Расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и/или реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). К таким расходам, в частности, относятся затраты на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Кроме того, Минфин России в Письме от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47 признал возможным уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд работника на такси при следовании к месту командировки и обратно при условии их соответствия требованиям ст. 252 НК РФ.
В том же Письме Минфина указывается, что в целях налогового учета для подтверждения командировочных расходов используются перечисленные ниже документы.
При направлении работника в командировку должны быть оформлены следующие документы (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1):
- приказ (распоряжение)о направлении работника в командировку по формам N N Т-9 и Т-9а;
- командировочное удостоверение - форма N Т-10. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. Суточные выплачиваются только за дни пребывания в командировке, количество которых определяется на основании отметок в командировочном удостоверении;
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а.
Не позднее трех дней по возвращении из командировки работник обязан составить авансовый отчет по форме N АО-1 (Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).
К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы: авиа- и (или) железнодорожные билеты (подтверждающие расходы на проезд), счета гостиниц (подтверждающие расходы на проживание) и другие документы, подтверждающие произведенные расходы. При заграничных командировках к авансовому отчету прилагаются ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы, подтверждающие время пребывания в загранкомандировке. Если первичные документы составлены на иностранном языке, то в них должен быть построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык (Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
При загранкомандировках производственный характер расходов может подтверждаться также счетами туристических фирм, в которых расшифрована стоимость каждой оказанной услуги, и актами выполненных работ, подписанными этими фирмами.