1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 347

Использование в бухучете сканов первичных документов во время пандемии

В письме от 22.04.2020 № 03-01-10/32570 Минфин России высказал свое мнение о возможности в период распространения коронавируса регистрировать в регистрах бухгалтерского учета данные из сканов первичных документов.

На период распространения на территории РФ COVID-19 компаниям было рекомендовано применять гибкие режимы работы и по возможности использовать различные формы работы на дому (п. 1 Рекомендаций по применению гибких форм занятости в условиях предупреждения распространения новой коронавирусной инфекции на территории Российской Федерации, приведенных в приложении к письму Минтруда России от 23.04.2020 № 14-2/10/П-3710). Поэтому бухгалтерии многих компаний перешли на удаленный режим работы. Кроме того, на период пандемии в регионах введены ограничительные меры на передвижение граждан и транспорта. В результате у бухгалтеров возникают проблемы с получением оригиналов первичных документов. Можно ли в такой ситуации для ведения бухгалтерского учета использовать данные из сканов первичных документов, поступивших бухгалтеру по электронной почте?

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учетным документом. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета (п. 1 ст. 10 Закона № 402-ФЗ). Ведение бухгалтерского учета и хранение первичных документов организуются руководителем экономического субъекта (п. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).

Экономический субъект самостоятельно формирует свою учетную политику (п. 2 ст. 8 Закона № 402-ФЗ). В ней, в частности, утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации, порядок контроля за хозяйственными операциями (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Проанализировав эти положения бухгалтерского законодательства, специалисты финансового ведомства пришли к выводу, что они в их взаимосвязи не препятствуют использованию в бухгалтерском учете в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета. При этом руководитель компании, как лицо, организующее ведение бухгалтерского учета и хранение документов, должен обеспечить соблюдение требований к первичным учетным документам, установленных Законом № 402-ФЗ.

Из сказанного финансистами следует, что в период пандемии бухгалтер может вести бухгалтерский учет на основе сканов первичных документов. Но по ее окончании нужно обеспечить поступление в бухгалтерию оригиналов первичных документов, с которых были сделаны сканы. Ведь все факты хозяйственной жизни, отражаемые в бухучете, исходя из положений ст. 9 Закона № 402-ФЗ, должны оформляться оригиналом первичного документа, а не его сканом. Отсутствие первичных документов является грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету (ст. 15.11 КоАП РФ) и грубым нарушением правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Штраф по ст. 15.11 КоАП РФ составляет от 5000 до 10 000 руб., а по ст. 120 НК РФ — 10 000 руб.