1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 645

Уведомить контрагента так, чтобы он не смог отказаться, поможет нотариус

Нотариальное действие по передаче заявлений и документов на сегодняшний день является единственным действенным инструментом предупреждения нарушения прав и законных интересов в ситуациях, когда недобросовестный контрагент злоупотребляет своим правом. О том, как его правильно применять, рассказывает практикующий нотариус.

В связи со стремительным развитием бизнеса и корпоративных отношений в России за последние годы особую актуальность приобрел вопрос передачи документов, в частности, путем совершения нотариального действия по передаче заявлений и (или) иных документов гражданам и юридическим лицам. Эта процедура уже урегулирована законодательно: в нормативный акт, регламентирующий порядок совершения нотариальных действий, внесены соответствую­щие поправки, позволяющие передавать не только заявления, но и документы.

Ранее этот правовой инструмент применялся в основном при отчуждении долей в праве общей собственности на недвижимое имущество. Например, при продаже доли в квартире, комнаты в коммунальной квартире, принадлежащей долевым собственникам, когда намерение распорядиться своей долей возникло только у одного или некоторых из них. В этом случае продавец обязан предоставить остальным сособственникам право преимущественно перед третьими лицами выкупить его долю по той же цене и на тех же условиях, уведомив их об основных условиях предстоящей сделки.

Передать через нотариуса можно любые документы и заявления

Нотариус может передать заявления и (или) иные документы граждан и юридических лиц другим гражданам и юридичес­ким лицам (п. 11 ч. 1 ст. 35, ст. 86 Основ законодательства РФ о нотариате от 11.02.93 № 4462-1, далее — Основы). Целью данного нотариального действия является фиксация юридического факта передачи адресату определенной информации, в том числе если такая передача является обязанностью лица, направляющего заявление.

Перечень оснований для совершения данного нотариального действия является открытым, что предоставляет субъектам правоотношений свободу в выборе содержания заявлений и круга адресатов, которым они могут быть направлены. Однако, исходя из общих правил совершения нотариальных действий, нотариус не вправе принять для передачи другим лицам заявление, содержание которого противоречит действующему законодательству РФ либо содержит угрозы жизни и здоровью, а также сведения, оскорб­ляющие честь, достоинство и деловую репутацию адресата.

Как правило, юридические лица направляют друг другу письменные извещения по почте без обращения к нотариусу. Передача же документов через нотариуса требуется в крайних случаях, если имеет место спор между контрагентами и один из них отказывается получать и принимать какие-либо документы. Например, при корпоративном конфликте в организации ее представители получают от руководства распоряжение не регистрировать и не допус­кать для участия в собрании хозяйственного общества некоторых его участников. Причиной становится то, что такие «нежелательные» участники не дадут согласия на принятие решений, заявленных в повестке дня. Обычно недобросовестные организаторы создают всевозможные процедурные помехи в процессе регистрации участника на собрании («вы не туда пришли», «вас не было», «у вас нет полномочий», «собрания не будет по техническим причинам», «вы ушли, а собрание состоялось», «мы вас не видели»).

Фиксация юридического факта по передаче заявления и иных необходимых документов (например, довереннос­ти на представителя акционера, направленного для участия в собрании) через нотариуса позволяет преодолеть недоб­росовестное поведение контрагентов. Например, для того, чтобы преодолеть искусственно созданные препятствия для участника (акционера), желающего присутствовать на общем собрании, такой участник (акционер) может обратиться к нотариусу с просьбой передать его заявление с приложениями — документами в счетную комиссию или в общество. Нотариус регистрирует обращение заявителя и выезжает по  месту проведения собрания ко времени регистрации участников с заявлением или документами и сопровождающим его участником (акционером) либо его представителем, заявление которого он передает.

При совершении данного нотариального действия нотариус осуществляет публично-правовую функцию и выступает от имени Российской Федерации, являясь незаинтересованным в том или ином развитии событий. Он обязан представиться и подтвердить свои полномочия — предъявить удостоверение или лицензию на право нотариальной деятельности и приказ о назначении на должность нотариуса. Нотариус также обращается к представителям организатора собрания с просьбой назвать себя и сообщить свою должность либо подтвердить факт принадлежности к счетной комиссии. Если регистрацию осуществляет официальный регистратор, то процесс установления полномочий проходит проще. Регистраторы, оказывающие услуги по регистрации акционеров и сопровож­дающие проведение собраний, всегда готовы контактировать с нотариусом и не пытаются уклониться от взаимодействия из-за возможных негативных последствий невыполнения указаний мажоритарного акционера (участника).

