Обязанность по ежемесячному представлению в Пенсионный фонд сведений о работниках была введена Федеральным законом от 29.12.2015 № 385-ФЗ «О приостановлении действия отдельных положений законодательных актов Российской Федерации, внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и особенностях увеличения страховой пенсии, фиксированной выплаты к страховой пенсии и социальных пенсий» (далее — Закон № 385-ФЗ). Так, ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» была дополнена п. 2.2, согласно которому страхователь должен ежемесячно не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем, представлять о каждом работающем у него застрахованном лице СНИЛС, ФИО и ИНН (ст. 2 Закона № 385-ФЗ). Этот пункт вступил в силу с 1 апреля 2016 г. (п. 2 ст. 9 Закона № 385-ФЗ). Форма СЗВ-М, по которой такие сведения должны представляться, утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.
Таким образом, начиная с апреля 2016 г. все плательщики страховых взносов, в том числе и физические лица, не признаваемые индивидуальными предпринимателями, которые производят выплаты и вознаграждения физическим лицам, должны ежемесячно представлять форму СЗВ-М в территориальные органы ПФР. При этом они не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом (I квартал, полугодие, девять месяцев, год), сдают в ПФР расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в ПФР и на обязательное медицинское страхование в ФФОМС по форме РСВ-1, утвержденной постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 № 2п.
Данные о ФИО и СНИЛС работников есть в таблице 6.1 раздела 6 формы РСВ-1. Они же, а также ИНН работника приводятся и в форме СЗВ-М. Необходимость дублирования информации о работниках в форме СЗВ-М вызвана изменением порядка индексации пенсий работающим пенсионерам. Дело в том, что согласно ст. 26.1 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (далее — Закон № 400-ФЗ), которая вступила в силу с 1 января 2016 г., за период работы пенсионера пенсия выплачивается ему без учета ежегодных индексаций. Как только он перестает работать, его пенсия пересчитывается с учетом всех индексаций и корректировок, произошедших за период его работы. Согласно п. 4 ст. 26.1 Закона № 400-ФЗ уточнение факта осуществления (прекращения) пенсионерами работы осуществляется Пенсионным фондом на основании сведений, предоставляемых работодателями. Поскольку пенсия начисляется ежемесячно, а форма РСВ-1 сдается ежеквартально, ее данные не позволяют своевременно отслеживать факт работы пенсионера. В связи с этим и потребовалось представлять в ПФР информацию о работающих лицах ежемесячно, несмотря на то что та же информация содержится и в форме РСВ-1.