1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 99

Электронный документооборот и цифровизация — актуальные тренды работы с кадрами

На сегодняшний момент тема перехода на электронный документооборот чрезвычайно актуальна как для законодателя, так и для бизнеса. В частности, активно идет работа по цифровизации кадровой документации. На конференции HR Legal, проведенной газетой «Ведомости» при информационной поддержке «ЭЖ-Юриста», значительная часть выступлений была посвящена вопросам трансформации трудового права в условиях цифровой экономики.

Решительный шаг законодателя в цифровую сферу — это принятие решения о переходе на электронные трудовые книжки.

Перевод трудовой книжки в электронный формат

С 1 января 2020 г. внесены изменения в законодательство двумя федеральными законами:

  • от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;

  • от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования“».

В соответствии с ними начиная с 2020 г. в отношении каждого работника на лицевом счете в Пенсионном фонде РФ будут формироваться сведения о трудовой деятельности. Причем сведения в электронном формате на каждого работника будут аккумулироваться в ПФР независимо от того, будет ли на сотрудника и далее вестись бумажная трудовая книжка или работник принял решение перейти на электронную трудовую книжку.

О наиболее актуальных вопросах, связанных с переводом сведений о трудовой деятельности в электронный формат, рассказала на конференции Наталья Белянцева, начальник департамента организации персонифицированного учета пенсионных прав застрахованных лиц Пенсионного фонда РФ. В частности, она обратила внимание на следующие принципиальные для работодателей изменения законодательства.

Во-первых, с 2020 г. у всех работодателей появилась обязанность по представлению в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности работников. Эти сведения подаются по форме СЗВ-ТД (утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). В 2020 г. эту форму надо сдавать в ПФР ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Причем заполнять форму надо только на тех сотрудников, по которым в отчетном месяце имели место кадровые изменения (прием, увольнение, перевод) или же которые подали заявление о форме ведения трудовой книжки.

Следует обратить внимание, что с 2021 г. правила представления формы изменятся. Отчет СЗВ-ТД надо будет сдавать значительно чаще. Так, в случае приема на работу сотрудника или при увольнении отчет надо будет представить не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа. Надо учитывать, что имеется в виду именно дата издания приказа, а не фактическая дата приема или увольнения работника. Информацию о переводах, а также о поданных работниками заявлениях о форме ведения трудовой книжки в будущем году также надо будет сдавать ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем.

Если вы сдаете форму СЗВ-ТД на работника впервые, то помимо имевшего место кадрового мероприятия (информации о заявлении о выборе формы трудовой книжки) надо также указать сведения о его деятельности по состоянию на 1 января 2020 г. В отчет надо включить сведения о последнем кадровом мероприятии в отношении этого работника, которое имело место на 1 января 2020 г.

Во-вторых, с 1 января 2021 г. всем работникам, которые будут впервые устраиваться на работу, трудовые книжки уже не оформляются. Для этой категории работников уже нет возможности выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой. Вся информация об их трудовой деятельности будет вестись исключительно в электронном виде.

Здесь хочется отметить, что при рассмотрении вопроса о порядке введения электронных трудовых книжек законодатель думал о разных вариантах. В частности, обсуждался вопрос о полном отказе от бумажных трудовых книжек, а также о том, чтобы ограничить период пользования бумажными трудовыми книжками по 2026 г.

Но в финальной версии поправок было принято решение не устанавливать никаких временных ограничений использования бумажных трудовых книжек. Поэтому, если работник не желает переходить на электронный формат, его бумажная трудовая книжка будет действовать в течение всего периода его трудовой деятельности.

В-третьих, работодатель с численностью сотрудников 25 человек и более представляет сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. Представитель Пенсионного фонда РФ отметила, что для тех работодателей, которые не подключены к электронному документообороту, ПФР разработал специальный сервис для формирования отчетности в электронном виде. Доступ к этому сервису предоставляется работодателям на безвозмездной основе.

