Форма УПД приведена в приложении № 1 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры». Она заменяет собой счет-фактуру, а также первичный документ (например, товарную накладную) и может использоваться в двух вариантах:
как счет-фактура и передаточный документ (акт), в этом случае в поле «статус» формы УПД указывается «1»;
как передаточный документ (акт), в этом случае в поле «статус» формы УПД ставится «2».
Отметим, что исходя из разъяснений, данных ФНС России в письме от 23.12.2015 № ЕД-4-15/22619, часть УПД, относящаяся к счету-фактуре, отграничена в форме черной рамкой. Строки 15 и 18, о которых идет речь в вопросе, находятся за пределами этой рамки. Соответственно, они относятся к передаточному документу (товарной накладной, акту сдачи-приемки работ и т.д.).
Строка 15
Данная строка носит название «Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял». Ее заполняет покупатель.
В приложении № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ даны рекомендации по заполнению реквизитов формы УПД (далее — Рекомендации). Согласно им в строке 15 указывается должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке от имени покупателя, а также его подпись с указанием фамилии и инициалов. При этом лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ.
Из положений ст. 182 ГК РФ следует, что действовать по сделке от имени компании может представитель на основании доверенности. Таким образом, уполномоченное покупателем по доверенности на получение товаров лицо вправе подписать строку 15 с указанием своей фамилии и инициалов, а также должности. Соответственно, если УПД подписывается усиленной электронной цифровой подписью, в строке 15 должна использоваться ЭЦП лица, уполномоченного на приемку работ, услуг, товаров по доверенности.
Нотариальное удостоверение доверенности на получение товаров (работ, услуг) не требуется. Она выдается за подписью руководителя компании-покупателя или иного лица, уполномоченного на подписание доверенностей (п. 4 ст. 185 ГК РФ).
В отличие от товарной накладной, в форме УПД нет специальных строк для указания реквизитов доверенности получателя груза. На наш взгляд, сведения о доверенности можно указать в строке 17 «Иные сведения о получении, приемке». Согласно Рекомендациям, в строке 17 приводятся, в частности, данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком) при получении товаров (работ, услуг), являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.
Строка 18
Данная строка называется «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни». В Рекомендациях сказано, что в строке 18 отражается должность лица, ответственного за правильное оформление сделки со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Если ответственным за оформление сделки является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени компании (то есть указанное в строке 15), то в строке 18 могут заполняться только сведения о должности и ФИО без повторения подписи. Если у покупателя за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в УПД необходимо будет ввести дополнительную строку, например 18а, для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного лица.
Таким образом, строка 18 должна быть обязательно заполненной. Это следует не только из Рекомендаций, но и из Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). Дело в том, что, как мы уже указали выше, УПД заменяет собой не только счет-фактуру, но и первичный учетный документ. А одним из обязательных реквизитов первичного учетного документа, удостоверяющего факт хозяйственной жизни, является наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, а также подпись этого лица (лиц), с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этого лица (лиц) (подп. 6 и 7 п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
В информации № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ „О бухгалтерском учете“» Минфин России указал, что исходя из ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона № 402-ФЗ руководителем компании определяется состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов ее хозяйственной жизни, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Об утверждении перечня лиц, имеющих право подписывать первичные документы, сказано и в п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. Таким образом, перечень лиц, ответственных за правильность оформления фактов хозяйственной жизни, у компании должен быть.
