Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику должна выплачиваться компенсация, а также возмещаться расходы, связанные с использованием этого имущества. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Организации вправе снизить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму выплаченных компенсаций работникам за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако данные расходы учитываются лишь в пределах норм, установленных Правительством РФ. Так, согласно постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно предельный размер компенсации составляет 1200 руб. в месяц. Если рабочий объем двигателя легкового автомобиля больше 2000 куб. см, то максимальная сумма компенсации, учитываемая в расходах, равна 1500 руб. в месяц. Таким образом, организация должна выплачивать работнику сумму компенсации, установленную в соглашении, а в расходах можно учесть лишь не более 1200 или 1500 руб. в месяц (в зависимости от объема двигателя).
Минфин России придерживается позиции, что при установлении Правительством РФ максимального размера компенсаций учтены все затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (величина износа, стоимость ГСМ, затраты на ремонт). Поэтому налогоплательщики не вправе дополнительно (помимо компенсаций в размере 1200 или 1500 руб.) отразить в налоговой базе какие-либо другие расходы, связанные с использованием автомобилей, в том числе в виде стоимости израсходованных ГСМ (см., например, письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239). С этим согласны и судьи (п. 4 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации (налог на прибыль организаций), одобренного президиумом ФАС Уральского округа 29.05.2009).
В налоговой базе учитываются только обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ). По мнению Минфина России (письмо от 27.06.2013 № 03-04-05/24421), для подтверждения расходов на выплату компенсаций за использование личного транспорта в служебных целях организация должна иметь в наличии:
— документы, свидетельствующие о принадлежности работнику транспорта на праве личной собственности (паспорт транспортного средства и свидетельство о регистрации);
— документы, обосновывающие расчет сумм компенсаций;
— путевые листы, подтверждающие фактическое использование транспорта в интересах работодателя;
— документы, подтверждающие суммы расходов (чеки на ГСМ, ремонт и т.п.).
О необходимости составления путевых листов для подтверждения расходов на выплату компенсаций работникам, использующим личный транспорт, говорится также в письме Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406. А вот в письме от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46664 специалисты финансового ведомства не дали четкого ответа на вопрос, нужны ли путевые листы. Финансисты ограничились общими фразами о том, что налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета.
Суды считают, что оформлять путевые листы в рассматриваемой ситуации не обязательно. В частности, ФАС Центрального округа (постановление от 25.05.2009 № А62-5333/2008) указал, что выписывать путевой лист работнику, использующему личный автотранспорт в служебных целях и не являющемуся водителем, общество не обязано, поскольку путевые листы применяются организациями в целях учета работы принадлежащего ей автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях.
Семнадцатый арбитражный апелляционный суд (постановление от 31.01.2008 № 17АП-218/2008-АК 2008) также принял сторону налогоплательщика, подтвердив, что отсутствие путевых листов при использовании личных транспортных средств работников само по себе не свидетельствует о наличии либо отсутствии связи между использованием транспорта и производственным характером поездок. А так как расходы на выплату компенсаций были подтверждены другими документами, суд посчитал, что они учтены в налоговой базе правомерно.
Приведенные доводы судов помогут организациям, не желающим составлять путевые листы, обосновать свою позицию при спорах с налоговиками. Если же ваша компания предпочитает избегать споров, рекомендуем все же составлять путевые листы, подтверждающие служебный характер использования транспорта работников.