Работодателям надо обратить внимание на следующий момент. Возможность сдачи отчета СЗВ-ТД в бумажной форме зависит именно от численности работников компании, а не от того количества сотрудников, на которых за отчетный период сдается форма СЗВ-ТД. Например, в компании работает 30 человек. При этом в марте 2020 г. отчет СЗВ-ТД организация сдает только на двух работников. В этой ситуации представить форму в ПФР можно только в электронном виде.

Отметим, что переход на электронные трудовые книжки — довольно революционный шаг для нашего трудового законодательства. Предполагается, что 2020 г. будет переходным. В течение этого периода надо будет отладить работу как работодателям, так и представителям ПФР. Всем очевидно, что такой переход нельзя назвать легким. Поэтому, если в течение 2020 г. работодатели будут допускать ошибки, в частности, при заполнении формы СЗВ-ТД, контролирующие органы не будут привлекать их к ответственности.

Роструд планирует вести цифровой надзор за работодателями

Цифровизация актуальна не только для работодателей — надзорные органы также активно принимают участие в процессе перехода на электронный формат взаимодействия. Виталий Лосев, начальник Управления цифрового развития Роструда, рассказал о том, как происходит цифровая трансформация надзора в сфере труда.

В планах ведомства внедрение следующих мероприятий:

  • использование электронного документа;

  • переход на безбумажное взаимодействие работников и работодателей. В частности, предполагается введение электронного формата трудового договора и перевод иных кадровых документов в электронный формат;

  • формирование единой цифровой среды доверия, позволяющей обеспечить участников цифровой экономики средствами доверенных цифровых дистанционных коммуникаций;

  • осуществление контрольно-надзорной деятельности на всех этапах в электронной форме.

Надо отметить, что уже сейчас работа Роструда в цифровом направлении весьма значительна. Довольно продолжительное время и работники, и работодатели могут пользоваться электронным сервисом «Онлайнинспекция.рф». С его помощью работники могут подать жалобу в трудовую инспекцию, задать вопрос инспектору ГИТ. Работодатели, в свою очередь, также могут получить консультацию по вопросу трудового законодательства, пройти самопроверку соблюдения норм трудового права через сервис «Электронный инспектор». Также работодателям доступен банк типовых документов и возможность досудебного обжалования действий (бездействия) трудового инспектора, руководителя или заместителя руководителя ГИТ.

Иными словами, на сайте Онлайнинспекция.рф реализован проект по созданию электронных сервисов, удобных в применении как работниками, так и работодателями.

В планах Роструда в цифровом виде проводить и надзорные мероприятия. Виталий Лосев рассказал о пилотном проекте автоматической проверки трудового договора. Пилотный проект включает в себя проведение документарной проверки с использованием дистанционного взаимодействия и форматно-логического контроля. В ходе эксперимента работодатель должен выгрузить в электронном формате в структурированном виде трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, а также сформировать пакет документов.

Роструд в автоматическом режиме проводит формально-логический контроль документов, а также проверяет электронные подписи. В планах ведомства осуществлять также семантический анализ представленных договоров, то есть проверять смысловое значение текста договора.

Представитель Роструда сообщил, что в автоматическом режиме было проверено 786 трудовых договоров и 6737 дополнительных соглашений. Таким образом, скорость проверки — 87,5 документов в минуту с учетом передачи данных. Иными словами, автоматический режим позволяет проверить значительное количество документов, что невозможно сделать в ручном режиме.

Также было проанонсировано создание Рострудом суперсервиса «Трудовые отношения онлайн». Это подразумевает ведение документов, связанных с работой и предусмотренных трудовым законодательством, в электронном виде. Целевое видение развития цифровизации в сфере трудовых отношений ведомство формулирует так:

  • электронные кадровые документы оформляются на портале «Работа в России» и (или) в информационной системе работодателя. При этом, если документы формируются на портале «Работа в России», они также доступны на Едином портале государственных и муниципальных услуг (ЕГПУ);

  • у работников сохраняется право на получение копий кадровых документов на бумажных носителях;

  • организация проведения дистанционного электронного государственного контроля и надзора, в том числе на основании превентивных мер;

  • при создании электронных документов в информационной системе работодателя работник использует усиленную электронную подпись. Если же электронный документ создается на портале «Работа в России», работник использует простую электронную подпись.

