1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 67

Изменились сроки хранения некоторых документов

Теперь некоторые кадровые, бухгалтерские и юридические документы придется хранить дольше. Например, графики отпусков нужно будет сохранять три года вместо одного.

Минюст России зарегистрировал приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Документ начал действовать с 18.02.2020.

Прежний приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» утратил свою силу.

В приказе Росархива предусмотрено изменение сроков хранения некоторых документов. Например, компании должны будут хранить графики отпусков три года (вместо одного года, как это было раньше). Еще предусмотрен ряд случаев, когда, наоборот, можно будет хранить документы меньше по сроку. Например, срок хранения документов, касающихся дисциплинарных взысканий, теперь составит три года (а не пять лет), документов о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — пять лет (а не постоянно).

Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, нужно будет хранить один год, а журналы, книги учета инструктажа по охране труда — 45 лет. Раньше сроки хранения для этих документов не были установлены.

Также изменились сроки хранения некоторых налоговых и бухгалтерских документов. Например, налоговые декларации и документы о разногласии по вопросам налогообложения придется хранить шесть лет (вместо пяти).

Документы по залогу недвижимости нужно будет хранить 10 лет. Хотя раньше приходилось хранить их на постоянной основе. Согласие на обработку персональных данных будет достаточно хранить три года (вместо 75 лет).

Кроме того, можно будет перепроверить ряд документов, которые раньше нужно было хранить 75 лет. Их срок хранения будет зависеть от даты окончания делопроизводства: завершенные до 2003 г. нужно хранить по-прежнему 75 лет, а документы, работа по которым завершена после 2003 г., — 50 лет. Например, это трудовые договоры, документы о приеме на работу.

Напомним, что за неправильное хранение документов для компаний установлена административная ответственность. Например, неисполнение обществом с ограниченной ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов грозит штрафом:

  • для должностных лиц — в размере от 2500 до 5000 руб.;

  • для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб. (ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ).