1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 1216

В служебную поездку на авто по доверенности

Минфин России изменил позицию по вопросу учета расходов на использование личного автотранспорта сотрудников для служебных целей. В письме от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812 разрешено отражать указанные расходы даже в том случае, когда работник компании управляет автомобилем по доверенности.

Проблема, рассмотренная в комментируемом письме, касается условий, при соблюдении которых фирма при расчете налога на прибыль может учесть в расходах компенсацию сотруднику за использование личного автомобиля.

Доверительная история

Долгое время Минфин России и налоговые органы не возражали против учета компенсаций, если сотрудник управляет автомобилем по доверенности. В своих разъяснениях чиновники отмечали, что возмещение расходов работнику, использующему личное имущество в служебных целях, предусмотрено в ст. 188 Трудового кодекса, а возможность включения данной компенсации в расходы по налогу на прибыль — в подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Чиновники придерживались мнения, что порядок выплаты и учета этих сумм не зависит от того, принадлежит машина работнику на праве собственности или он управляет автомобилем по доверенности. В последнем случае для подтверждения расходов финансисты и налоговики рекомендовали взять у сотрудника копию доверенности (письма Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140, УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1 и от 22.02.2007 № 20-12/016776).

И вот весной прошлого года в письме от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150 Минфин России кардинально изменил позицию: в расходах можно учесть компенсацию за использование автомобиля в служебных целях, только если авто принадлежит работнику на праве собственности.

Интересно, что новую позицию финансисты аргументировали все той же ст. 188 ТК РФ. Напомним формулировку данной нормы: «При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику...»

Из последних слов чиновники сделали вывод: если работник управляет автомобилем по доверенности, учитывать компенсацию в целях налогообложения прибыли нельзя.

Правомерность такой точки зрения, безусловно, вызывает большие сомнения. Дело в том, что требования о принадлежности имущества сотруднику именно на праве собственности ни налоговое, ни трудовое законодательство не содержит.

Кроме того, в НК РФ нет понятия «владелец транспортного средства». Значит, можно обратиться к другим отраслям законодательства, в которых этот термин расшифрован. Определение владельца транспортных средств приведено в ст. 1 Федерального закона от 25.04.2002 № 40-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств». Под ним понимается не только собственник, но и лицо, управляющее машиной на праве хозяйственного ведения или оперативного управления либо на ином законном основании (право аренды, доверенность на право управления транспортным средством, распоряжение соответствующего органа о передаче этому лицу транспортного средства). Поэтому автомобиль может находиться у физического лица и на основании доверенности.

К счастью, в конце прошлого года Минфин России изменил такую невыгодную для налогоплательщиков точку зрения. В письме от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812 четко сказано, что расходы на названные компенсации могут быть учтены организацией в расходах в соответствии с подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ и в том случае, если работники управляют автомобилем по доверенности.

О чем не стоит забывать

К сожалению, проблема с доверенностью — не единственный вопрос, который приходится решать бухгалтеру при налогообложении рассматриваемых сумм. Условия, которые необходимо выполнить при учете таких компенсаций, содержатся в Налоговом кодексе. Кроме этого требования выдвигают и чиновники. Какие правила нужно выполнить, чтобы налоговики не исключили компенсации из базы по налогу на прибыль?

Из Кодекса слов не выкинешь

Организация вправе относить к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Из этого следует, что, во-первых, поездки должны быть исключительно по служебным делам. Во-вторых, суммы компенсаций компания вправе учитывать в расходах по налогу на прибыль только в пределах определенных норм. Эти лимиты утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. В-третьих, автомобили должны быть легковыми. Но это не означает, что расходы на выплаты компенсации за использование личных грузовых автомобилей для служебных целей нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Это можно сделать по подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

С какими требованиями чиновников лучше согласиться

Теперь поговорим об условиях, на которых настаивает Минфин России. Работники должны вести учет служебных поездок в путевых листах. Именно этот документ подтвердит служебный характер поездок (письмо Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6).

Кроме того, компенсационные выплаты должны производиться на основании приказа руководителя организации. В нем необходимо указать конкретные размеры компенсаций (в зависимости от интенсивности использования) и документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля (например, техпаспорт или доверенность) (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140).

Возмещение выплачивается только тем сотрудникам, чья производственная (служебная) деятельность связана с постоянными разъездами (письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140).

В размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтены все затраты: износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт. Дополнительные компенсации названных расходов не могут быть отнесены в состав расходов. Эти требования изложены в письме от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140.

И наконец, бухгалтерия при выплате компенсации должна следить за тем, не находился ли сотрудник в отпуске, командировке или на больничном. Ведь выплата полагается только за время фактического использования автомобиля в служебных целях. Если личный транспорт по названным причинам простаивал, возмещения не учитываются в расходах, уменьшающих налоговую базу по прибыли (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).