форме АДВ-6-2 (сверка итоговых сумм начисленных страховых взносах в целом по организации);
  • уплаченных страховых взносов, указанных в форме РСВ-1 ПФР и форме АДВ-6-2 (в соответствии с начисленными взносами);
  • выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц, указанных в форме РСВ-1 ПФР и форме АДВ-6-4 (сверка итоговых сумм в целом по организации);
  • начисленных страховых взносов с суммами выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц, и тарифов страховых взносов, применяемых страхователем.

Те, кто сдает отчетность на бумажном носителе, могут проверить правильность заполнения форм «вручную». При этом можно воспользоваться теми подсказками, которые содержатся в Правилах проверки документов персонифицированного учета (см. Информационные сообщения ПФР от 20.12.2011 и от 21.02.2013).

Полномочия проверяющих

Теперь остановимся на том, каким образом будут проверять специалисты Пенсионного фонда отчетность и что может послужить поводом для отказа принять документы.

Процедура приема персонифицированных сведений

Порядок приема сведений по персонифицированному учету установлен в Административном регламенте предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по приему от страхователей отчетности по индивидуальному (персонифицированному) учету застрахованных лиц, утвержденном приказом Минтруда России от 21.09.2012 № 196н (далее — Регламент). На прием и рассмотрение документов (в письменной или электронной форме) отводится два дня (п. 23 Регламента). При приеме отчетности сотрудник территориального органа ПФР должен, в частности:

  • проверить полноту и правильность заполнения отчетности, а также соответствие документов персонифицированного учета правилам, предусмотренным Инструкцией по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п (далее — Инструкция № 192п);
  • сверить отчетность с данными, отраженными в индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц;
  • зарегистрировать факт представления отчетности в журнале регистрации.

Если сведения подготовлены с нарушением Инструкции № 192п, данные в лицевые счета не вносятся. Эти документы или их копии должны быть возвращены страхователю с указанием обнаруженных нарушений в срок не позднее семи дней со дня обнаружения. Основание — п. 32 Регламента.

Если обнаруживаются ошибки, неточ­ности и иные искажающие достоверность сведения, формируется протокол приема (ошибок) отчетности. В любом случае результатом проверки отчетности по персонифицированному учету является формирование этого документа. Распечатка протокола производится в двух экземплярах.

Если отчетность представляется лично или через представителя на бумажном носителе (в том числе и в сопровождении магнитного носителя), оба экземпляра протокола приема (ошибок) подписываются страхователем и уполномоченным должностным лицом территориального органа ПФР, после чего один экземпляр сразу передается страхователю. Если же отчетность представлена в электронном виде, протокол приема (ошибок) отчетности по персонифицированному учету, подписанный электронной подписью уполномоченного должностного лица территориального органа ПФР, направляется в адрес страхователя.

Для исправления ошибок и представления уточненных данных отводится две недели (п. 41 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н, далее — Инструкция № 987н).

Повод для отказа принять расчет

Обратите внимание: Закон № 212-ФЗ не устанавливает конкретных оснований для отказа в приеме расчетов по форме РСВ-1 ПФР. В пункте 10 ч. 3 ст. 29 Закона № 212-ФЗ для контролеров пре­дусмотрена лишь обязанность принять такую отчетность.

Так что, строго говоря, сотрудники ПФР должны в любом случае принять сдаваемую отчетность. А уже дальше, в ходе камеральной проверки, могут быть выявлены ошибки и несоответствия, о которых сообщается плательщику взносов с требованием представить необходимые пояснения (на это отводится пять дней) или внести соответствующие исправления. Причем «камералить» расчет сотрудники ПФР должны не больше трех месяцев со дня представления организацией расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам.

Иные претензии неправомерны. К примеру, сотрудники ПФР не имеют права отказать в приеме отчетности из-за того, что по каким-то причинам ПФР не принял предыдущий электронный отчет. Хотя, конечно, на практике такие сложности могут возникать, особенно если отчетность направляется в элект­ронном виде. Ведь если предыдущий отчет действительно не был принят, прог­рамма не сможет обработать данные текущего отчета, так как у нее не получится сопоставить входные данные текущего отчета с выходными данными предыдущего отчета, отсутствующего в базе.

В такой ситуации для того, чтобы уложиться в сроки, можно отправить отчетность в бумажной форме по почте. Причем, возможно, удастся даже избежать штрафа за непредставление данных в электронной форме — ведь попытки отправить отчетность в электронной форме все-таки предпринимались, что подтверждается протоколами из программы отправки отчетности или письмом от оператора ТКС. А это может быть истолковано как обстоятельство, исключающее вину лица в совершении правонарушения (п. 4 ч. 1 ст. 43 Закона № 212-ФЗ).

