1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 92

Может ли копия заменить оригинал?

Минфин России разъяснил, как должны быть заверены копии документов, чтобы они могли служить документальным подтверждением понесенных расходов (письмо от 22.04.2019 № 03‑11‑11/28986).

Если компания по каким-либо причинам (например, пожар, затопление или просто переезд в новый офис) теряет документы, ей приходится обращаться за их копиями к контрагентам. Но будут ли копии достаточным документальным обоснованием понесенных расходов? Минфин России считает, что будут, но при условии, что они заверены в установленном порядке. Что это значит?

Копия представляет собой экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. А заверенная копия — это копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Порядок заверения копии содержится в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Согласно ему при заверении соответствия копии документа подлиннику под реквизитом «подпись» указывается: слово «Верно»; должность лица, заверившего копию; его собственноручная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения копии. Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

О том, что копии документов могут подтверждать понесенные расходы, Минфин России говорил и ранее. Так, в письме от 05.02.2010 № 03‑03‑05/18 он указал, что в случае утраты проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его может заменить копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации.