Подотчетные суммы директору: когда они превращаются в доход и требуют уплаты НДФЛ и страховых взносов

Выданные директору под отчет денежные средства при отсутствии достоверных доказательств их расходования в интересах общества квалифицируются как его доход, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами. Ссылки на займы, аренду, возврат средств, последующее оформление документов суды отклоняют, если они не подтверждены достоверными доказательствами.

Суть дела

По результатам камеральных проверок расчета сумм НДФЛ и уточненного расчета по страховым взносам за полугодие 2024 г. инспекция пришла к выводу о занижении базы для исчисления НДФЛ и страховых взносов в результате неотражения операций по выплате заработной платы в пользу директора компании. В результате компании были доначислены НДФЛ, страховые взносы и штраф.

Компания ссылалась на то, что спорные суммы представляют собой подотчетные суммы, выданные директору на приобретение строительных материалов и товаров для осуществления хозяйственной деятельности.

По всем выданным подотчетным суммам были представлены подтверждающие расходы документы, просроченной задолженности нет. Налоговый орган необоснованно не учел авансовые отчеты и чеки, принятые компанией к бухгалтерскому учету.

В свою очередь, инспекция настаивала на том, что часть подотчетных сумм использована директором на личные цели, не связанные с деятельностью компании, что привело к занижению налоговой базы по НДФЛ и страховым взносам.

Компания попыталась обжаловать решение инспекции в вышестоящем налоговом органе, но безрезультатно. Тогда она обратилась в суд с требованием признать решение инспекции недействительным.

Решение судов

Суды трех инстанций встали на сторону налоговиков. Они указали, что директор является единственным учредителем компании, в иных организациях не трудоустроена, как ИП или плательщик НПД не зарегистрирована, адрес места жительства совпадает с юридическим адресом компании. В период с июля по октябрь 2021 г. директору платили небольшую зарплату. В последующие периоды он получал доход только в виде дивидендов.

С 2022 г. на банковский счет директора регулярно поступали средства с назначением «под отчет». В первом полугодии 2024 г. такие поступления составили 7 млн руб.

Анализ представленных компанией авансовых отчетов показал, что в них содержатся противоречивые сведения относительно остатка полученных под отчет денежных средств. Кроме того, по авансовым отчетам на банковский счет директора были перечислены денежные средства в размере 1,3 млн руб., а согласно выписке по расчетному счету компании директору было перечислено 5,7 млн руб.

В соответствии с приказом компании о порядке выдачи и возврата подотчетных денежных средств денежные средства могут выдаваться под отчет с целью приобретения ГСМ, запасных частей, канцелярских принадлежностей, на хозяйственные нужды, материальные расходы, расчеты с контрагентами. Из представленных компанией документов следует, что из перечисленных директору 5,7 млн руб. на нужды компании израсходовано 2,7 млн руб. При этом по результатам анализа чеков и авансовых отчетов было установлено, что фактически на нужды компании было израсходовано 67 355 руб., а оставшаяся сумма использована директором на цели, не имеющие отношения к хозяйственной деятельности компании. Так, в одном из чеков и накладной на приобретение пищевых добавок в качестве грузополучателя и плательщика был указан супруг директора. Также были приложены чеки на приобретение шланга для душа, диагностику автомобиля, который в пользовании у компании не был. В чеках на приобретение ГСМ указаны номера банковских карт и электронные адреса иных лиц. То есть компания представила чеки, подтверждающие оплату товара не директором, а иными лицами с использованием принадлежащих им банковских карт. Часть перечисленных директору средств в тот же день была переведена на погашение выданного директору кредита. Из выписок по банковским счетам директора следует, что он с 16 по 20 мая 2024 г. находился в г. Сыктывкаре, производил покупки в магазинах. В то же время из информации по чекам, приложенным к авансовому отчету следует, что в данный период оплачивались грузоперевозки наличными денежными средствами в г. Воркуте.

Суды отклонили довод компании о внесении директором в кассу 2,8 млн руб. Согласно п. 1 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У наличные, поступившие в кассу, подлежат зачислению на расчетный счет, расходовать из кассы без зачисления можно только выручку. Операции по перечислению указанных средств на счет компании не установлены, доказательств расходования в хозяйственных целях не представлено.

В итоге суды пришли к выводу о занижении базы для исчисления НДФЛ и страховых взносов в результате невключения выплат в пользу директора, что привело к неисчислению НДФЛ и страховых взносов.

Как складывается судебная практика

Складывающаяся судебная практика свидетельствует, что перечисленные работнику денежные средства при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств для нужд компании, составляют доход подотчетного лица и подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ (Определение ВС РФ от 17.03.2023 № 303-ЭС22-29414).

Суды подтверждают, что подотчетные суммы, перечисленные директору, при отсутствии доказательств их расходования на нужды общества и возврата образуют доход физических лиц, с которого общество как налоговый агент обязано исчислить, удержать и уплатить НДФЛ, а также начислить страховые взносы (постановления АС Уральского округа в постановлении от 19.03.2025 № Ф09-436/25 по делу № А71-7598/2023, Западно-Сибирского округа от 17.10.2024 № Ф04-8146/2022 по делу № А75-17856/2022).