1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 1611

Учет затрат, понесенных до командировки

Перед направлением сотрудника в зарубежную командировку часто возникает необходимость оформить ему визу и медицинскую страховку. В письме от 18.07.2013 № 03-03-06/1/28117 Минфин России попытался рассказать, как и в какой момент можно учесть затраты по оплате этих услуг.

Виза и страховка — командировочные расходы

В письме рассмотрена следующая ситуа­ция. Компания направляет своего сотрудника в командировку в Италию. Для поездки требуется оформление визы и медицинской страховки. Чтобы их получить, работник от своего имени заключил договор возмездного оказания услуг с другой организацией. В июне он представил авансовый отчет с документами, подтверждающими понесенные расходы на оформление визы и страховки. По возвращении из командировки в июле

работник представил еще один авансовый отчет, приложив к нему проездные документы и документы, подтверждающие проживание в Италии. Компанию интересовало, в каком месяце она может учесть в расходах затраты на оформление визы и медицинской страховки?

Специалисты финансового ведомства отметили, что при направлении работника в командировку на территорию иностранного государства ему дополнительно возмещаются расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов, оформление обязательной медицинской страховки (п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Затраты на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, как командировочные расходы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Датой признания расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Соответственно, затраты на оформление и выдачу виз, в том числе оформление международного страхового полиса, признаются в расходах именно на эту дату.

К сожалению, из ответа финансистов осталось неясным, на дату утверждения какого из двух авансовых отчетов можно признать расходы на оформление визы и медицинской страховки.

Для признания расхода командировка должна состояться

Более четко на этот счет высказались налоговики. В письме от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756@ они указали, что затраты, относимые к расходам на командировки, должны быть связаны с состоявшейся командировкой сотрудника, носящей производственный характер. При этом расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. То есть, по мнению налоговиков, учесть затраты на командировку до ее завершения нельзя.

Отметим, что и Минфин России в своем письме от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134, посвященном признанию расходов на оформление виз по несостоявшимся командировкам, занял аналогичную позицию. Специалисты финансового ведомства высказались так: «Учитывая требование п. 1 ст. 252 НК РФ об обоснованности и документальном подтверждении затрат, признаваемых в целях налогообложения прибыли, затраты, относимые к расходам на командировки, должны быть связаны с состоявшейся командировкой сотрудника, носящей производственный характер».

Как видите, по мнению чиновников, даже если у компании имеются на руках документы, подтверждающие затраты, связанные с командировкой, она не может учесть их в расходах до тех пор, пока командированный работник не возвратится из командировки

и не представит авансовый отчет по ней.

Таким образом, в рассмотренной в комментируемом письме ситуации компания вправе учесть расходы на оформление визы и страховки только по возвращении сотрудника из командировки в июле, после того, как будет утвержден его авансовый отчет по понесенным командировочным расходам. Общее правило признания расходов в налоговом учете, установленное в п. 1 ст. 272 НК РФ, гласит, что они признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты. Расходы, понесенные компанией в связи с направлением сотрудника в командировку, относятся к периоду его нахождения в этой командировке. Поэтому учесть их до ее начала компания не вправе. Затраты на оформление визы и медицинской страховки входят в состав командировочных расходов. Следовательно, их надо включить в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ как командировочные расходы на дату утверждения авансового отчета после возвращения работника из командировки.

Но может случиться и так, что расходы на оформление визы и страховки понесены, а сама командировка по каким-либо причинам была отменена. В такой ситуации Минфин России считает, что затраты на оформление визы и страховки не могут быть учтены в составе расходов в целях налогообложения прибыли (письмо от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).

На наш взгляд, если командировка не состоялась, затраты на оформление визы и медицинской страховки уже не будут расходами, связанными с командировкой (ведь ее не было). Но это не означает, что их вообще нельзя учесть в расходах. Для целей налогообложения прибыли понесенные расходы должны быть экономически оправданны и иметь документальное подтверждение. При этом расходами признаются любые затраты, направленные на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Конституционный суд РФ в своих определениях от 04.06.2007 № 320-О-П и № 366-О-П подчеркнул, что обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоя­тельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности. При этом речь идет именно о намерениях и целях (направленности) этой деятельности, а не о ее результате.

Расходы на визу и страховку являются необходимыми условиями для поездки сотрудника в командировку. А значит, они экономически оправданы и направлены на получение дохода. Список расходов, связанных с производством и (или) реализацией, является открытым. Поэтому мы считаем, что их можно включить в состав других расходов, связанных с производством и (или) реа­лизацией на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Но нужно учитывать, что следование такой позиции может привести к спорам с налоговиками. А судебная практика по данному вопросу не сложилась.