Проблемы электронного документооборота…

В случае если отправка отчетности производится в электронной форме, нужно иметь в виду, что заверить ЭЦП файлы с РСВ-1 ПФР и с пачками индивидуальных сведений нужно по отдельности, а вот направлять их в свой территориальный орган ПФР необходимо одновременно, одним отправлением по телекоммуникационным каналам связи. На это обращают внимание специалисты ПФР (см., например, Информационное сообщение ПФР от 20.12.2011).

Но самое главное — нужно получить и сохранить подтверждение об успешном прохождении пакета документов от оператора связи. Дело в том, что срок не считается пропущенным, если документы были представлены в организацию связи до 24 часов последнего дня сдачи (ч. 8 ст. 4 Закона № 212-ФЗ). К наз­ванным документам относятся и формы отчетности. Поэтому момент сдачи определяется не датой приема соответствующих документов конечным адресатом (в нашем случае ПФР), а датой передачи документов в организацию связи. Под организацией связи понимается в том числе и оператор, оказывающий услуги по передаче отчетности в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ст. 2 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»).

Хотя на практике встречаются случаи, когда специалисты ПФР пытаются предъявить претензии, если компания сдала отчетность оператору связи, но документы в срок не дошли до Пенсионного фонда. Однако суды такие попытки оштрафовать компанию не поддерживают. Так, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 31.07.2012 № А46-14895/2011 арбитры не согласились с Управлением ПФР, полагавшим, что обязанность по представлению сведений персонифицированного учета считается исполненной не с даты отправления документов посредством электронной связи, а с даты получения таких документов ПФР. Но компания в ходе судебного разбирательства предъявила справку оператора связи, согласно которой отчетность отправлена была в последний день срока. На этом основании судьи пришли к выводу об отсутствии вины организации в несвоевременном получении Управлением ПФР сведений страхователя, ведь организация приняла необходимые меры для исполнения требований законодательства о предоставлении информации в орган ПФР в установленные законом сроки.

Избежать ответственности можно и в том случае, если при отправке отчетности в установленные сроки организация ошибочно указала другой электронный адрес получателя сведений, и пакет документов ушел не туда. В Определении ВАС РФ от 22.06.2012 № ВАС-7317/12 судьи поддержали выводы, сделанные в постановлении ФАС Уральского округа от 27.04.2012 № А76-13438/2011, и отказали в передаче этого дела на пересмотр в Президиум ВАС РФ. При этом арбитры подчеркнули, что представление отчетности с неверным указанием электронного адреса получателя не образует составов правонарушений, предусмотренных ст. 46 Закона № 212-ФЗ (непредставление в установленный срок расчета по форме РСВ-1 ПФР) и абз. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ (несвое­временное представление сведений персонифицированного учета). Тем более что изначальное направление отчетности через электронную систему в установленный законом срок (но по ошибочному адресу) подтверждалось, в том числе и протоколом проверки сведений, хотя отправленная отчетность и не была принята Фондом из-за данной ошибки. А после обнаружения ошибки и ее исправления организация в пределах одной недели направила отчетность по правильному адресу, и она была принята. То есть организация действительно приняла все меры для предоставления отчетности в установленный срок.

Поэтому наш совет: сохраняйте во избежание претензий со стороны проверяющих документы от оператора связи о передаче отчетности, а также протокол приема отчетности с ЭЦП сотрудника ПФР. Это не помешает и в том случае, если благополучно сданная и принятая отчетность вдруг потеряется в недрах ПФР.

Если же от ПФР пришел протокол ошибок, то есть отчетность была получена органом ПФР, но в ее приеме отказано, фактически речь идет только о том, что данные из ошибочного отчета ПФР не берет в работу (не заносит в свои системы). Но сам отчет за соответствующий отчетный или расчетный период все-таки принят. Датой его сдачи, как уже подчеркивалось, является дата передачи первого, пусть и ошибочного, отчета оператору связи. И никаких штрафов за несвоевременное представление быть не может.

