1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 304

Трудовая книжка: от приема на работу до увольнения

В скором будущем на смену всем привычной трудовой книжке могут прийти электронные сведения о трудовой деятельности работников. Соответствующий законопроект подготовил Минтруд России. Но пока трудовые книжки являются неотъемлемой частью кадрового документооборота компаний. Поэтому вопросы по их ведению актуальны до сих пор.

Общие правила

На сегодняшний день основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка. Это прямо предусмотрено ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса.

Форма трудовой книжки, а также порядок ее ведения и хранения установлены в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее — Порядок ведения трудовой книжки). Во исполнение этого документа Минфин России приказом от 22.12.2003 № 117н утвердил образцы трудовой книжки и вкладыша, а Минтруд России приказом от 10.10.2003 № 69 — Инструкцию по заполнению трудовой книжки (далее — Инструкция по заполнению трудовой книжки).

Работодатель должен вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Условие — работа у данного работодателя должна быть для сотрудника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Работодатель вносит в трудовую книжку сведения:

— о работнике;

— выполняемой работе;

— переводах на другую постоянную работу;

— награждениях за успехи в работе;

— основаниях прекращения трудового договора.

Обратите внимание: информацию о взысканиях в трудовую книжку вносить не надо. Исключение — случаи, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Если работник трудится в организации по совместительству, то по его желанию в трудовую книжку по месту основной работы могут быть внесены сведения на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

А теперь посмотрим, с какими трудностями на практике сталкиваются работодатели при ведении трудовой книжки.

Трудовая книжка удаленного работника

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. Такой порядок установлен в ст. 84.1 ТК РФ. А как вернуть трудовую книжку работнику в ситуации, когда он трудился дистанционно или же его место работы не совпадало с местонахождением отдела кадров организации?

Дистанционная работа

Особенности регулирования труда дистанционных работников установлены в главе 49.1 Трудового кодекса. В части 6 ст. 312.2 ТК РФ сказано, что сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку работника. Если же гражданин устраивается на работу впервые, то стороны могут договориться о том, что работодатель не оформляет дистанционному работнику трудовую книжку.

Но чтобы упростить документооборот, нужно заручиться согласием работника. При отсутствии такого соглашения дистанционный работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением.

Как видите, для дистанционных работников Трудовой кодекс устанавливает особенности ведения трудовых книжек. А вот о том, как следует работодателю вернуть работнику трудовую книжку в случае его увольнения, в главе 49.1 ТК РФ ничего не говорится. В части 2 ст. 312.5 ТК РФ лишь сказано, что если ознакомление дистанционного работника с приказом об увольнении осуществляется в форме электронного документа, работодатель в день прекращения трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа на бумажном носителе.

Смоделируем ситуацию. Офис компании и место жительства удаленного работника, где он трудится, находятся в разных городах. При устройстве на работу сотрудник передал в отдел кадров свою трудовую книжку. Работник написал заявление на увольнение, и направил его работодателю по электронной почте.

Как мы уже сказали, согласно положениям ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. В указанной норме Кодекса предусмотрено только две ситуации, когда работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Первая — если в день прекращения трудового договора работник отсутствует на месте. Вторая — если работник отказывается получить трудовую книжку.

В этих случаях после направления работнику соответствующего уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

К сведению

За нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрена административная ответственность на основании ст. 5.27 КоАП РФ. Она влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на индивидуальных предпринимателей — от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Как мы уже сказали, глава 49.1 ТК РФ не содержит порядка возврата дистанционному работнику трудовой книжки. В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ. Поэтому, на наш взгляд, можно применить правила, предусмотренные ст. 84.1 ТК РФ. То есть в случае невозможности в день увольнения выдать работнику трудовую книжку, нужно направить ему уведомление о том, чтобы он дал свое согласие на отправку ему трудовой книжки заказным письмом по почте.

Удаленная работа

Следующая ситуация будет интересна компаниям, у которых работники трудятся не по месту нахождения организации. Например, офис с отделом кадров находятся в одном городе, а сотрудник работает в обособленном подразделении, расположенном в другом городе.

