1. Главная / Документы / Официальная переписка 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| официальная переписка | печать | 2190

О налогообложении сумм аванса и денежных средств, выданных под отчет, не возвращенных уволившимся сотрудником

Министерство финансов РФ письмо от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610

Организация выплатила работнику аванс по зарплате и выдала средства под отчет. Работник уволился. За ним осталась дебиторская задолженность по авансу и подотчетным суммам. Вправе ли организация списать эту задолженность после истечения срока исковой давности и учесть ее во внереализационных расходах при исчислении налога на прибыль? Обязана ли она предоставить сведения о доходах по задолженности и по неудержанному НДФЛ по форме 2-НДФЛ?

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу налогообложения сумм аванса и денежных средств, выданных под отчет, не возвращенных уволившимся сотрудником, и сообщает следующее.

Налог на прибыль организаций.

Подпунктом 2 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) установлено, что в целях гл. 25 Кодекса к внереализационным расходам приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва.

Кодексом предусмотрен исчерпывающий перечень оснований, в соответствии с которыми дебиторская задолженность налогоплательщика признается безнадежной для целей налогообложения прибыли. К таким основаниям относятся:

— истечение установленного срока исковой давности;

— невозможность исполнения в соответствии с гражданским законодательством;

— невозможность исполнения на основании акта государственного органа;

— ликвидация организации-должника.

Для признания задолженности безнадежной достаточно наличия хотя бы одного из указанных оснований. В соответствии со ст. 196 Гражданского кодекса Российской Федерации общий срок исковой давности установлен в три года.

По истечении срока исковой давности дебиторская задолженность является безнадежной (не реальной к взысканию) и подлежит списанию в налоговом учете. Для включения сумм дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав расходов необходимы документы, подтверждающие истечение срока исковой давности.

В целях налогового учета задолженность по подотчетным суммам подлежит включению в налоговую базу текущего отчетного (налогового) периода.

Таким образом, истечение срока исковой давности является одним из критериев признания долга безнадежным и, следовательно, учета его в расходах для целей налогообложения прибыли организаций.

Налог на доходы физических лиц.

В соответствии с п. 1 ст. 210 Кодекса при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Таким образом, сумма выданного работнику аванса по заработной плате подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Пунктом 2 ст. 223 Кодекса предусмотрено, что в случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход.

Из вышеизложенного следует, что датой получения бывшим работником организации дохода в виде выданного аванса признается последний рабочий день его работы в организации.

Согласно п. 1 ст. 226 Кодекса российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога на доходы физических лиц.

При увольнении работника и наличии у него задолженности в виде ранее выданного аванса организация признается на основании ст. 226 Кодекса налоговым агентом и обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога в бюджетную систему Российской Федерации.

Денежные средства, выданные работнику под отчет, должны быть возвращены. Для этого организацией должны приниматься все предусмотренные законодательством меры.

В случае если такое оказалось невозможным в связи, например, с истечением срока исковой давности или если организация приняла решение о прощении долга работника, то датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм денежных средств, выданных под отчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего
решения.

В соответствии с п. 5 ст. 226 Кодекса при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обязательств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налого-плательщика.

Пунктом 3 Приказа ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706 «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц» налоговым агентам рекомендовано сообщать в налоговые органы по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика по форме № 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 200_ год», утвержденной Приказом.

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА ДЕПАРТАМЕНТА
НАЛОГОВОЙ И ТАМОЖЕННО-ТАРИФНОЙ ПОЛИТИКИ
С. РАЗГУЛИН