Определив уполномоченное лицо, нотариус передает документы, при этом секретарь счетной комиссии или иной представитель общества должен подписать второй экземпляр сопроводительного письма нотариуса о передаче, подтверждая его получение. Представители общества могут отказаться от получения документов от нотариуса, а равно отказаться поставить подпись на втором экземпляре письма, отказаться от составления актов. В любом случае факт передачи заявления и документов или отказа в их получении будет зафиксирован нотариусом, в подтверждение чего нотариус выдаст свидетельство обратившемуся к нему лицу.

Передача электронного документа проходит в два этапа

Нотариус может передавать заявления и документы как на бумажном носителе, так и в электронном виде через интернет. В первом случае передача осуществляется либо лично под расписку, либо заказным письмом с уведомлением о вручении.

Передача документов с использованием технических средств, в том числе интернета, может быть осуществлена нотариусом при предварительном совершении нотариального действия по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе (п. 24 ч. 1 ст. 35, ст. 103.8 Основ). В этом случае нотариус осуществляет изготовление электронного документа на основании представленного документа на бумажном носителе.

Законом предусмотрена и особая возможность для субъектов корпоративного сектора по передаче через нотариуса информации в Единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юридичес­ких лиц и Единый федеральный реестр сведений о банкротстве: нотариус самостоятельно переносит сведения, переданные ему на бумажных носителях, в эти реестры, заверяя их своей элект­ронной подписью (ч. 4 ст. 86 Основ). При этом от хозяйствующих субъектов в данном случае не требуется использования электронной (цифровой) подпи­си (Определение КС РФ от 15.09.2015 № 1838-О).

Передаваемое заявление подписывается представителем юридического лица или гражданином, действующим от своего имени, в присутствии нотариуса. Нотариус при этом устанавливает личность обратившегося для передачи заявления и документов, проверяет подлинность подписи, а также полномочия представителя юридичес­кого лица. Заявление может содержать в качестве неотъемлемой части приложения в виде документов или их копий (уведомления, извещения, требования и другие юридически значимые сообщения). В этом случае составляется опись прилагаемых до­кументов.

При личной передаче заявления физического или юридического лица дозволенную законом возможность передать заявление под расписку физическому лицу нотариусы, как правило, не используют, поскольку при отказе такого лица предъявить удостоверяющий личность документ установить его личность невозможно. Выходом из ситуации может быть направление заявления почтовым отправлением через официального оператора почтовой связи — ФГУП «Почта России».

Более распространенным является личное вручение нотариусом заявлений и документов при направлении документов юридическому лицу, поскольку в силу ст. 182 ГК РФ полномочие представителя организации может вытекать из обстановки, в которой действует такой представитель (продавец в розничной торговле, кассир, секретарь, работники экспедиционной службы, канцелярии и т.п.). Нотариус берет у получателя заявления расписку в получении, которая может быть совершена либо в виде отдельного письменного документа, либо выполнена на втором, остающемся у нотариуса, экземпляре сопроводительного письма. Такое письмо содержит перечень передаваемых документов и реквизиты лица, по просьбе которого такая передача осуществляется. В расписке должны быть указаны фамилия, инициалы получившего заявление лица, его должность, наименование юридического лица, дата и время получения. Текст расписки скрепляется подписью лица, получившего документ.

Передача заявления в элект­ронной форме имеет ряд особенностей. При подготовке договоров, соглашений и иных документов на бумажных носителях, которые закрепляют возникающие между контр­агентами обязательства, стоит обратить внимание на обязательное указание электронных адресов, на которые стороны могут направить юридичес­ки значимые сообщения. Если такая информация в договоре есть, значит, у нотариуса не имеется препятствий для передачи заявлений и документов в электронной форме в соответствии со ст. 86 Основ. Однако существует и альтернатива указанному решению: при наличии электронной перепис­ки между контрагентами с использованием определенных адресов электронной почты нотариус может осмотреть такую переписку и зафиксировать факт передачи сообщения посредством совершения нотариального действия по обес­печению доказательств (без совершения нотариального действия по передаче заявления).

