1. Главная / Консультации 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| консультации | печать | 1793

Работник не отчитался по полученному авансу

Помогите, пожалуйста, разобраться в такой ситуации. Подотчетный работник своевременно не отчитался по полученному авансу. Возникает ли у него доход, облагаемый НДФЛ? Если да, то нужно ли начислять на сумму невозвращенного аванса страховые взносы во внебюджетные фонды?

На дату, когда сотрудник должен был отчитаться, но не отчитался по подотчетным суммам, облагаемого НДФЛ и страховыми взносами дохода не возникает. Доход может быть на дату списания задолженности работника. Поясним подробнее.

Согласно п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, руководитель организации должен утвердить срок, в течение которого подотчетные работники будут отчитываться по полученным ими суммам авансов. В течение трех дней с момента окончания этого срока работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет или вернуть неиспользованную денежную сумму. Однако если работник это вовремя не сделал, нельзя сказать, что у него сразу возник доход, облагаемый НДФЛ.

В день, когда работник должен был отчитаться, но не отчитался, можно говорить о наличии у него задолженности по подотчетным суммам. Если работник вовремя не представил авансовый отчет, бухгалтерия обязана проинформировать его о необходимости сделать это. Работник же может представить авансовый отчет, вернуть деньги или написать заявление с просьбой удержать требуемую сумму из его заработной платы. Если же работник не выполнит ни одного из этих действий, организация вправе удержать требуемую сумму из его заработка на основании приказа руководителя. Правда, только в пределах его среднего месячного заработка (п. 2 ст. 243 и ст. 248 ТК РФ). Сумму, превышающую средний заработок, можно взыскать только через суд.

Если же получить с работника подотчетную сумму не удалось даже по истечении срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ), задолженность подлежит списанию. И на дату списания задолженности у работника возникает доход, облагаемый НДФЛ. Кроме того, доход возникнет и в случае, если организация примет решение простить долг работнику. Такая точка зрения содержится в письме Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610 и постановлениях ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 № А65-15313/2013 и от 01.04.2013 № А55-15647/2012. Соответственно, на дату списания задолженности работника организация вправе учесть внереализационные расходы (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Это также подтверждает Минфин России в письме от 28.01.2013 № 03-03-06/1/38.

Что же касается начисления страховых взносов во внебюджетные фонды, то здесь ситуация та же, что и с НДФЛ. Сумма задолженности работника по подотчету не облагается страховыми взносами. Страховые взносы начисляются, в частности, с выплат по трудовым договорам (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обя­зательного медицинского страхования»). Если же задолженность подотчетного работника по ранее выданным авансам будет списана и включена в его доход, то ее можно также отнести к выплатам в рамках трудовых отношений. Следовательно, на дату списания задолженности на ее сумму необходимо начислить страховые взносы во внебюджетные фонды.