ЕТД-2025: новая обязательная первичка для бухгалтера. Когда и как ее применять?

Вступивший в силу с 1 сентября 2025 г. Федеральный закон от 08.08.2024 № 288-ФЗ обязал участников прямых смешанных перевозок (грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель) оформлять единый транспортный документ (ЕТД). С этой даты ЕТД становится единственным законным подтверждением расходов на такие перевозки для целей бухгалтерского и налогового учета. В нашем материале рассмотрим: когда применять ЕТД, а когда — старые формы и что проверить в документе, чтобы избежать проблем при учете.

Когда применяется ЕТД

Единый транспортный документ (ЕТД) оформляется при заключении договора перевозки в прямом смешанном сообщении (п. 6 ст. 3 Федерального закона от 08.08.2024 № 288-ФЗ «О прямых смешанных перевозках и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», далее — Закон № 288-ФЗ).

Перевозка в прямом смешанном сообщении — это перевозка грузов, пассажиров, ручной клади, багажа, грузобагажа разными видами транспорта по ЕТД (п. 1 ст. 1 Закона № 288-ФЗ). Порядок организации таких перевозок и взаимоотношения между участниками определяются соглашением об организации перевозок в прямом смешанном сообщении. Оно заключается между участниками перевозок — перевозчиками, владельцами инфраструктуры железнодорожного, автомобильного, водного транспорта, операторами железнодорожного подвижного состава, экспедиторами — и иными участниками перевозочного процесса прямых смешанных перевозок.

С грузоотправителем (или пассажиром) перевозчик заключает договор перевозки в прямом смешанном сообщении. Если перевозится груз, то перевозчик, заключивший договор, обязуется своевременно и в сохранности доставить переданный грузоотправителем для перевозки груз в пункт назначения с соблюдением условий перевозки такого груза и выдать его управомоченному на получение груза лицу, а грузоотправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную указанным договором плату (п. 2 ст. 3 Закона № 288-ФЗ).

Заключить договор перевозки в прямом смешанном сообщении может только перевозчик, являющийся стороной соглашения об организации перевозок в прямом смешанном сообщении (п. 1 ст. 3 Закона № 288-ФЗ). Перевозчик должен предоставлять информацию о том, что он является стороной такого соглашения, в том числе путем ее размещения на своем сайте в сети Интернет (п. 7 ст. 2 Закона № 288-ФЗ).

Заключение договора перевозки в прямом смешанном сообщении подтверждается ЕТД. Документ может оформляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 6 ст. 3 Закона № 288-ФЗ).

Бумажная форма ЕТД

Бумажная форма ЕТД утверждена приказом Минтранса России от 11.06.2025 № 187. Она оформляется перевозчиком на своих бланках формата A4, имеющих серию и номер. В ЕТД указываются следующие сведения:

• о перевозчике;

• предмете договора перевозки;

• полном маршруте перевозки;

• грузоотправителе (пассажире);

• грузе (багаже, ручной клади, грузобагаже);

• об условиях осуществления перевозки каждым видом транспорта;

• грузополучателе (за исключением перевозки пассажиров и ручной клади);

• об особых отметках, связанных с осуществлением перевозки (при наличии);

• размере платы за перевозку;

• служебная информация перевозчика.

Расшифровку этих сведений см. в таблице на следующей странице.

Если вся требуемая информация не умещается на титульном листе, она размещается на дополнительном листе (листах) ЕТД с указанием серии и номера титульного листа ЕТД и сквозной нумерации каждого следующего за титульным листа ЕТД, начиная со второго.

В ЕТД на бумажном носителе не допускается исправление ошибок, двухсторонняя печать, использование копии ЕТД.

Электронная форма ЕТД

Форматы ЕТД утверждены приказом ФНС России от 13.08.2025 № ЕД-7-26/717@. Их два:

• формат электронного ЕТД, подтверждающего заключение договора перевозки груза в прямом смешанном сообщении;

• формат электронного ЕТД, подтверждающего заключение договора перевозки пассажира, ручной клади, багажа, грузобагажа.

Электронный ЕТД перевозки груза включает пять обязательных файлов обмена информации:

• грузоотправителя;

• перевозчика;

• перевозчика о передаче груза между участниками соглашения об организации перевозок с одного вида транспорта на другой;

• грузополучателя;

• перевозчика о выдаче груза грузополучателю.

