За неимением собственного транспорта организация, как правило, берет его в аренду. Причем арендодателем могут выступать как юридические, так и физические лица, в том числе и сотрудники организации.
Договор аренды транспортных средств — это гражданско-правовой договор, порядок заключения и исполнения которого регулируются параграфом 3 главы 34 ГК РФ.
ГК РФ предусматривает два ви-да договора аренды транспортных средств: с экипажем и без экипажа.
Договор аренды транспортного средства с экипажем предполагает предоставление арендодателем автомобиля в аренду и оказание им услуг по управлению автомобилем и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).
При заключении договора аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ).
ВНИМАНИЕ!
Договор аренды транспортного средства (как с экипажем, так и без экипажа) независимо от его срока должен быть заключен в письменной форме. Регистрации договора не требуется.
При аренде транспортного средства с экипажем (если иное не предусмотрено договором аренды) организация-арендатор несет лишь расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов (ст. 636 ГК РФ). Поддержание надлежащего состояния арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей (ст. 634 ГК РФ), а также его страхование (ст. 637 ГК РФ) являются обязанностью работника-арендодателя.
При аренде транспортного средства без экипажа осуществление текущего и капитального ремонта транспортного средства является обязанностью арендатора (ст. 644 НК РФ). Если иное не предусмотрено договором аренды, арендатор несет также расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование (включая страхование своей ответственности), а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).
Следует иметь в виду, что в соответствии с п. 2 ст. 611 ГК РФ транспортное средство сдается в аренду вместе со всеми его принадлежностями и относящимися к нему документами. Если такие принадлежности и документы переданы не были, однако без них арендатор не может пользоваться имуществом в соответствии с его назначением либо в значительной степени лишается того, на что был вправе рассчитывать при заключении договора, в этом случае он может потребовать предоставления ему арендодателем таких принадлежностей и документов или расторжения договора, а также возмещения убытков. Кроме того, Президиум ВАС РФ в п. 8 своего Информационного письма от 11.01.2002 № 66 «Обзор практики разрешения споров, связанных с арендой» отмечает, что если арендодатель передал арендатору имущество без документов, отсутствие которых исключает эксплуатацию объекта аренды, арендная плата за период времени, в котором у арендатора отсутствовали документы, взысканию не подлежит.
В соответствии со ст. 614 ГК РФ организация-арендатор обязана своевременно вносить плату за пользование имуществом (транспортным средством). Для работника-арендодателя арендная плата является его доходом, подлежащим налогообложению.
ВНИМАНИЕ!
При аренде автотранспорта у работника организации компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях, установленная Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, не выплачивается.
Какой счет выбрать?
Если арендованный у работника транспорт используется организацией для осуществления обычных видов деятельности, расходы по выплате арендной платы учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности на основании п.5 ПБУ 10/99 «Расходы организации». В зависимости от направления использования автотранспорта расходы относятся на следующие счета:
20«Основное производство»;
23«Вспомогательные производства»;
26«Общехозяйственные расходы»;
44«Расходы на продажу» и т. д.
Какой счет использовать для учета расчетов с работником по арендной плате: 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»?
План счетов бухгалтерского учета никаких четких указаний на этот счет не содержит. Счет 70 исходя из его названия используется для обобщения информации о расчетах с работниками по оплате труда, счет 76 — для иных расчетов.
Традиционно для целей учета выплачиваемой работнику арендной платы используется счет 76. Между тем обращаем внимание, что вы-бор счета бухгалтерского учета не несет никаких налоговых последствий.
Налогообложение прибыли
Для целей налогообложения прибыли платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Осуществляемые организацией расходы на содержание и эксплуатацию транспортных средств учитываются для целей налогообложения на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Затраты организации на техническое обслуживание арендованного транспорта включаются в состав расходов на основании подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ.
Расходы на ремонт арендован-ного транспорта (при аренде без экипажа) принимаются в налоговом учете в соответствии со ст. 253 НК РФ.
Для учета указанных расходов не имеет значения, кто является арендодателем — физическое или юридическое лицо. Главное, чтобы транспортное средство использовалось организацией для извлечения прибыли, расходы были обоснованны и документально подтверждены.
Так, например, документом, подтверждающим расход горюче-смазочных материалов, будет путевой лист.
Для подтверждения произведенных налогоплательщиком расходов на ремонт основных средств необходимо иметь в наличии следующие документы:
—документы, подтверждающие оплату ремонтных работ;
—акт приемки-передачи выполнения ремонтных работ;
—договор аренды;
—документы, подтверждающие оплату использованных материалов, платежные ведомости и т. п. — при осуществлении ремонта собственными силами.
НДФЛ
Арендная плата, выплачиваемая работнику, признается его налогооблагаемым доходом на основании подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ. В отношении этого вида дохода применяется налоговая ставка в размере 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). НДФЛ удерживается работодателем при фактической выплате арендного платежа (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Схема бухгалтерских проводок при расчетах с работником может быть следующей:
Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 76
— на сумму начисленной арендной платы
Дебет 76 Кредит 68
— на сумму удержанного налога на доходы физических лиц
Дебет 76 Кредит 50
— на сумму выплаченной работнику из кассы организации арендной платы за минусом удержанного налога на доходы физических лиц.
ЕСН
Согласно п. 1 ст. 236 НК РФ для организаций объектом обложения по ЕСН признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.
При этом установлено, что выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), а также договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), к объекту налогообложения не относятся.
Таким образом, с суммы выплачиваемой работнику арендной платы единый социальный налог не начисляется.
Это утверждение в полной мере справедливо в отношении арен-ды транспортного средства без экипажа.
Что касается аренды транспортного средства с экипажем (то есть когда работник-арендодатель осуществляет управление транспортным средством), то в этом случае налоговые органы будут расценивать арендную плату не только как плату за пользование имуществом, но и как плату за управление им, которая согласно п. 1 ст. 236 НК РФ подпадает под обложение единым социальным налогом. Поэтому в договоре аренды целесообразно разделить сумму вознаграждения водителя за управление и обслуживание автотранспорта и собственно арендную плату за пользование имуществом. Первая часть платы будет подпадать под обложение ЕСН, вторая — налогообложению не подлежит.
Если не провести такое разделение, налоговые органы могут доначислить ЕСН, определив налоговую базу расчетным путем. Такое право предоставлено им подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ.
Страховые взносы в ПФР
В соответствии с п. 2 ст. 10 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются объект налогообложения и налоговая база по единому социальному налогу, установленные главой 24 НК РФ.
Таким образом, все вышесказанное в отношении ЕСН распространяется и на страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.