1. Главная / Консультации 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| консультации | печать | 48

Вправе ли директор не выдать документы об обществе со ссылкой на их утрату?

Я являюсь участником ООО. Обратился к генеральному директору с требованием предоставить документы об обществе. Он длительное время ничего не отвечал. Но затем прислал письмо о том, что часть документов невозможно предоставить, потому что якобы многие из них утрачены из-за залива офиса и восстановлению не подлежат, а по поводу остальных документов было указано, что я должен сначала оплатить расходы на их копирование. Также к письму был приложен акт, который подписали сотрудники общества, о том, что из-за залива утрачены такие-то документы. Правомерен ли такой ответ?

Не совсем. Общество обязано хранить и по требованию участника общества обеспечить ему доступ к следующим документам:

  1. договору об учреждении общества, уставу, утвержденному участниками общества, а также внесенным в устав изменениям и дополнениям;

  2. протоколу учредителей, содержащему решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал, а также иным решениям, связанным с созданием общества;

  3. документу, подтверждающему государственную регистрацию общества;

  4. внутренним документам;

  5. положению о филиалах и представительствах;

  6. решению о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменениям в решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, отчету об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, уведомлению об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг;

  7. протоколам общих собраний участников общества, заседаний ревизионной комиссии;

  8. спискам аффилированных лиц;

  9. заключению ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

  10. судебным решениям по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем, а также судебным актам по таким спорам, в том числе определениям о возбуждении арбитражным судом производства по делу и принятии искового заявления либо заявления об изменении основания или предмета ранее заявленного иска;

  11. протоколам заседаний совета директоров и коллегиального исполнительного органа;

  12. договорам (односторонним сделкам), являющимся крупными сделками или сделками, в совершении которых имеется заинтересованность;

  13. иным документам, предусмотренным федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, уставом, внутренними документами, решениями общего собрания участников, совета директоров и исполнительных органов общества (п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», далее — Закон № 14-ФЗ).

Общество обязано предоставить документы в течение пяти рабочих дней со дня предъявления требования участником. Документы должны быть предоставлены для ознакомления в помещении исполнительного органа общества, если иное место не определено уставом либо внутренним документом, утвержденным общим собранием или советом директоров и опубликованным на его сайте. Общество по требованию участника обязано предоставить ему копии документов. Плата, взимаемая обществом за предоставление таких копий, не может превышать затраты на их изготовление и, если в требовании указано на необходимость их отправки по адресу, указанному участником, расходы на пересылку.

Уставом либо внутренним документом, утвержденным общим собранием или советом директоров, может быть установлена необходимость предварительной оплаты участником расходов, в этом случае срок исполнения обязанности по предоставлению документов начинает исчисляться с момента представления участником общества документов об оплате. При наличии в уставе общества либо во внутреннем документе таких положений общество обязано в течение трех рабочих дней с момента обращения участника с требованием о предоставлении копий документов сообщить ему стоимость их изготовления и в соответствующих случаях размер расходов на пересылку (п. 3 ст. 50 Закона № 14-ФЗ). Но если в уставе или внутреннем документе (утвержденном общим собранием или советом директоров) обязанность предоплаты не установлена, то директор не вправе ее требовать, то есть сначала он должен предоставить копии документов.

Общество вправе отказать в предоставлении документов при наличии хотя бы одного из следующих условий:

  1. электронная версия запрашиваемого документа на момент предъявления участником общества требования размещена на сайте общества в свободном доступе либо раскрыта в порядке, предусмотренном законодательством РФ о ценных бумагах для раскрытия информации;

  2. документ запрашивается повторно в течение трех лет при условии, что первое требование о его предоставлении было надлежащим образом исполнено обществом;

  3. документ относится к прошлым периодам деятельности общества (более трех лет до момента обращения участника общества с требованием), за исключением документов, перечисленных в подп. 1—9 п. 2 ст. 50 Закона № 14-ФЗ (п. 4, 5 Закона № 14-ФЗ).

По поводу отказа в предоставлении документов из-за их утраты нужно сказать, что, как правило, односторонний акт об утрате документов, составленный заинтересованной стороной, сам по себе недостаточен для отказа в предоставлении участнику хозяйственного общества копий этих документов. Но суд может посчитать, что действительно эти документы утрачены и восстановлению не подлежат, то есть обязать общество предоставить эти документы не получится.

Пример из практики

Участник, обладающий 50% доли в уставном капитале общества, подал требование о предоставлении документации о деятельности общества. Копии документов общество не предоставило со ссылкой на утрату этих документов. В частности, директор общества создал комиссию по выяснению причин отсутствия документов. По результатам проверки было установлено, что часть документов общества утрачена в результате прорыва отопительной батареи и затопления архивных коробок в помещении, где хранились документы. Данное обстоятельство подтверждалось актом об утрате документов. Суды отказали истцу в предоставлении части истребуемых документов. Они исходили из того, что акт об утрате документов подтверждал отсутствие у общества договоров, заключенных в 2016 г., приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов, расчетной ведомости, а также ведомости выплат зарплаты за 2016 г.

Кассация с таким решением не согласилась. Исполнительный орган общества обязан в установленном законом порядке принимать, хранить и передавать документацию, при этом отсутствие или утрата документации не может являться основанием для прекращения данной обязанности, в этом случае документация подлежит восстановлению (постановление Президиума ВАС РФ от 30.03.2010 № 17074/09). Суд указал, что акт об утрате документов, составленный в одностороннем порядке обществом, без привлечения незаинтересованных лиц, на который ссылаются суды как на доказательство отсутствия у общества спорной части испрашиваемых документов, не свидетельствует об утрате документов и невозможности их восстановления. До обращения участника с требованиями в суд общество не указывало на факт залития помещений и утрату части документации. С момента обращения участника в общество прошло много времени. Обоснование и доказательства того, что этого времени недостаточно для восстановления отсутствующих у него документов, общество не представило. В связи с этим кассация направила дело на новое рассмотрение (постановление АС Северо-Кавказского округа от 28.01.2020 по делу № А63-10069/2019).

Это дело АС Северо-Кавказского округа даже включил в обзор практики. Но затем первая инстанция все равно посчитала документально подтвержденным довод общества об утрате ряда документов на основании этого акта. А поскольку некоторые из этих документов восстановить было невозможно (например, договоры, ведомости по выплате заработной платы и т.п.), суд отказал в части обязания общества предоставить эти документы.

Решение АС Ставропольского края от 06.07.2020 по делу № А63-10069/2019

Таким образом, директор не вправе был требовать предварительно оплатить расходы (если иное не установлено уставом или внутренним документом). По поводу отказа предоставить утраченные документы ситуация неоднозначная. Если у вас есть доказательства, что на самом деле документы не утрачены (например, не было залива) либо их можно восстановить, то суд может встать на вашу сторону. Но даже если часть документов утрачена, это не значит, что общество вправе не предоставлять иные документы, которые не утрачены или которые можно восстановить.

Свежий номер
ЭЖ-Юрист №29 от 29.07.2021