Посредством таких запланированных мероприятий Роструд предполагает решить следующие задачи:

  • предоставление сторонам трудовых отношений большей свободы при сохранении существующего уровня прав и гарантий;

  • повышение уровня сохранности документов, связанных с работой, предусмотренных трудовым законодательством;

  • сокращение затрат организации на ведение кадрового документооборота;

  • сокращение затрат государства на проведение контроля и надзора;

  • создание гибких инструментов для развития дистанционного труда.

Таким образом, можно сказать, что Роструд проводит системную работу по внедрению электронного документооборота в сфере трудовых отношений. В планах ежегодное увеличение числа работодателей, которые будут вести кадровое делопроизводство в электронном виде. И поставленная цель — к 2022 г. внедрить электронный документооборот как минимум у пяти процентов работодателей.

Крупный бизнес готов к эксперименту по внедрению электронного кадрового документооборота

До широкого введения электронного кадрового документооборота государство планирует его опробовать на отдельных работодателях. С этой целью Правительство РФ разработало законопроект о проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками. Законопроект уже одобрила Государственная Дума в первом чтении. Провести эксперимент предполагается в период с 1 апреля по 31 декабря 2020 г. Предварительные итоги эксперимента Минтруд России подведет к 1 сентября 2020 г., а окончательные — к 31 декабря 2020 г. По результатам эксперимента будет решаться вопрос о необходимости и порядке внесения изменений в законодательство относительно регулирования электронного кадрового документооборота.

Для проведения эксперимента Минтруд должен будет утвердить порядок его проведения, принципы отбора работодателей, которые будут принимать участие в этом эксперименте. Если работодатель будет отвечать заявленным требованиям, он может сообщить о намерении участвовать в эксперименте. Минтруд России, в свою очередь, утвердит перечень участников.

При участии в эксперименте работодатели сами будут решать:

  • в отношении каких документов будет тестироваться электронный формат. Разумеется, эксперимент не будет распространяться на трудовые книжки. Для электронных трудовых книжек уже установлено законодательное регулирование;

  • распространять эксперимент на всех работников или на отдельные структурные подразделения;

  • использовать собственную информационную систему или же портал «Работа для вас».

Участникам эксперимента потребуется:

  • разработать и утвердить локальный нормативный акт о порядке проведения эксперимента. В документе надо будет отразить порядок использования электронной подписи работником и работодателем;

  • ознакомить работников, на которых будет распространяться эксперимент, с данным локальным актом.

При участии в эксперименте работодателям надо будет соблюдать следующие принципы:

  • Работники принимают участие в эксперименте добровольно. Это означает, что сотрудник может отказаться от участия в эксперименте.

  • Работодатель самостоятельно несет расходы на проведение эксперимента, в том числе на приобретение и использование электронной подписи работника.

  • Уведомление и ознакомление работников с электронными документами надо производить только в рабочее время.

  • Вопросы, касающиеся проведения эксперимента, надо отразить в коллективном договоре. Если коллективного договора нет, условия надо прописать непосредственно в трудовых договорах с работниками.

  • В трудовых договорах надо отразить тот факт, что в ходе эксперимента используется собственная информационная система работодателя или же портал «Работа для вас».

  • Работодатель подписывает электронные документы, касающиеся трудовых отношений, усиленной квалифицированной электронной подписью.

  • Если формирование документов происходит в собственной информационной системе работодателя, работники подписывают трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, ученические договоры усиленной квалифицированной электронной подписью. Если же используется портал «Работа для вас», работники подписывают эти договоры простой электронной подписью.

Отметим, что в 2018 г. Минтруд уже проводил эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений. В эксперименте принимали участие несколько крупных организаций. Мероприятия были направлены на отработку механизмов ведения и применения данных документов при наличии их бумажных версий. Эксперимент этого года будет отличаться от прежнего тем, что дублирование документов на бумажном носителе не предполагается.

***

Итак, переход кадровой документации в электронный формат — вопрос времени. То, что в скором будущем этот процесс будет реализован, уже не ставится под сомнение. О своей готовности перехода на электронный формат заявляют и контролирующие органы, и работодатели. Осталось только дождаться законодательного регулирования этого вопроса.