В этом случае в день увольнения работник находится на своем рабочем месте, поэтому работодатель обязан обеспечить выдачу работнику трудовой книжки в день увольнения по месту его работы. Именно к такому выводу приходят некоторые суды. Пример — Апелляционное определение Свердловского областного суда от 14.08.2018 по делу № 33-14260/2018. Расскажем об этом деле подробнее.

С работником был заключен срочный трудовой договор с местом работы в г. Новый Уренгой. На основании дополнительного соглашения к трудовому договору работник был переведен на работу в п. Новозаполярный. По окончании срока трудового договора он был уволен 31 декабря 2017 г.

Уведомлениями от 10 октября и от 29 октября 2017 г. ему было сообщено, что за трудовой книжкой нужно явиться в отдел кадров, расположенный в г. Новый Уренгой. Работник получил трудовую книжку 29 января 2018 г.

Посчитав, что она была выдана несвоевременно, работник обратился в суд с требованием о взыскании с работодателя среднего заработка за время задержки выдачи трудовой книжки. Суд первой инстанции в удовлетворении требований отказал, сочтя действия работника злоупотреблением правом. Однако апелляционный суд требования удовлетворил по следующим основаниям.

В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет. Законом предусмотрено только два случая, когда работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте: в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо он отказался от ее получения.

В рассматриваемой ситуации в день прекращения трудового договора работник находился на своем рабочем месте, от получения трудовой книжки не отказывался. Поэтому работодатель, с учетом истечения срока действия трудового договора, должен был обеспечить получение работником трудовой книжки, а не наоборот. Поскольку работодатель свою обязанность не выполнил, требование работника о взыскании заработной платы за задержку выдачи трудовой книжки за период с 1 по 29 января 2018 г. является правомерным.

Отметим, что у судов нет единого мнения о том, вправе ли работодатель предлагать уволенному работнику явиться за трудовой книжкой в другой город. Так, Ярославский областной суд в апелляционном определении от 31.10.2014 по делу № 33-6261/2014 пришел к такому же выводу, что и суд в комментируемом деле.

А вот Томский областной суд в апелляционном определении от 19.12.2014 по делу № 33-3659/2014 высказал иную позицию. В этом деле увольняющийся работник, место работы которого расположено не по месту нахождения работодателя, за три дня до увольнения получил уведомление о способах получения трудовой книжки. Ему было сообщено, что он может получить трудовую книжку в отделе кадров работодателя, который расположен в другом городе, или ее могут отправить ему по почте, или же трудовую книжку может получить его доверенное лицо. Однако ни одним из этих способов работник не воспользовался, а обратился в суд с требованием к работодателю вернуть трудовую книжку и выплатить неполученный в связи с задержкой выдачи трудовой книжки заработок.

Суд счел требования работника необоснованными. Он указал, что в связи с удаленностью рабочего места работника от отдела кадров, где хранилась трудовая книжка, выдать ее в день прекращения трудового договора было невозможно. Поэтому работодатель в соответствии с требованиями законодательства правомерно уведомил работника о способах получения трудовой книжки. И поскольку требования закона работодателем соблюдены в полном объеме, его вины в задержке трудовой книжки нет. Аналогичные выводы содержатся и в Апелляционном определении Нижегородского областного суда от 24.11.2015 по делу № 33-12100/2015.

Компенсация за задержку выдачи трудовой книжки

Согласно ст. 234 ТК РФ в случае задержки выдачи трудовой книжки у работодателя возникает обязанность возместить работнику неполученный заработок, если это привело к незаконному лишению работника возможности трудиться.

Вынужденный прогул

Отметим, что период между днем увольнения и днем выдачи трудовой книжки признается вынужденным прогулом. При этом средний заработок для оплаты времени вынужденного прогула определяется в порядке, предусмотренном ст. 139 ТК РФ.

Суды приходят к выводу, что, поскольку в данной норме установлен единый порядок исчисления средней заработной платы для всех случаев определения ее размера, в таком же порядке следует определять средний заработок при взыскании денежных сумм за время вынужденного прогула, вызванного задержкой выдачи уволенному работнику трудовой книжки. Такая правовая позиция содержится в п. 62 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».

Обратите внимание: суды считают, что время вынужденного прогула отсчитывается со дня, следующего за днем, когда работодатель должен был выдать работнику трудовую книжку или направить ему уведомление о необходимости явиться на ней, по день выдачи работнику трудовой книжки или направления вышеназванного уведомления (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 27.10.2015 № 33-18051/2015).

