1. Главная / Консультации 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| консультации | печать | 79

Сотрудники не отчитались за подотчетные суммы

В конце прошлого года мы провели инвентаризацию расчетов с работниками. По ее результатам выяснилось, что часть работников не отчиталась за выданные им под отчет денежные средства. Нужно ли с таких сумм начислять страховые взносы?

Анатолий Бучев, г. Кострома

Сразу скажем, что позиция чиновников по данному вопросу не в пользу компаний. Так, специалисты Минтруда России в письме 12.12.2014 № 17-3/В-609 указали следующее.

При выдаче работнику под отчет денежных средств оформляется расходный кассовый ордер на основании письменного заявления подотчетного лица, которое составляется в произвольной форме и содержит запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги. Это заявление визируется руководителем компании. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения периода, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Такой порядок установлен в п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Также специалисты трудового ведомства отметили, что, исходя их положений ст. 137 ТК РФ, выданные под отчет денежные средства, по которым работником своевременно не представлен авансовый отчет, признаются задолженностью работника перед организацией и данные суммы могут быть удержаны из заработной платы работника. При этом решение об удержании руководитель организации должен принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения выданных сумм.

Таким образом, если работодатель удержал из заработной платы работника подотчетные средства, по которым он не отчитался, то объекта обложения по страховым взносам не возникает. Напомним, что им, как раньше так и сейчас, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисленные организацией физическим лицам в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Если же работодатель принял решение не удерживать денежные средства, то эти суммы, по мнению чиновников, следует рассматривать как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений. Поэтому они облагаются страховыми взносами.

Обратите внимание: если работник сдал авансовый отчет с опозданием, специалисты трудового ведомства все равно настаивают на том, что в момент окончания установленного для представления отчета срока организация должна начислить взносы, а потом сделать перерасчет.

Следует отметить, что Минфин России считает, что плательщики страховых взносов с 2017 г. могут продолжать руководствоваться ранее данными разъяснениями Минтруда России (письмо от 16.11.2016 № 03-04-12/67082).

Анализ арбитражной практики по данному вопросу показывает, что большинство судов не поддерживают приведенную выше позицию Минтруда России.

Примером решения в пользу компаний может служить постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18.07.2013 № А43-14173/2012 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 12.09.2013 № ВАС-12172/13). В этом споре по результатам проверки ревизоры из Пенсионного фонда доначислили компании страховые взносы. Они обнаружили, что организация не начислила страховые взносы на выданные работникам под отчет денежные средства. При этом данные суммы не были возвращены в кассу организации, а авансовые отчеты отсутствовали. По мнению проверяющих, в такой ситуации подотчетные средства следует рассматривать как доход работника, который облагается страховыми взносами.

Принимая решение в пользу организации, суд исходил из следующих норм Трудового кодекса. Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора (ст. 16 ТК РФ). Согласно ст. 129 ТК РФ заработная плата — это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные и стимулирующие выплаты.

Арбитры указали, что получение работником денежных средств под отчет на хозяйственные нужды не относится ни к одному виду доходов, выплачиваемых по трудовым договорам. Отсутствие подтверждающих документов о расходовании данных средств или возврате их в кассу предприятия не является доказательством того, что спорные суммы можно отнести на доходы работников.

А в постановлении ФАС Поволжского округа от 01.04.2013 № А55-15647/2012 суд отметил, что выданные под отчет и невозвращенные (несвоевременно возвращенные) денежные средства образуют задолженность работника перед работодателем. В этом случае подотчетные суммы подлежат возврату. Причем организация может предпринять меры к их взысканию в судебном порядке. Следовательно, денежные средства, выданные работникам в подотчет, не могут быть квалифицированы как объект для обложения страховыми взносами.

Нам удалось найти только одно судебное решение в пользу фискальной позиции. Это постановление ФАС Дальневосточного округа от 08.04.2014 № Ф03-675/2014. В нем суд указал, что при отсутствии авансовых отчетов и подтверждающих документов подотчетные суммы включаются в доход работников и облагаются страховыми взносами. Но каких-либо весомых аргументов арбитры не привели.