Это также находит подтверждение в арбитражной практике. Так, в постановлении ФАС Центрального округа от 17.09.2012 № А23-193/2012 (в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора отказано Определением ВАС РФ от 16.01.2013 № ВАС-18135/12) суд подчеркнул: если представленные индивидуальные сведения неоднократно возвращались страхователю ввиду наличия в них ошибок и фактически были приняты уже после истечения установленного срока представления отчетности, этот факт не имеет правового значения при решении вопроса о привлечении к ответственности за нарушение срока представления указанных сведений. Если первоначальная, пусть и ошибочная, отчетность была представлена свое­временно, обязанность страхователя считается исполненной. Тем более что Законом № 27-ФЗ вообще не предусмот­рено право органа ПФР отказать в принятии индивидуальных сведений. Ведь за представление сведений, в которых имеются недочеты, ошибки, опечатки, которые не являются недостоверными сведениями, законом не предусмотрена ответственность. Такие огрехи просто подлежат исправлению в порядке, установленном п. 34 и 41 Инструкции № 987н.

На деле вышеизложенное означает следующее. Если по каким-то причинам бухгалтер не может в установленный срок подготовить и сдать правильную отчетность, ему нужно все-таки отправить не позднее последнего дня срока хотя бы черновой вариант, пусть и с ошибками. Тогда речи о непредставлении отчетности в срок не будет, как и штрафа за это нарушение. А если ошибки в данных персонифицированного учета удастся исправить в двухнедельный срок с момента получения протокола ошибок, то не будет и штрафа за представление неполных или недостоверных данных.

...и бумажной отчетности

При представлении отчетности на бумажном носителе есть свои проблемы. Ведь такие отчеты просто физически не могут быть проверены в день их сдачи или в кратчайшие сроки с момента их представления. Потому повышается вероятность того, что сам бумажный отчет сотрудником ПФР принят, а вот данные из него попадают в базы ПФР со значительным опозданием или не попадают вообще (к примеру, бумаги могут просто потеряться еще до их обработки). Соответственно, и ошибки в бумажной версии могут быть выявлены только при вводе данных сотрудником Фонда. Значит, и протокол ошибок может «всплыть» гораздо позднее. Причем ошибочные данные в систему ПФР приняты не будут. Сведения будут учтены только поле того, как организация представит правильную отчетность.

Если отчетность отправляется по почте, нужно сохранить квитанцию об отправке заказного письма и опись вложения. Имеет смысл сразу сделать ксерокопии с этих документов. На практике встречаются случаи, когда оригиналы терялись, но сотрудники ПФР принимали ксерокопии в качестве доказательства даты отправки первоначального пакета отчетности. При обнаружении в отчетности, отправленной почтой, ошибок бухгалтера организации приглашают в отделение ПФР для получения протокола ошибок. Так что на деле решать проб­лемы приходится уже непосредственно в территориальном отделении ПФР.

Если же бухгалтер предпочел не пользоваться услугами почты, а посетить отделение ПФР лично, ему необходимо взять с собой два экземпляра отчетности на бумажном носителе. Можно также взять дискету или флешку с отчетностью, но это не обязательно. Ведь требовать представления информации на магнитном носителе, а тем более отказывать в приеме бумажной отчетности, аргументируя это отсутствием магнитного носителя, сотрудники ПФР не имеют права.

При личной сдаче отчетности нужно, чтобы сотрудник ПФР, принимающий отчетность, на втором экземпляре (который остается у лица, сдающего отчет) проставил штамп о принятии отчета к проверке, а также указал дату регистрации и поставил свою подпись. В противном случае, если впоследствии отчетность потеряется, доказать факт ее сдачи будет невозможно.

Если отчетность представлена только на бумаге, без магнитного носителя, протокол приема или протокол ошибок можно будет получить лишь спустя несколько дней. И хотя по регламенту на проверку отводится два рабочих дня, на деле срок может затягиваться. Но вне зависимости от результатов проверок и сверок, проводимых по Регламенту, отчетность считается сданной тем числом, когда пакет был передан лично (то есть той датой, которая проставлена на втором экземпляре отчетности) или отправлен заказным письмом (по квитанции и описи вложения).

В случае когда в отчетности выявлены ошибки и бухгалтера приглашают в отделение ПФР для получения протокола ошибок, имеет смысл сразу взять с собой исправленную версию (если бухгалтер уже сам обнаружил ошибки), а также бумажную версию сведений по персонифицированному учету, даже если ошибки допущены только в форме РСВ-1 ПФР. Объясняется это тем, что отчетность представляется единым пакетом (РСВ-1 ПФР вместе с персонифицированными сведениями). Поэтому сотрудник ПФР может не принять исправленную версию РСВ-1 ПФР «в одиночку», даже если никаких исправлений в уже принятые сведения персонифицированного учета за тот же период вносить не требуется.