Нужны ли доказательства?

В связи с применением на практике положений ст. 234 ТК РФ возникает вопрос: должен ли работник для получения компенсации представить работодателю доказательства невозможности трудоустроиться?

На наш взгляд, работник все же должен подтвердить тот факт, что отсутствие у него трудовой книжки привело к тому, что новый работодатель отказался с ним заключать трудовой договор. Без таких доказательств бывший работодатель не узнает, предпринимал ли работник вообще попытки трудоустроиться.

Кроме того, в ч. 5 ст. 65 ТК РФ прямо сказано, что отсутствие трудовой книжки не может являться причиной отказа в заключении трудового договора. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

В письме от 07.03.2019 № 14-2/ООГ-1577 специалисты Минтруда России указали, что ст. 234 ТК РФ предусматривает материальную ответственность работодателя только для тех случаев, когда работник был фактически лишен возможности выполнять свои трудовые обязанности и в силу этого у него не возникло права на заработную плату. Именно такая правовая позиция содержится в Определении Конституционного суда РФ от 02.03.2006 № 60-О.

Также чиновники отметили, что в арбитражной практике при рассмотрении подобных споров суды выясняют следующие вопросы:

— повлияла ли невыдача трудовой книжки на возможность трудоустройства;

— обращался ли гражданин в установленном порядке по вопросу приема на работу к конкретному работодателю;

— отказывали ли ему в приеме на работу в связи с отсутствием трудовой книжки.

Наименование компании в виде штампа

При приеме на работу в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись. Перед ней работодатель указывает свое полное и сокращенное наименование (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовой книжки).

По общему правилу записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Основание п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовой книжки. В этом документе ничего не сказано о том, можно ли в трудовой книжке указывать наименование компании путем проставления штампа. Правомерен ли такой порядок заполнения?

Ответ на этот вопрос дали специалисты Роструда в письме от 19.08.2015 № 1922-6-1. По мнению чиновников, использование штампа с наименованием организации при ведении трудовой книжки не является нарушением, если на нем указаны полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации. При этом штамп приравнивается к записи в трудовой книжке.

А как быть в ситуации, когда в штампе с наименованием организации допущена ошибка? В письме от 01.11.2018 № 14-0/В-868 Минтруд России рассмотрел следующую ситуацию. За разъяснениями в трудовое ведомство обратилась компания, которая обнаружила, что в трудовой книжке работника предыдущий работодатель проставил штамп со своим наименованием и в нем было пропущено одно слово. Как исправить такую ошибку?

Правила исправления записей в трудовой книжке установлены в п. 30 Порядка ведения трудовых книжек. В нем сказано, что в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Исходя из этого, специалисты Минтруда России указали, что иных способов изменения записей в трудовой книжке не предусмотрено.

Получается, что ни зачеркнуть штамп, ни вписать пропущенное слово нельзя. Оттиск штампа сначала нужно признать недействительным. Делается это следующим образом. После последней записи в разделе «Сведения о работе» проставляется последующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 указывается, что запись за номером таким-то недействительна (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовой книжки). И только после этого производится правильная запись.

А кто (нынешний или бывший работодатель) может внести исправления? Чиновники считают, что исправить ошибку может как бывший работодатель, который ее допустил, так и нынешний работодатель (письма Минтруда России от 29.04.2015 № 14-2/В-307, Роструда от 30.04.2008 № 1027-6, от 23.06.2006 № 948-6). Основание — п. 27 Порядка ведения трудовых книжек. В этой норме сказано, что в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

Заполнение титульного листа

Как мы уже сказали, форма трудовой книжки утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В ней предусмотрено, что на титульном листе проставляется подпись лица, ответственного в организации за ведение трудовых книжек. Причем эта подпись должна быть сделана разборчиво.

Ни один из документов, регламентирующих порядок ведения трудовых книжек, не поясняет, что это значит. В связи с этим на практике у компаний возникают вопросы о правильности проставления такой подписи.

