Для оформления сделки между обществом с ограниченной ответственностью и физическим лицом необходимо заключить договор купли-продажи с указанием цены товара. Кроме того, необходим акт приема-передачи. Унифицированной формы такого акта приема-передачи не существует. Поэтому он может быть составлен в свободной форме, но с обязательным указанием всех реквизитов в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Основное средство или МПЗ?
Компьютер, приобретенный у физического лица, может приниматься к учету либо в составе основных средств, либо как материально-производственные запасы.
Напомним, что в соответствии с п. 4 ПБУ 6/01 "Учет основных средств" актив принимается организацией к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, если одновременно выполняются следующие условия:
- объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование;
- объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е. срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
- организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта;
- объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.
Компьютер отвечает всем вышеуказанным условиям, поэтому может быть принят к учету в качестве основного средства.
Вместе с этим активы, в отношении которых выполняются все вышеназванные условия и стоимость которых в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 20 000 руб. (до 1 января 2008 г. - не более 10 000 руб.) за единицу, могут приниматься к бухгалтерскому учету в составе материально-производственных запасов (МПЗ).
Для обеспечения сохранности этих объектов при их использовании и эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль за их движением (абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01). В данном случае для учета таких объектов рекомендуется использовать забалансовые счета.
Таким образом, если приказом об утверждении учетной политики организации установлен стоимостный лимит для принятия объекта в составе основных средств (но не более 20 000 руб.), то объекты стоимостью менее этого лимита должны отражаться в учете в составе МПЗ. В случае принятия таких объектов в составе МПЗ организации необходимо будет вести по ним соответствующие карточки учета (карточку учета материалов по форме N М-17, приходный ордер по форме N М-4, требование-накладную по форме N М-11 и др.).
Если же компьютер приобретается для использования в производственных целях и в учетной политике отсутствует стоимостный лимит для основных средств или этот лимит меньше 19 500 руб., то данный компьютер принимается к учету в качестве объекта основных средств.
Следовательно, вопрос о принятии приобретенного компьютера к учету в качестве основных средств или в составе МПЗ полностью зависит от положений, закрепленных в учетной политике вашей организации.
Обратите внимание! Для целей налогового учета объекты основных средств стоимостью до 20 000 руб. (до 1 января 2008 г. - до 10 000 руб.) не признаются амортизируемым имуществом и подлежат списанию в составе материальных расходов в полной сумме по мере ввода основного средства в эксплуатацию (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Нужно ли удерживать НДФЛ?
Исчисление и уплату налога в отношении сумм доходов от продажи имущества, принадлежащего физическому лицу на праве собственности, осуществляют сами физические лица (пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Такие налогоплательщики обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета соответствующую налоговую декларацию (п. 3 ст. 228 НК РФ).
То есть физическое лицо - продавец компьютера обязано самостоятельно представить в налоговый орган по месту своего учета налоговую декларацию о доходах, полученных от вашей организации при продаже указанного компьютера, принадлежащего ему на праве собственности.
Что касается справки N 2-НДФЛ, то ее должны представлять налоговые агенты. Об этом говорится в абз. 2 разд. I Рекомендаций по заполнению сведений о доходах физических лиц по форме N 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 200_ год" (утв. Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@).
В рассматриваемой ситуации организация не является налоговым агентом, а значит, не должна представлять в инспекцию сведения о выплатах физическому лицу, осуществленных в связи с приобретением компьютера.