Многие организации перед новогодними праздниками устраивают корпоративные вечера. Но ни в бухгалтерском, ни в налоговом законодательстве нет правил, специально предназначенных для учета затрат на банкет для своих сотрудников. Как такие расходы отразить в бухучете и учесть для целей налогообложения?
Оформление
К расходам на оплату труда относится стоимость бесплатно предоставляемых в соответствии с законодательством РФ питания и продуктов, а также иные расходы, предусмотренные трудовым и (или) коллективным договорами (п. п. 4 и 25 ст. 255 НК РФ).Однако вряд ли каждый праздник предусматривается в индивидуальном трудовом договоре как натуральная форма оплаты труда, причем с соответствующим заявлением от работника. Поэтому будем считать, что затраты на новогодний стол в трудовых договорах не предусмотрены.
В таком случае желательно оформить ряд внутренних организационно-распорядительных документов, таких как:
- приказ руководителя о проведении данного праздника;
- список работников, позволяющий определить сумму на каждого работника, получившего бесплатное питание;
- смету расходов, составленную на основе меню.
Рассмотрим особенности отражения в бухгалтерском учете и налогообложения данной операции, не указанной в трудовых договорах.
Бухгалтерский учет
Праздник своими силами
Если предоставление бесплатного питания не предусмотрено коллективным и трудовыми договорами и праздник проводится организацией своими силами, то учет расчетов с работниками следует вести с использованием счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", к которому целесообразно открыть соответствующий субсчет "Расчеты по предоставленному бесплатному питанию". Передача работникам бесплатного питания только в этом случае должна отражаться по дебету этого субсчета в корреспонденции со счетом 90 "Продажи", субсчет 1 "Выручка".
Передача бесплатного питания признается объектом обложения НДС согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ. Исчисленная сумма НДС отражается в общеустановленном порядке:
Дебет 90/3 "НДС" - Кредит 68 ("Расчеты по НДС")
- начислен в бюджет НДС со стоимости предоставленного питания.
Затраты по предоставлению работникам бесплатного питания, не предусмотренного коллективным и трудовыми договорами, учитываются как прочие расходы (п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации").
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета стоимость предоставленного работникам питания, учтенная на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты по предоставленному бесплатному питанию", списывается в дебет счета 91, субсчет 2 "Прочие расходы".
В бухгалтерском учете делаются следующие записи (с начислением НДС):
Дебет 73 ("Расчеты по предоставленному бесплатному питанию") - Кредит 90/1 "Выручка"
- предоставлено праздничное питание работникам;
Дебет 91/2 "Прочие расходы" - Кредит 73 ("Расчеты по предоставленному бесплатному питанию")
- стоимость праздника включена в состав прочих расходов.
Корпоратив в собственной столовой
Часто встречается вариант, когда вечер организуется в собственной столовой. Расходы по организации бесплатного питания своих работников, не предусмотренные действующим законодательством, а также условиями трудовых (коллективных) договоров, учтенные в бухгалтерском учете организации по дебету счета 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", также признаются прочими расходами и отражаются следующими записями (с начислением НДС):
Дебет 29 - Кредит 02 (10, 60, 69, 70)
- учтены затраты, связанные с содержанием столовой;
Дебет 91/2 "Прочие расходы" - Кредит 29
- стоимость бесплатно предоставленного своим работникам питания признана в качестве прочих расходов отчетного периода.
Вечер в ресторане
Наиболее распространенным является вариант, когда организации пользуются услугами внешнего предприятия общественного питания. В бухгалтерском учете при предоставлении работникам бесплатного питания, не предусмотренного коллективным и трудовыми договорами, делаются следующие записи:
Дебет 73 ("Расчеты по предоставленному бесплатному питанию") - Кредит 76
- предоставлено праздничное питание работникам;
Дебет 91/2 "Прочие расходы" - Кредит 73 ("Расчеты по предоставленному бесплатному питанию")
- стоимость праздника включена в состав прочих расходов.
Пример. ООО "Экспертбюро" оплатило по безналичному расчету праздничный фуршет для работников в сумме 300 000 руб. Бесплатное питание работников не предусмотрено условиями заключенных трудовых договоров.
