С выплатой пособий по временной нетрудоспособности бухгалтеры сталкиваются постоянно. Казалось бы, в этой операции нет ничего сложного. Работник принес больничный лист, бухгалтер рассчитал и выдал пособие, а затем часть этой суммы ставится в зачет уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование. Однако, как показывает практика, далеко не всегда ФСС России возмещает работодателям суммы пособий. Мы проанализировали, в каких случаях есть риск не получить от соцстраха выплаченные пособия.
Потеря больничного листа
Если листок временной нетрудоспособности потерял работник, то в этом нет ничего страшного. В этом случае лечащим врачом и председателем врачебной комиссии медицинского учреждения работнику оформляется дубликат утерянного больничного листа. Порядок выдачи листков нетрудоспособности утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (далее — Порядок выдачи листков нетрудоспособности). Именно дубликат больничного листа сотрудник и принесет в бухгалтерию организации.
Ситуация существенно усложнится, если листок временной нетрудоспособности работник сдал, пособие ему было выплачено, но впоследствии больничный лист потерялся.
ФСС России: пособия не будет
При проверке ревизоры из Фонда не примут к зачету за счет средств ФСС России выплаты по утерянному больничному листу. Об этом прямо говорится в письме ФСС России от 17.07.2013 № 15-03-11/12-7761. Аргументируется такая позиция следующим образом.
Назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности происходит только после того, как работник представит листок нетрудоспособности, оформленный в соответствии с Порядком выдачи листков нетрудоспособности (п. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай нетрудоспособности и в связи с материнством», далее — Закон № 255-ФЗ). В соответствии с названным Порядком при утере больничного листа работнику выдается дубликат.
По мнению специалистов ФСС России, медицинское учреждение вправе это сделать только в том случае, когда листок временной нетрудоспособности еще не был представлен работодателю для расчета и выплаты пособия. Справки медицинских организаций, в которых содержатся сведения о ранее выданных листках временной нетрудоспособности, не являются финансовыми документами и не могут подтвердить произведенные расходы по государственному социальному страхованию. Поэтому расходы, не подтвержденные документами, к зачету не принимаются и не подлежат возмещению (подп. 3 п. 1 ст. 11 Федерального закона от 16.07.99 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования» (далее — Закон № 165-ФЗ), п. 18 Положения о Фонде социального страхования Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 12.02.94 № 101).
Позиция судов
Однако с таким фискальным подходом не согласны суды. Примером может служить постановление ФАС Уральского округа от 28.06.2013 № А60-40210/2012. В нем арбитры при рассмотрении аналогичного спора встали на сторону компании.
В ходе выездной проверки правильности расходов на выплату пособий Фонд выявил, что у организации отсутствуют листки временной нетрудоспособности, по которым были выплачены пособия. Это послужило основанием для непринятия к зачету расходов на выплату таких пособий. Компания с таким решением не согласилась и обратилась в суд.
Суды трех инстанций поддержали организацию. Обоснованность расходов по выплате пособий была подтверждена следующими документами:
- сведениями медицинских учреждений о выданных листках нетрудоспособности с указанием серий и номеров больничных листов, ФИО работников, периодов болезни;
- копиями корешков листков временной нетрудоспособности;
- расчетами сумм пособий;
- копиями расчетных листков сотрудников организации.
Арбитры указали следующее. При наступлении страхового случая (в нашем случае болезни работника) работодатели обязаны выплачивать своим сотрудникам пособие по временной нетрудоспособности (подп. 6 п. 2 ст. 12, подп. 5 п. 2 ст. 8 Закона № 165-ФЗ). Основанием для выплаты работнику пособия является наступление документально подтвержденного страхового случая (ст. 22 Закона № 165-ФЗ). То есть работник должен представить листок временной нетрудоспособности (ч. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). При этом обязанность своевременно сдать этот документ в бухгалтерию возложена на работника (ст. 10 Закона № 165-ФЗ).
Часть пособия финансируется за счет средств ФСС России. Поэтому выплата работодателем этой суммы пособия происходит в счет уплаты страховых взносов в ФСС России (ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ). То есть при перечислении страховых взносов на обязательное социальное страхование организация уменьшает их на сумму расходов на выплаты пособий работникам (ч. 2 ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ).