Таким образом, в оформлении электронного ЕТД перевозки груза задействованы не только перевозчик, но и грузоотправитель и грузополучатель.

Файл обмена грузоотправителя подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Если грузоотправитель — физическое лицо (в том числе представитель юридического лица по доверенности) файл обмена может быть подписан усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Файл обмена грузополучателя подписывается в том же порядке, что и файл грузоотправителя.

Правила обмена электронным ЕТД, подтверждающим заключение договора перевозки груза в прямом смешанном сообщении, утверждены постановлением Правительства РФ от 10.07.2025 № 1036. Электронный ЕТД, подтверждающий заключение договора перевозки груза в прямом смешанном сообщении, направляется в ГИС ЭПД. Обмен электронными ЕТД и сведениями, содержащимися в них, между участниками информационного взаимодействия, а также направление таких документов в ГИС ЭПД осуществляются через информационные системы электронных перевозочных документов.

Что нужно знать бухгалтеру

Введение ЕТД не отменяет заключение обычного договора перевозки груза и оформления ТТН. Поэтому бухгалтеру при учете операций, связанных с перевозкой грузов, нужно внимательно следить за тем, каким договором оформлена перевозка и какие при этом должны быть оформлены первичные документы.

Бухгалтерский учет

По общему правилу, установленному ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», формы первичных документов, которыми оформляются факты хозяйственной жизни, определяются руководителем экономического субъекта. Разъясняя применение этой нормы, Минфин России в Информации № ПЗ-10/2012 указал, что формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Поскольку форма ЕТД утверждена приказом Минтранса России от 11.06.2025 № 187 на основании Закона № 288-ФЗ, то при отражении в бухучете факта перевозки в прямом смешанном сообщении должен использоваться только ЕТД.

Налоговый учет

В налоговом учете расходы для их признания должны быть документально подтверждены. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поскольку законодательством РФ предусмотрено, что перевозка в прямом смешанном сообщении оформляется ЕТД, для признания затрат по такой перевозке в расходах нужно иметь именно ЕТД, а не какой-то иной документ (например, товарно-транспортную накладную).

Перевозка одним видом транспорта

ЕТД оформляется только при перевозке в прямом смешанном сообщении (несколькими видами транспорта по одному перевозочному документу).

Если же перевозка производится одним видом транспорта по договору перевозки груза, заключенному по правилам ст. 785 ГК РФ, то она подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или кодексом). То есть в этом случае использовать ЕТД нельзя. Должны применятся иные документы:

• при перевозке железнодорожным транспортом — железнодорожная транспортная накладная или квитанция о приеме груза (утверждены приказом Минтранса России от 19.06.2019 № 191);

• при перевозке автомобильным транспортом — транспортная накладная (приложение № 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200).

Обратите внимание: ТТН применяется только при обороте этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции (ст. 10.2 Федерального закона от 22.11.95 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции»). Использовать ее при перевозке других видов продукции нельзя.

 

Вероятные ошибки на старте применения нового ЕТД

Ошибка	Чем грозит	Что сделать
1. Попытка использовать ЕТД для перевозки одним видом транспорта	Налоговые органы могут не принять к учету расходы на перевозку из-за неправильно оформленной первички	Проверить договор с перевозчиком. Если он заключен не по правилам Закона № 288-ФЗ о прямых смешанных перевозках, а по ст. 785 ГК РФ (перевозка груза), то применяется стандартный для данного транспорта документ (транспортная накладная, коносамент и т.д.)
2. Исправления в бумажном ЕТД	Документ может быть признан недействительным. Согласно приказу Минтранса, в бумажном ЕТД исправления не допускаются	Не корректировать документ. Единственно верный способ — оформить новый ЕТД с правильными данными
3. Использование товарно-транспортной накладной (ТТН) для обычных грузов	Риск непризнания расходов. ТТН обязательна только для оборота алкогольной продукции (ФЗ-171). Для остальных грузов автомобильным транспортом используется транспортная накладная	Для автомобильных перевозок применять транспортную накладную. ТТН — только для алкоголя
4. Отсутствие подписей всех участников в электронном ЕТД на перевозку груза	Электронный документ не будет иметь юридической силы, цепочка документооборота прервана	Проконтролировать, чтобы файлы обмена были подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя

 

