Если после увольнения работника за ним осталась задолженность по подотчётным суммам, организация вправе после истечения срока исковой давности включить эти суммы в состав внереализационных расходов как безнадежный долг. Основание – подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ.
Общий срок исковой давности установлен в три года (ст. 196 ГК РФ). Истечение этого срока должно быть подтверждено документами. В целях налогового учёта задолженность по подотчетным суммам подлежит включению в налоговую базу текущего отчётного (налогового) периода.
Подотчетные суммы, не возвращённые бывшим работником, признаются его доходом, облагаемым НДФЛ. Датой получения такого дохода является дата, с которой взыскание стало невозможно, или дата принятия организацией решения о прощении долга.
Об этом сообщил Минфин России в письме от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610.