1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 8053

Необходим регламент взаимодействия

Инвентаризация – взгляд ИТ-руководителя

Чтобы определить эффективность используемых информационных технологий, необходимо установить, какие объекты ИТ-инфраструктуры имеются в наличии и в каком состоянии, то есть необходимо провести инвентаризацию. Однако эта процедура имеет разное толкование у сотрудников финансово-экономических, бухгалтерских служб и ИТ-подразделений. Каждая из сторон имеет свою точку зрения. Одна из них основана на том, что объект учета – рабочее место, которое в зависимости от первоначальной стоимости рассматривается как основное средство или малоценный предмет. Для другой важна каждая единица техники и все, что с ней происходит, в том числе затраты и расходы на ее обслуживание.

Парк оборудования компании состоит не только из компьютеров (рабочих станций) и серверов, а также факсов, телефонных станций – всей оргтехники. Кроме того, используются также расходные материалы – картриджи, дискеты, диски, которые периодически закупаются, не ремонтируются, а подлежат замене. Их тоже необходимо учитывать.

Для ИТ-службы важен качественный и количественный учет оборудования, история перемещений, модернизаций, ремонтов и т.п. для анализа использования каждого объекта. Нарабатывается статистика отказа определенного оборудования, и ИТ-служба может принимать оптимизированные решения для выбора нового устройства или программного обеспечения, выработать критерии их оценки.

В идеале в ИТ-отделе должно быть некое подразделение сервиса услуг (оператор), ответственное за учет парка оборудования. Именно оно должно взаимодействовать с другими отделами компании и внешними поставщиками техники, участвовать во всех операциях, связанных с приобретением техники или программного обеспечения (ПО), заниматься сервисом – ремонтом, закупками и т.д.

Эти взаимодействия должны быть регламентированы. Регламент издает ИТ-отдел и согласует его с руководителем отделения, которое обслуживает. К регламентам можно отнести, например, порядок замены картриджа или ремонта оборудования – сначала нужна служебная записка, а после этого выполнение необходимых операций. Если по регламенту необходимы финансовые средства, счета, накладные и др. документы строгой отчетности, то информация также должна быть предоставлена в бухгалтерию и экономический отдел.

При этом экономистам, как правило, надо давать планируемую цифру – бюджет – и качественную информацию (цель приобретения или модернизации, для какого подразделения предназначено). С бухгалтерией иное взаимодействие. Она, например, получив накладные, должна вернуть их ИТ-отделу с печатями. Сервис-подразделение ИТ-отдела выписывает счет и передает его в бухгалтерию для оплаты.

В этих процессах много нюансов, поэтому необходимы регламенты на каждую операцию. Бывает, что нельзя получить услугу или товар до тех пор, пока не оплачен счет или поставщик требует акт.

Часто ИТ-службой ведется только количественный учет. Он сводится к установке ряда инвентаризационных программ и поверхностной проверке на соответствие количества единиц техники бухгалтерским данным об основных средствах. Если происходит реструктуризация ИТ-инфраструктуры, необходимо провести глобальную инвентаризацию, то есть физически пройти и проверить все оборудование. При большом количестве рабочих мест высока динамика изменений, поэтому на время инвентаризации необходимо заморозить действия по перемещению и модернизации оборудования.

На каждом устройстве должны стоять номер, присвоенный ему ИТ-службой, и инвентарный номер бухучета. Эти номера необязательно должны совпадать. Только иногда, когда парк оборудования не слишком велик, ИТ-службе можно придерживаться бухгалтерской нумерации.

За единицу учета надо принимать что-то, что может перемещаться, ремонтироваться. По прошествии года необходимо сверить записи бухгалтерии и ИТ-отдела. Глобальную инвентаризацию необходимо сделать один раз. При этом, конечно, будут трудности в соотнесении номеров бухгалтерии и ИТ. Но один раз обязательно надо разобраться, ведь двум разным ИТ-номерам может соответствовать один бухгалтерский.

В любой компании постоянно что-то покупается и модернизируется. Предположим, закупается новый системный блок. Ему в ИТ-отделе присвоили номер и зафиксировали в базе данных. После этого отдали документы в бухгалтерию, которая присваивает свой инвентарный номер. Этот процесс происходит непрерывно. Для таких действий в ИТ-отделе необходимо иметь информационную систему, которая может показать, за какое время, какая техника приобреталась, построить отчеты по использованию того или иного оборудования по разным критериям оценки.

ИТ-отдел – это обслуживающее подразделение компании, которому должен быть выделен бюджет, имеющий аппаратную, программную и сервисную составляющие. Наиболее адекватный бюджет составляется на основе анализа потребностей и реальных трат, а они, в свою очередь, могут быть получены только при существовании строго и адекватного учета всех единиц оборудования.