Нотариус вправе выдать свидетельство о передаче или о направлении документов

По просьбе лица, подавшего заявление, ему выдается свидетельство. По своему содержанию такие свидетельства делятся на два вида: свидетельство о передаче заявления и (или) документов и свидетельство о направлении заявления и (или) документов (приказ Минюста России от 27.12.2016 № 313). Свидетельство о передаче подтверждает факт собственно передачи заявления и выдается при наличии доказательств о его вручении адресату. Такое свидетельство однозначно подтверждает факт получения адресатом юридически значимого сообщения с указанием в нем сведений о том, кем и когда получено заявление. Свидетельство о направлении заявления чаще всего выдается при направлении заявления заказным письмом с уведомлением о вручении, в котором отсутствует отметка адреса в его получении, но может быть отметка органа почтовой связи о невручении с указанием ­причин.

Выдача свидетельства о передаче или направлении заявлений и (или) документов подтверждает в одних случаях факт их вручения, в других — предпринятую нотариусом попытку вручить заявление адресату и невозможность его вручения после совершения действий по передаче (в случае отказа адресата принять заявление, отсутствия адресата по указанному заявителем адресу при получении из отделения почтовой связи отправления с отметкой о нескольких безрезультатных попытках вручения). Выдача такого свидетельства не является обязательной и производится по просьбе обратившегося лица. Свидетельство о передаче или направлении заявления и (или) документов может содержатся на экземпляре заявления, которое остается у нотариуса, или же составляется на отдельном листе.

Заметим, что нормы ГК РФ, регулирующие порядок доставки и получения юридичес­ки значимых сообщений (ст. 165.1), не так давно претерпели изменения. В действую­щей редакции Кодекса установлено, что в случаях, когда заявление поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним, сообщение считается доставленным. Соответственно, письменный ответ нотариуса со ссылкой на акт, составленный о том, что представитель юридичес­кого лица заявление получил, но выдать расписку отказался, также подтверждает факт доставки заявления и порождает юридически значимые последствия. Таким образом, при условии соблюдения лицом, обращающимся к нотариусу за совершением нотариального действия, надлежащих мер осмотрительности (предоставления корректных сведений об адресе и наименовании юридического лица) вероятность оспаривания в суде факта надлежащей передачи заявления, даже если адресат отказался с ним ознакомиться и предпринимал меры по  уклонению от получения, будет крайне низкой.

Кроме того, нотариус вправе составить акт о причинах, по которым личное вручение заявления или документов оказалось невозможным или акт о том, что заявление было вручено представителю юридичес­кого лица, но по каким-то причинам или без указания причин выдать расписку в подтверждение факта получения заявления представитель юридического лица отказался. По запросу заявителя нотариус также может выдать письменный ответ с указанием причин невручения заявления адресату.

Процесс совершения нотариального действия, как и его результат, можно зафиксировать

Обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия, не требуют доказывания, если подлинность нотариально оформленного документа не опровергнута в установленном процессуальном порядке признания его ничтожности по основаниям подложности, или не установлено существенное нарушение порядка совершения нотариального действия (не оспорена законность совершения нотариального действия). Соответственно, свидетельство нотариуса о передаче (о направлении) заявления или документов имеет доказательственную презумпцию (ч. 4 ст. 69 АПК РФ, ч. 5 ст. 61 ГПК РФ).

Вместе с тем практика применения положений законодательства о совершении нотариального действия по передаче документов выявила некоторые дополнительные возможности обеспечения прав и законных интересов граждан и юридических лиц при его совершении. Так, нотариус вправе составить акт об особеннос­тях совершения конкретного нотариального действия на случай вызова в суд для дачи свидетельских показаний о совершенном нотариальном действии в рамках ст. 86 Основ (по передаче заявления). В этом акте нотариус может подробно зафиксировать процесс совершения нотариального действия с указанием присутствовавших лиц, названных ими должностей и полномочий и т.д., как и кому были переданы заявление и прилагаемые документы. Все эти обстоятельства могут иметь значение для судебного разбирательства, но не могут быть отражены в свидетельстве, так как форма его строго регламентирована.

Для разрешения спора по существу суду необходимо установить имевшие место обстоятельства, подтверждающие добросовестность участников: их истинные намерения (установить их волеизъявления имевшие место при передаче заявления), на что были направлены их действия. Акт нотариуса как беспристрастного свидетеля, приложенный к свидетельству о передаче или о направлении заявления и (или) документов, подтвердит обстоя­тельства, которые помогут прояснить мотивы и намерения сторон и позволит суду сделать правильные ­выводы.

