Корректно ли использование в бухгалтерском учете балансового счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» при отражении операций по учету ГСМ, приобретенных по топливным картам? Переход права собственности осуществляется в момент заправки на АЗС.
И. Андреева, Башкортостан
Инструкция по применению Плана счетов не содержит указаний на то, как именно отражать подобные документы в бухгалтерском учете.
Топливные карты могут быть исполнены либо в виде карт с магнитной полосой, либо в виде смарт-карт, то есть карточек со встроенной микросхемой.
Кроме того, топливная микропроцессорная карта может иметь номинальную стоимость или иметь пополняемый счет. В первом случае ограничено количество топлива, которое может быть заправлено по данной карте, так как она имеет определенную стоимость и действует до полного ее списания.
Таким образом, по своему экономическому содержанию топливная карта может быть приравнена к денежным документам. Из этого следует, что:
· топливные карты должны храниться в кассе организации. В принципе они могут храниться и непосредственно у руководителя транспортного подразделения (например, у начальника автогаража). Но для этого необходимо, чтобы с таким должностным лицом был заключен договор о полной материальной ответственности, а в подразделении созданы условия, обеспечивающие сохранность топливных карт;
· топливные карты должны выдаваться водителям порядком, установленным для выдачи денежных средств под отчет.
То есть использование счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в данном случае представляется не только допустимым, но и единственно правильным.
В данном случае счет 71, по-видимому, будет использоваться следующим образом:
Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Касса организации»
— на сумму денежных средств, выданных для покупки топливной карты
Дебет 50 субсчет «Денежные документы» Кредит 71
— на сумму фактических расходов по приобретению карты;
Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Денежные документы»
— на сумму остатка средств на топливной карте, выданной под отчет водителю
Дебет 10 субсчет «Топливо» Кредит 71
— на сумму фактически использованных средств для заправки автомобиля.
Заметим, что данная схема применяется тогда, когда топливная карта приобретается обезличенно – то есть может быть выдана любому из водителей организации. В том числе когда водитель приобретает ее самостоятельно и использует для заправки только своего автомобиля, необходимости в сдаче карты в кассу и последующей передаче ее под отчет не возникает. Сумма, переданная водителю под отчет для приобретения карты, впоследствии списывается на основании путевых листов в дебет счета 10.