Расшифровка сведений в ЕТД

Сведения	Что указывается
О перевозчике	полное и (или) сокращенное наименование (для юридического лица), ФИО (для физического лица, в том числе индивидуального предпринимателя); ИНН (для юридического лица), ОГРН (для индивидуального предпринимателя)
О предмете договора перевозки	вид перевозки (перевозка в прямом смешанном сообщении груза, багажа, грузобагажа, пассажира, ручной клади)
О полном маршруте перевозки в прямом смешанном сообщении	пункты отправления, назначения и пересадки пассажира, в том числе следующего с ручной кладью, или пункты приема, выдачи и передачи багажа (груза, грузобагажа)
О грузоотправителе (пассажире)	для физического лица (ФИО, пол, дата рождения, гражданство, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность, номер телефона и (или) адрес электронной почты (при наличии) (при оформлении проезда пассажира в ЕТД на бумажном носителе не указываются), адрес регистрации по месту жительства (пребывания) (при перевозке багажа)); для юридического лица (адрес регистрации по месту жительства (пребывания) (при перевозке багажа), полное и (или) сокращенное (при наличии) наименование, адрес в пределах места нахождения, ИНН, ОГРН, номер телефона юридического лица, адрес электронной почты (при наличии)); для индивидуального предпринимателя (ФИО, ОГРН, адрес регистрации по месту жительства (пребывания), номер телефона, адрес электронной почты (при наличии)
О грузе (багаже, ручной клади, грузобагаже)	наименование груза, места ручной клади, багажа, грузобагажа; количество мест; масса (вес) брутто и (или) нетто в килограммах; габаритные размеры (объем); тара, упаковка (при наличии); маркировка (при наличии); объявленная ценность (при наличии)
Об условиях осуществления перевозки каждым видом транспорта	при перевозке пассажиров, ручной клади (вид транспортного средства, порядковый номер маршрута, номер места (при наличии), пункт отправления, дата и время отправления, пункт пересадки (назначения), дата и время прибытия); при перевозке ручной клади (багажа, грузобагажа) (дата и пункт приема (погрузки), вид транспортного средства, срок доставки в сутках, дата и пункт назначения (передачи следующему перевозчику)); при перевозке груза (дата и пункт приема (погрузки), вид транспортного средства, срок доставки в сутках, дата и пункт назначения (передачи груза следующему перевозчику)
О грузополучателе	для физического лица (ФИО, пол, дата рождения, гражданство, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность, номер телефона и (или) адрес электронной почты (при наличии) (при оформлении проезда пассажира в ЕТД на бумажном носителе не указываются), адрес регистрации по месту жительства (пребывания) (при перевозке багажа)); для юридического лица (адрес регистрации по месту жительства (пребывания) (при перевозке багажа), полное и (или) сокращенное (при наличии) наименование, адрес в пределах места нахождения, ИНН, ОГРН, номер телефона юридического лица, адрес электронной почты (при наличии)); для индивидуального предпринимателя (ФИО, ОГРН, адрес регистрации по месту жительства (пребывания), номер телефона, адрес электронной почты (при наличии)
Особые отметки, связанные с осуществлением перевозки в прямом смешанном сообщении (при наличии)	реквизиты документов, подтверждающих право пассажира на бесплатный проезд или проезд по льготному тарифу (наименование, серия и номер документа, удостоверяющего право на льготу, СНИЛС); наименования и номера прилагаемых к ЕТД грузоотправителем документов, необходимых для осуществления перевозки в прямом смешанном сообщении; сведения о количестве, типах и контрольных знаках запорно-пломбировочных устройств; особенности перевозки багажа, груза, грузобагажа; реквизиты ЕТД (серия и номер ЕТД на бумажном носителе, номер ЕТД в электронном виде) на перевозку пассажира (при оформлении им перевозки багажа)
О размере платы за перевозку в прямом смешанном сообщении	общий размер платы за перевозку всеми видами транспорта по полному маршруту перевозки от начального до конечного пункта; размер платы за перевозку каждым видом транспорта, последовательно задействованным в перевозке в прямом смешанном сообщении, с указанием суммы с налогом, суммы без налога, а также суммы налога и размера применяемой налоговой ставки
Служебная информация перевозчика	номер терминала; дата и время оформления ЕТД; номер заказа; полное и (или) сокращенное (при наличии) наименование перевозчика (для юридического лица), ФИО перевозчика (для физического лица, в том числе индивидуального предпринимателя); форма внесения платы за перевозку (в наличной форме, в безналичной форме)