1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать

Черкнуть по должности, горизонтально

Знакомая до боли ситуация: сломался принтер, завис компьютер. Пятнадцать минут, полчаса, час, специалист все не приходит, терпение на исходе, а секретарь говорит, что она раз пять звонила, и ничего. И вот мы уже сами бежим к компьютерщику в надежде, что под натиском обаяния процесс ускорится. Несомненно, коммуникативные навыки только приветствуются, но эффективнее и надежнее, если проинформировать о поломке по служебной записке.

В современной жизни организации документы упрощают процесс взаимоотношений между сотрудниками.

Служебная записка — документ о выполнении какой-либо работы, — направляемая одним должностным лицом другому.

Особенностью служебной записки является то, что она предназначена для внутренней переписки и рассматривается не по вертикальной системе управления, а по горизонтали. Так, работник или руководитель одного подразделения составляет служебную на имя руководителя или специалиста другого отдела. Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения в службе документационного обеспечения управления.

В отличие от докладной («ЭЖ» № 46) и объяснительной («ЭЖ» № 49) служебная записка не имеет правовой поддержки и не предусмотрена ни одним из действующих нормативов, регламентирующих виды управленческой документации. Но правила ее оформления де-факто такие же, как и для всех остальных организационно-распорядительных документов. Необходимо указывать:

  • наименование структурного подразделения (слева);
  • вид документа (наименование) — служебная записка;
  • дату составления;
  • регистрационный номер (если регистрация внутренних документов в компании не ведется, то ее необходимо организовать);
  • заголовок к тексту, начинающийся предлогом «о» или «об» в зависимости от контекста;
  • имя адресата — наименование должности и структурного подразделения (справа);
  • текст;
  • подпись, включая должность, фамилию, инициалы и дату.

Особое внимание уделяется содержанию. Текст записки состоит из обоснования (изложения причин составления). Подписывает ее специалист или руководитель подразделения.

В связи с тем, что регистрация документов считается рутинной работой, встает вопрос: а нужно ли регистрировать служебные записки? Согласно типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. А служебные записки как раз и составляются в тех случаях, когда необходимо письменное решение возникающих проблем. На предприятиях этот вопрос регламентируется внутренними документами.

После рассмотрения служебной записки руководителем подразделения на документе появляется резолюция, содержащая Ф.И.О. исполнителя, задание и срок исполнения.

Одним из животрепещущих вопросов считаются сроки рассмотрения и исполнения документа. Они отдаются на откуп организациям. Если в уставе или соответствующем регламенте компании прописано, что отремонтировать принтер надо в течение 15 минут, значит, ждете положенную четверть часа, а если срок не указан — тогда как повезет.

Пишите правильно

Для облегчения написания служебной записки используются следующие формы изложения:

  • от первого лица множественного числа: «сообщаем, предлагаем, просим рассмотреть»;
  • от третьего лица множественного числа: «фирма сообщает, общество предлагает, компания просит»;
  • от первого лица единственного числа: «считаю обязательным, настоятельно требую, прошу во время моего отсутствия»;

Использовать эти шаблоны уместно в письмах, подготовленных на должностном бланке. Не считается ошибкой, если служебная оформлена на стандартном листе бумаги формата А4.