Фонд может не принять к зачету расходы на выплату пособий (подп. 3 п. 1 ст. 11 Закона № 165-ФЗ). Но для этого нужно доказать, что выплата пособий была произведена с нарушением законодательства РФ. В рассматриваемом деле расходы подтверждены расчетами сумм пособий, копиями расчетных листков работников. Эти документы доказывают факт наступления страховых случаев, подтверждают фактическую выплату пособий и позволяют определить периоды временной нетрудоспособности.
Арбитры отклонили довод Фонда о том, что расходы не подтверждены документально из-за отсутствия листков нетрудоспособности. Судьи отметили, что необеспечение организацией сохранности оригиналов больничных листов само по себе не может являться основанием для непринятия к зачету расходов на выплату пособий.
Действующим законодательством не предусмотрена повторная выдача листков нетрудоспособности взамен тех, которые были утрачены по вине работодателя. Поэтому правомерность произведенных расходов можно подтвердить иными документами (справками и письмами медицинских учреждений, расчетами сумм пособий, копиями корешков листков временной нетрудоспособности).
На наш взгляд, используя приведенную выше аргументацию, у компаний есть хороший шанс выиграть судебное разбирательство.
Пособия во время отпуска
По общему правилу в том случае, когда работник заболел в отпуске, ему все равно выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. При этом не имеет значения момент наступления болезни (до начала отпуска или уже в отпуске). Это связано с тем, что случаи, когда работнику не начисляется и не выплачивается пособие по временной нетрудоспособности перечислены в ч. 1 ст. 9 Закона № 255-ФЗ. В подпункте 1 указанной нормы сказано, что пособие не назначается за период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной или без оплаты. Исключение — наступление болезни работника в период ежегодного оплачиваемого отпуска.
Обратите внимание, из вышесказанного следует, что если работник заболел в отпуске без сохранения заработной платы, то пособия он не получит. Но только за те дни, которые приходятся на такой отпуск. Если по его окончании работник все еще продолжает болеть, то за дни после окончания отпуска пособие ему полагается.
А как быть в том случае, когда после отпуска работник принес больничный лист по уходу за ребенком? Сразу скажем, что если в период отпуска, например, матери у нее заболел ребенок, то больничный лист ей не положен. В пункте 40 Порядка выдачи листков нетрудоспособности сказано, что больничный лист по уходу не выдается в период ежегодного оплачиваемого отпуска и отпуска без сохранения заработной платы. А в пункте 41 Порядка выдачи листков нетрудоспособности уточняется, что при заболевании ребенка в период, когда мать не нуждается в освобождении от работы (находится в отпуске), листок выдается со дня, когда мать должна приступить к работе.
Однако, как показывает практика, врачи зачастую не интересуются, работает сейчас мать или нет, и выписывают больничный лист, который работница впоследствии представляет в бухгалтерию. Такой больничный лист за дни ухода за ребенком в отпуске не будет оплачен. Ведь из вышеприведенной нормы Закона № 255-ФЗ прямо следует, что пособие полагается только тогда, когда в ежегодном оплачиваемом отпуске заболел сам работник.
Болезнь вахтовиков
Как показывает практика, достаточно часто у бухгалтеров возникают вопросы при начислении пособий работникам, которые трудятся вахтовым методом и заболевают в период междувахтового отдыха. Нужно ли выплачивать пособие в этом случае?
Такой вопрос возник не случайно. Причина — п. 7.5 Положения о вахтовом методе, утвержденное постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.87 № 794/33-82. В нем сказано, что в случае наступления временной нетрудоспособности у работников-вахтовиков в период предоставленного им отдыха (отгула) пособие за дни нетрудоспособности, совпавшие с днями отдыха, не выдается. Если временная нетрудоспособность продолжается и после окончания срока отдыха, пособие выплачивается со дня, с которого работник должен приступить к работе.
Но на сегодняшний день эта норма не работает. Это связано с тем, что раньше оплате подлежали только рабочие дни, приходящиеся на период болезни, а с 1 января 2007 г. оплачиваются календарные дни временной нетрудоспособности (ч. 1, 8 ст. 6 Закона № 255-ФЗ, п. 18 Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375, далее — Положение № 375). Поэтому вахтовикам, которые заболели в период междувахтового отдыха, выплачивается пособие за все календарные дни болезни.