В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие записи:
Дебет 60 - Кредит 51
- 300 000 руб. - оплачена специализированной организации стоимость праздничного обеда;
Дебет 73 - Кредит 60
- 300 000 руб. - отражена стоимость праздничного обеда;
Дебет 91/2 "Прочие расходы" - Кредит 73
- 300 000 руб. - стоимость праздничного обеда включена в состав прочих расходов;
Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ" - Кредит 73
- 39 000 руб. (300 000 руб. x 13%) - удержан НДФЛ со стоимости бесплатно предоставленного праздничного обеда (при условии, что стандартные вычеты в текущем месяце работникам не полагаются).
Поскольку расходы на оплату питания в данном случае не учитываются при налогообложении прибыли на основании п. 25 ст. 270 НК РФ, возникает постоянная разница, формирующая постоянное налоговое обязательство согласно п. п. 4 и 7 ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль", которая отражается следующей проводкой:
Дебет 99 - Кредит 68 ("Расчеты по налогу на прибыль")
- 72 000 руб. (300 000 руб. x 24%) - отражено постоянное налоговое обязательство.
Обратите внимание! С 1 января 2009 г. ставка налога на прибыль составит 20%. Это изменение в п. 1 ст. 284 НК РФ внесено Федеральным законом от 26.11.2008 N 224-ФЗ.
Налогообложение
Налог на прибыль
Как уже было отмечено, в налоговом учете расходы на проведение банкета для своих сотрудников не учитываются для целей налогообложения прибыли на основании п. 25 ст. 270 НК РФ, в соответствии с которой при определении налоговой базы не учитываются расходы в виде компенсаций удорожания стоимости питания в столовых, буфетах или профилакториях либо предоставления его по льготным ценам или бесплатно.
Исключение составляют специальное питание для отдельных категорий работников в случаях, предусмотренных действующим законодательством, и случаи, когда бесплатное или льготное питание предусмотрено трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
В соответствии с положениями гл. 25 НК РФ расходы по организации бесплатного питания своих работников, не предусмотренные действующим законодательством, а также условиями трудовых (коллективных) договоров, не будут учитываться в целях налогообложения прибыли.
Следовательно, организация должна осуществлять такие расходы за счет прочих расходов, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Для организаций, применяющих ПБУ 18/02, в этом случае возникают постоянные разницы.
Единый социальный налог
Поскольку расходы на бесплатное питание работников не учитываются в целях налогообложения, то на основании п. 3 ст. 236 НК РФ у плательщиков налога на прибыль стоимость бесплатного питания не является объектом обложения единым социальным налогом и соответственно, страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ (ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации").
Кроме того, не нужно начислять взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний согласно п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184.
Налог на доходы физических лиц
К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями либо индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Даже если праздничное питание, бесплатно предоставляемое работникам организации, не предусмотрено в их трудовых договорах, все равно на основании пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ стоимость такого питания подлежит включению в состав доходов каждого работника, облагаемых по ставке 13%. Следовательно, на эту сумму необходимо начислить НДФЛ.
Налоговая база определяется как стоимость такого питания, исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, установленном ст. 40 НК РФ (п. 1 ст. 211 НК РФ). При этом в стоимость питания включается соответствующая сумма НДС и акцизов.
Однако это возможно, только если точно определена стоимость питания, полученного каждым работником. Ведь НДФЛ - это персонифицированный налог, который рассчитывается индивидуально по каждому работнику исходя из его дохода.
Но на практике иногда невозможно подсчитать отдельно стоимость каждого обеда, так как нередко новогоднее меню подается в форме шведского стола.
При этом нельзя автоматически поделить стоимость банкета на количество работников. Такой вывод следует из арбитражной практики, например из Информационного письма Президиума ВАС РФ от 21.06.1999 N 42, а также из Постановления ФАС Северо-Западного округа от 31.07.2000 N А56-4253/00. Правда, они были приняты по спорам, связанным с подоходным налогом, однако мы считаем, что все выводы, сделанные арбитражными судами, справедливы и в целях исчисления НДФЛ.
Налоговые органы считают, что для исчисления НДФЛ необходимо четко определить стоимость обедов, полученных каждым работником организации, и требуют организовать персонифицированный учет доходов. Но, по нашему мнению, если дело дойдет до суда, налоговикам будет трудно рассчитать стоимость каждого обеда и доказать судьям обоснованность своих расчетов.