Гарантии и компенсации лицам, совмещающим работу с обучением, предоставляются только по основному месту работы (ст. 287 ТК РФ).
Некоторые из таких гарантий (без уточнения, что они предоставляются именно аспирантам) прописаны в гл. 26 ТК РФ.
Так, например, ст. 173 ТК РФ установлено, что по соглашению сторон трудового договора сокращение рабочего времени производится путем предоставления работнику одного свободного от работы дня в неделю либо сокращения продолжительности рабочего дня в течение недели.
Более конкретные нормы в отношении лиц, обучающихся, в частности, в аспирантуре (заочно), установлены Федеральным законом от 22.08.1996 N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании".
Аспирантом является лицо, имеющее высшее профессиональное образование, обучающееся в аспирантуре и подготавливающее диссертацию на соискание ученой степени кандидата наук (п. 2 ст. 19 Закона N 125-ФЗ). Аспиранты заочной формы обучения имеют право в том числе на один свободный от работы день в неделю (так называемый библиотечный день) с оплатой его в размере 50% получаемой заработной платы, но не ниже 100 руб. (п. 7 ст. 19 Закона N 125-ФЗ).
При этом не уточнено, в течение какого периода действует указанная льгота. Поэтому предоставлять ее придется в течение всего периода обучения в аспирантуре. Но для этого, очевидно, необходимо, чтобы ваш сотрудник подал соответствующее заявление.
Некоторые специалисты полагают, что в особых случаях (сезонное производство и т.п.) допускается предоставление свободных дней, установленных законодательством, в суммированном виде.
Соглашение с аспирантом, о котором говорится в ст. 173 ТК РФ, нужно заключить в письменной форме, хотя такое требование в этой статье отсутствует. Ведь для оформления табеля (простановки в данном случае отметки "УВ") понадобится основание.
50% получаемой заработной платы, которые следует выплачивать за библиотечный день согласно п. 7 ст. 19 Закона N 125-ФЗ, очевидно, означают 50% среднего заработка, которые сопоставляются со 100 руб. в месяц.
По поводу налогообложения указанных выплат рекомендуется ознакомиться с Письмом Минфина России от 15.02.2008 N 03-04-06-02/13.
В нем финансисты приводят ссылку на абз. 1 и п. 6 ст. 255 НК РФ. Указанными нормами установлено, что любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, связанные с режимом работы или условиями труда, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами, относятся к расходам на оплату труда, учитываемым при расчете налоговой базы по налогу на прибыль. В частности, к таким расходам относится сумма начисленного работникам среднего заработка, сохраняемого на время выполнения ими государственных и (или) общественных обязанностей, и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о труде.
В связи с наличием законодательно установленной нормы о предоставлении аспирантам-заочникам одного оплачиваемого свободного дня в неделю Минфин считает, что такие выплаты можно отнести к расходам на оплату труда при условии их отражения в трудовых и коллективных договорах.
Таким образом, соглашение с сотрудником-аспирантом, о котором говорилось выше, лучше оформить как дополнение к трудовому договору.
В вышеназванном Письме Минфина N 03-04-06-02/13 отмечается, что суммы, выплачиваемые аспирантам за библиотечные дни, облагаются ЕСН и пенсионными взносами на общих основаниях (п. 1 ст. 236 НК РФ, п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации").
Действительно, оплата библиотечных дней является гарантийной, а не компенсационной выплатой. И освобождение таких сумм от обложения ЕСН гл. 24 НК РФ не предусмотрено. А база для начисления пенсионных взносов в общем случае совпадает с налоговой базой для ЕСН.
В своем Письме Минфин обошел вопрос об обложении рассматриваемых выплат НДФЛ и взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве.
В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. Освобождение от налогообложения гарантийных выплат работникам в связи с совмещением обучения с работой гл. 23 НК РФ не предусмотрено.
Взносы на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний начисляются на оплату труда по всем основаниям (доход) застрахованных независимо от источников их выплаты (п. 3 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184).
В Письме ФСС РФ от 10.10.2007 N 02-13/07-9665 сказано, что единственным основанием для исключения любых выплат работникам из базы для начисления этих взносов является наличие соответствующих позиций в Перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ (утв. Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765).
Гарантированная оплата свободных дней аспирантам-заочникам в названном Перечне не значится. Следовательно, контролеры из ФСС РФ будут настаивать на обложении этих выплат взносами.