Аналогичного мнения придерживаются и специалисты ФСС России. В письме от 26.01.2012 № 15-03-11/12-782 они указали, что при вахтовом методе работы устанавливается суммированный учет рабочего времени за месяц, квартал или иной более длительный период, но не более чем за один год. Учетный период охватывает все рабочее время, время в пути от места нахождения работодателя или от пункта сбора до места выполнения работы и обратно, а также время отдыха, приходящееся на данный календарный отрезок времени (ст. 300 Трудового кодекса).
Оплате подлежат все календарные дни болезни физического лица, независимо от режима работы организации. Согласно ч. 8 ст. 6 Закона № 255-ФЗ из расчета исключаются только календарные дни, указанные в ч. 1 ст. 9 Закона № 255-ФЗ. Дни междувахтового отдыха не указаны в числе периодов, за которые пособие по временной нетрудоспособности не начисляется.
Кроме того, следует учитывать, что с 1 января 2011 г. из Положения № 375 исключен п. 8, согласно которому при определении среднего заработка работника для расчета суммы пособия по временной нетрудоспособности из расчетного периода исключался период отдыха в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом методе организации работ.
Как видите, с выплатой пособия по временной нетрудоспособности за период болезни в дни междувахтового отдыха проблем возникнуть не должно.
Больничный в период простоя
Вызывает сложности и вопрос относительно оплаты работнику листка временной нетрудоспособности, если работник болел во время простоя организации по вине работодателя. Ответ на этот вопрос зависит от того, когда именно открыт больничный лист. Если до начала простоя, то пособие работнику положено, если в период простоя — нет. Объясним подробнее.
До 1 января 2011 г. действующее законодательство не содержало ответа на рассматриваемый вопрос, что приводило к многочисленным спорам. Дело в том, что специалисты ФСС России считали, что пособие не должно начисляться в том случае, когда работник заболел в период простоя (письмо от 22.03.2010 № 02-03-13/08-2497). Однако суды придерживались иного мнения. Так, Президиум ВАС РФ в постановлении от 18.05.2010 № 17762/09 указал, что действующее на тот момент законодательство не устанавливает зависимость выплаты пособия от того, когда работник заболел (до начала простоя или после).
К сожалению, такая выгодная для плательщиков точка зрения судов не нашла поддержки у законодателей. С 1 января 2011 г. в Закон № 255-ФЗ были внесены изменения. Согласно новой редакции ч. 7 ст. 7 Закона № 255-ФЗ листок временной нетрудоспособности оплачивается, только если болезнь работника наступила до того, как в организации объявлен простой.
Фальшивый бланк
Если при проверке ревизоры из ФСС России обнаружат поддельные листки временной нетрудоспособности, то расходы на выплату пособий по таким больничным листам абсолютно точно не примут к зачету. Об этом неоднократно сообщалось на официальном сайте ФСС России (www.fss.ru). Чтобы избежать подобных ситуаций, специалисты региональных отделений ФСС России выпускают памятки для работодателей, в которых содержится информация о том, как отличить настоящий бланк листка временной нетрудоспособности от фальшивого. Например, в Нижегородском отделении ФСС России назвали следующие признаки поддельного бланка:
- отсутствие водяного знака с логотипом ФСС России;
- отсутствие защитных волокон трех видов: синего, розового, светло-зеленого;
- белый цвет ячейки для заполнения листка нетрудоспособности;
- несоответствие качества бумаги качеству легитимного бланка листка нетрудоспособности;
- использование неправильных наименований лечебных учреждений, не соответствующих данным медицинским организациям;
- указание при заполнении листков нетрудоспособности неправильного адреса медицинской организации;
- наличие грубых нарушений в оформлении раздела «Заполняется врачом медицинской организации» листка нетрудоспособности: не указывается период стационарного лечения, используются фамилии врачей, не работающих в данной медицинской организации;
- если при введении номера листка нетрудоспособности в программу АРМ данный номер не определяется;
- использование печати, не соответствующей наименованию медицинской организации.
Если у организации возникли сомнения в подлинности листка временной нетрудоспособности, то специалисты соцстраха советуют поступить следующим образом.
Во-первых, нужно проверить на сайте ФСС России, не числится ли больничный лист в списке недействительных листков временной нетрудоспособности. Список находится в разделе «Информация для работодателей», и в нем содержатся номера листков, которые были похищены из медицинских учреждений или утеряны ими. Во-вторых, если в этом списке нет номера бланка, но он все равно вызывает подозрения, то лучше обратиться в территориальные органы ФСС России, которые подтвердят или опровергнут его подлинность.