Актуальность выдвинутого предложения о составлении акта об особенностях совершения нотариального действия при уклонении адресата от получения заявления подтверждается судебной практикой. Так, ВАС РФ, отказывая в передаче заявления для пересмотра в порядке надзора, в числе прочих доводов указывал на недоказанность истцом факта направления заявления, поскольку в материалах дела отсутствовала расписка о получении заявления компании уполномоченным лицом контрагента, акт об отказе в принятии заявления нотариусом не составлялся, а свидетельство о вручении заявления, выданное нотариусом, отвергли нижестоящие суды (Определение от 18.08.2010 № ВАС-10886/10 по делу № А40-23157/09-34-270).

Вместе с тем имеется и судебная практика, демонстрирующая эффективность защиты прав и законных интересов субъектов гражданских правоотношений при помощи обращения к нотариусу за совершением рассматриваемого нотариального действия (см., например, постановления ФАС Московского округа от 29.09.2006, 13.10.2006 № КА-А40/9094-06-1,2 по делу № А40-72047/05-144-350, от 20.07.2009 № КГ-А40/6342-09 по делу № А40-77980/08-84-623).

К сведению

Передача документов физических и юридических лиц другим физическим и юридическим лицам через нотариуса используется субъектами хозяйственного оборота не только в рамках корпоративных правоотношений.

Например, за совершением такого нотариального действия предприниматели обращаются при наличии споров с контрагентами по договору. Особенно этот способ актуален в случае, когда для расторжения договора по инициативе одной из сторон требуется доказательство направления другой стороне каких-либо документов или сведений. К таким договорам относится договор банковского счета — для его расторжения необходимо письменное заявление клиента — владельца счета. Закон не регламентирует способ передачи такого документа, но в спорных ситуациях клиенты банков прибегают к помощи нотариусов, обращаясь за совершением рассматриваемого нотариального действия (постановление АС Мос­ковского округа от 04.04.2017 № Ф05-7698/2016 по делу № А40-101131/2015).

И, наоборот, передача документов нотариусом может стать и одним из этапов переговорного процесса при заключении нового договора, если вторая сторона такого заключения избегает. Один из таких споров был разрешен ФАС Московского округа от 29.09.2006, 13.10.2006 № КА-А40/9094-06-1,2 по делу № А40-72047/05-144-350, где суд встал на сторону телекоммуникационной компании, которую антимонопольный орган обвинял в нарущении законодательства о конкуренции путем навязывания клиенту условий договора.

Передача документов может быть и подтверждением соблюдения необходимого порядка расторжения договора. Например, свидетельство нотариуса, подтверждающее передачу руководству арендатора заявлений об устранении нарушений договора и об отказе от исполнения договора и досрочном его расторжении в одностороннем порядке от имени арендодателя помешало компании-арендатору оспорить действия регистрирующих органов по внесению соответствующей записи в Единый государственный реестр прав на недвижимое имущество и сделок с ним, сейчас — ЕГРН (постановление ФАС Мос­ковского округа от 20.07.2009 № КГ-А40/6342-09 по делу № А40-77980/08-84-623).

Еще один пример «денежных» споров, в котором нотариус может сыграть существенную роль — это вексельные споры. Векселедатели вправе предъявлять векселя к платежу векселедателю через нотариусов (постановление АС Московского округа от 04.05.2016 № Ф05-4020/2016 по делу № А40-25891/2015). Заметим, однако, что наличие свидетельства нотариуса не гарантирует положительный исход дела для векселедержателя. Так, ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 30.05.2006 № Ф08-2242/2006 по делу № А32-44332/2005-17/874 отверг в качестве доказательства представленное в материалы дела свидетельство нотариуса, которое подтверждало лишь факт вручения ответчику заявления о принятии спорного векселя к погашению и перечислении причитающейся по нему суммы. Однако данный документ не содержал сведений о предъявлении должнику оригинала векселя. По мнению судей, такое свидетельство не может служить достаточным доказательством предъявления векселя к платежу.

Направление или вручение юридически значимых сообщений при посредничестве нотариуса применяется иногда и в правоотношениях с участием иностранных лиц. в частности, в делах о признании и приведении в исполнение иностранного арбит­ражного решения (постановление ФАС Московского округа от 29.07.2009 № КГ-А41/6930-09 по делу № А41-9613/09). Копии таких решений (при необходимости — с переводом на русский язык) могут вручаться должникам через нотариу­са, поскольку час­то сам должник при вынесении судебного акта может не присутствовать.