Обязанность налогоплательщиков по обеспечению сохранности данных бухгалтерского и налогового учёта и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов в течение четырёх лет предусмотрена подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.
Однако для отдельных документов устанавливается иная продолжительность срока хранения. В частности, документы, подтверждающие объём понесённого убытка, налогоплательщик обязан хранить в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283 НК РФ), говорится в сообщении ФНС.
Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок (4 года). Его исчисление осуществляется в специальном порядке. С учётом требований ст. 252 НК РФ срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учёте (учёта расходов на приобретение такого имущества).
Законодательством о бухгалтерском учёте устанавливается срок хранения первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в течение не менее пяти лет. Согласно приказу Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 документы об определении амортизации основных средств хранятся постоянно. Данная позиция подтверждается письмом Минфина России от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270.