По общему правилу документом, подтверждающим расходы на приобретение авиабилета в целях налогообложения прибыли организации, является посадочный талон. В нём указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку, номер посадочного места на борту судна и другая информация по необходимости. Об этом говорится в п. 84 Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей», утверждённых Приказом Минтранса РФ от 28.06.2007 № 82.
В случае утери посадочного талона расходы на приобретение авиабилета могут учитываться при наличии справки, выданной авиаперевозчиком (его представителем) в подтверждение полёта.
Такие разъяснения даны Минфином России в Письме от 09.11.2011 № 03-03-07/50.