Так, одна организация попыталась выяснить в Минтруде России, обязательно ли указывать Ф.И.О. ответственного лица или достаточно собственноручной подписи (в том числе если по подписи невозможно определить Ф.И.О.)?

К сожалению, специалисты трудового ведомства не дали четкого ответа на поставленный вопрос. Они лишь указали, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, на титульном листе трудовой книжки работника должна быть поставлена разборчиво. Но как именно это делается, они не пояснили (письмо Минтруда России от 20.03.2019 № 14-0/В-171). И это вполне объяснимо, так как действующие нормативные акты, по применению положений трудового законодательства, не регламентируют порядок проставления подписи.

Нам удалось найти единственный документ, поясняющий, как правильно проставить подпись. Это приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, который утвердил ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Как видите, данный стандарт используется в отношении организационно-распорядительных документов, в состав которых не входят трудовые книжки (Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 299). Но, несмотря на это, на наш взгляд, можно ориентироваться на содержащиеся в нем правила. Согласно им подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). При этом должность работника, ответственного за ведение трудовых книжек, можно и не указывать, так как право на заполнение их имеет только он.

Трудовая книжка внешнего совместителя

Понятие «совместительство» приведено в ст. 282 ТК РФ. Это выполнение работником другой регулярно оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. По общему правилу, сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по желанию работника по месту основной работы на основании документа, представленного из другой организации, подтверждающего работу по совместительству (ч. 5 ст. 66 ТК РФ).

В пункте 10 Порядка ведения трудовой книжки установлено, что все записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). А согласно п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовой книжки в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

В письме от 15.11.2018 № 14-2/В-913 специалисты Минтруда России сообщили, что ни Порядок ведения трудовой книжки, ни Инструкция по ее заполнению не определяют, в частности, срок внесения в трудовую книжку записи о работе по совместительству, а также правила внесения таких записей. В связи с этим на практике указанные записи производятся как в хронологическом порядке, так и блоками — запись в трудовую книжку о работе по совместительству (одновременно о приеме и увольнении) вносится после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу по совместительству и о прекращении данного трудового договора. При этом, по мнению чиновников, при внесении записей в трудовую книжку работника об увольнении из организации, где он трудился как внешний совместитель, допустимо указывать наименование организации в тексте записи об увольнении.

Будущее трудовой книжки

Минтруд России подготовил законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)». Сейчас он проходит общественное обсуждение.

Трудовой кодекс планируется дополнить новой статьей — 66.1. Согласно этой норме сведения о трудовой деятельности работника — это информация о периодах его работы, которая представляется работодателями в информационную систему Пенсионного фонда в соответствии с законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования. В сведения о трудовой деятельности будут включаться:

— наименование организации, сведения о ее переименовании, основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании;

— регистрационный номер организации;

— информация о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения организации;

— наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации) (при наличии);

— информация об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;

— данные соответствующего приказа (распоряжения) иного решения или документа организации, являющегося основанием для оформления трудовых отношений.

Соответствующие поправки подготовлены в Федеральный закон от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю заверенные надлежащим образом сведения о трудовой деятельности, полученные у работодателя по последнему месту работы на бумажном носителе. Указанные сведения работник может также получить:

— в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе;

— в Пенсионном фонде;

— посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) на бумажном носителе или в электронном виде.

На работодателя возлагается обязанность выдать работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у него на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом:

— в период работы по заявлению работника — не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления (исключение — работники, в отношении которых ведется трудовая книжка);

— при увольнении — в день прекращения трудового договора.

Предполагается, что поправки начнут действовать с 1 января 2020 г. При этом следующий год будет являться переходным. А с 1 января 2021 г. работники должны будут выбрать вариант ведения трудовой книжки. Если работник выберет бумажный вариант, то он должен будет написать соответствующее заявление на имя работодателя, а последний должен будет вести трудовую книжку на бумажном носителе. Тем работникам, которые не подадут соответствующее заявление, работодатель выдаст трудовые книжки на руки. При этом он освобождается от ответственности за их хранение.

Обратите внимание: для впервые трудоустроившихся лиц работодатель с 1 января 2021 г. ведение сведений о трудовой деятельности будет осуществлять только в электронном виде (без права подачи указанными работниками заявлений о ведении работодателями трудовых книжек на бумажном носителе).