Нужно ли облагать НДФЛ и страховыми взносами суммы компенсации расходов дистанционных работников при их поездках в офис компании? Разъяснения на этот счет Минфин России дал в письме от 23.07.2021 № 03-04-05/59241.
Специалисты финансового ведомства рассмотрели ситуацию, когда дистанционные работники организации проживают в других городах и периодически привлекаются к выполнению трудовых обязанностей на стационарное рабочее место. При этом в локальном нормативном акте организации и трудовом договоре дистанционного работника предусмотрено, что организация возмещает работникам расходы на служебные поездки (оплату проезда туда и обратно, расходы на наем жилого помещения, оплату суточных).
Когда компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами
Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ установленные законодательством РФ компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая направление в служебную командировку, НДФЛ не облагаются. При этом в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные (в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами РФ), а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения.
Пунктом 2 ст. 422 НК РФ освобождена от обложения страховыми взносами оплата организацией расходов на командировку работника (суточные, в размере, указанном в п. 1 ст. 217 НК РФ, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта, на получение виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту).
Исходя из этих положений, специалисты финансового ведомства указали, что если поездка работника, выполняющего работу дистанционно, для выполнения своих трудовых обязанностей к месту нахождения работодателя признается командировкой в соответствии с трудовым законодательством РФ, то к суммам возмещения командировочных расходов дистанционного работника применяются положения п. 1 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ.
Из сказанного финансистами следует, что ключевым моментом для обложения или необложения НДФЛ и страховыми взносами выплат дистанционным работникам при их поездках в офис является квалификация такой поездки как командировки.
Является ли поездка в офис командировкой
Статьей 166 ТК РФ определено, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.1 ТК РФ, следует, что дистанционный работник выполняет свои трудовые функции вне территории и рабочего места, подконтрольных работодателю. При этом на дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ.
Учитывая эти положения, Минтруд России в письме от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733 разъяснил, что поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой. С этим согласен и Роструд (письмо от 24.01.2020 № ПГ/37458-6-1).
Отметим, что эти разъяснения касаются тех работников, которые трудятся дистанционно на постоянной основе (в течение срока действия трудового договора).
С 1 января 2021 г. в главу 49.1 ТК РФ внесены изменения. Согласно им работник может переводиться на дистанционную работу временно. Это может происходить непрерывно в течение определенного трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору срока, не превышающего шести месяцев, либо периодически при условии чередования периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и периодов выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте (ст. 312.1 ТК РФ). Трудовым договором или дополнительным соглашением к нему могут быть определены условия и порядок вызова работодателем дистанционного работника, выполняющего дистанционную работу временно, для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте (ст. 312.4 ТК РФ). При этом ст. 312.6 ТК РФ установлено, что в случае направления работодателем дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность (на другую территорию), отличную от местности (территории) выполнения трудовой функции, на дистанционного работника распространяется действие ст. 166—168 ТК РФ.
Исходя из этих норм, Роструд пришел к выводу, что при временной дистанционной работе поездка дистанционного работника в офис по вызову работодателя или в связи с чередованием режима работы дистанционно и в офисе не является служебной командировкой. Причем такая поездка не будет командировкой и в случае нахождения работника и офиса компании в разных городах и областях. Такие разъяснения специалисты службы по труду и занятости дали на сайте «Онлайнинспекция.рф» в ответ на вопросы, поступившие 7 июля и 15 июня 2021 г. При этом для работников, работающих дистанционно на постоянной основе, поездка в офис будет считаться командировкой, даже если место, где трудится дистанционный работник, и офис расположены в пределах административных границ конкретного населенного пункта. Это следует из разъяснений, данных Рострудом в ответ на вопрос, поступивший на сайт «Онлайнинспекция.рф» 26 марта 2021 г. Специалисты службы объяснили это тем, что понятие «территория», используемое в ст. 312.6 ТК РФ, трудовым законодательством не определено.
Итак, если в офис компании едет работник, трудящийся дистанционно на постоянной основе, такая поездка является командировкой. И суммы компенсации его расходов по такой поездке не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами на основании п. 1 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ. Если же в офис едет работник, который выполняет дистанционную работу временно, такая поездка командировкой не является. И суммы компенсации, выплаченные работнику в связи с такой поездкой, должны облагаться НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.