1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 9804

Защита информации: как установить режим коммерческой тайны в компании?

Небрежность в сфере защиты коммерчески ценной информации может дорого обойтись компании, вплоть до потери клиентов и бизнеса. Ситуации, в которых сотрудники используют полученные на работе сведения в собственных интересах или даже продают конкурентам, не редкость. К сожалению, большинство подобных историй заканчиваются не в пользу работодателя. Виновные уходят от ответственности, поскольку работодатели не принимают заранее меры по предотвращению утечки данных, обеспечению информационной безопасности. Как компании обезопасить себя от своих же сотрудников и их недобросовестных действий, рассмотрим в материале.

Закон выделяет несколько десятков режимов защиты различной информации ограниченного доступа, которые можно разделить на группы: государственная и служебная тайны, отраслевые режимы защиты информации (банковская тайна, тайна страхования, врачебная тайна и т.п.), режим защиты персональных данных граждан, а также коммерческая тайна — режим, позволяющий защитить коммерчески ценную информацию.

Вопросы, связанные с режимом коммерческой тайны, регулируются Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее — Закон о коммерческой тайне).

Как следует из п. 2 ст. 3 Закона о коммерческой тайне, с помощью режима коммерческой тайны может быть защищена любая информация, отвечающая следующим признакам:

  • информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность постольку, поскольку она неизвестна третьим лицам. Закон о коммерческой тайне допускает защиту не любой информации, а только той, вследствие неизвестности которой компания получает преимущества на рынке либо вследствие разглашения которой для компании могут наступить негативные последствия;

  • третьи лица не могут получить доступ в рамках закона к такой информации, то есть информация не подлежит обязательному раскрытию, и компания предпринимает необходимые меры для обеспечения конфиденциальности такой информации;

  • в отношении такой информации введен режим коммерческой тайны, то есть для защиты информации предпринят определенный комплекс мер, предусмотренный Законом о коммерческой тайне, о которых мы расскажем далее.

Следует отметить, что определенные сведения, представляющие коммерческую ценность, могут быть также защищены как секрет производства (ст. 1465 ГК РФ). В то же время перечень сведений, которые могут быть отнесены к секрету производства, более узкий, чем перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну. Так, в соответствии с п. 1 ст. 1465 ГК РФ секретом производства признаются сведения «о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере и о способах осуществления профессиональной деятельности», которые также имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность вследствие неизвестности их третьим лицам, если к таким сведениям у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и обладатель таких сведений принимает разумные меры для соблюдения их конфиденциальности, в том числе путем введения режима коммерческой тайны.

С 2014 г. в качестве обязательного условия для признания информации секретом производства не требуется вводить в отношении такой информации режим коммерческой тайны. Соответственно, за разглашение секрета производства, если в отношении этих сведений не установлен режим коммерческой тайны, работника нельзя уволить по специальному основанию — подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашение персональных данных другого работника) — и привлечь к уголовной ответственности. Конечно, в такой ситуации работодатель может взыскивать с работника убытки по п. 1 ст. 1472 ГК РФ, но их наличие и размер достаточно сложно доказать. Поэтому признание информации секретом производства нельзя считать достаточно эффективной мерой для защиты информации от недобросовестных действий сотрудников.

Некоторая информация, обязательность раскрытия или недопустимость ограничения которой установлены законом, не может быть защищена режимом коммерческой тайны или в качестве секрета производства. В отношении режима коммерческой тайны такие сведения, во-первых, перечислены в ст. 5 Закона о коммерческой тайне. Так, например, режимом коммерческой тайны не могут быть защищены сведения о загрязнении окружающей среды и мерах противопожарной безопасности, о системе оплаты труда и об условиях труда, о фактах нарушения законодательства и о привлечении к ответственности за такие нарушения.

Во-вторых, другими федеральными законами также может быть установлена невозможность ограничения доступа к сведениям с помощью режима коммерческой тайны. Так, режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении бухгалтерской (финансовой) отчетности (ч. 11 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете») или сведений, представленных по инициативе лица, участвующего в рассмотрении дела о нарушении антимонопольного законодательства (ч. 2 ст. 45.2 Федерального закона от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции»).

Для защиты коммерчески ценной информации компании от недобросовестных действий сотрудников необходимо предпринять определенные меры с соблюдением условий, предусмотренных законом. В ином случае, если произойдет конфликт, а необходимые меры не будут приняты, возникнет высокий риск негативных последствий для компании.

Последствия неправильного введения в организации режима коммерческой тайны можно оценить на примере дела Инновационно-промышленного объединения «Ю-Питер», рассмотренного в Санкт-Петербурге в 2018 г.

Пример из практики

Компания «Ю-Питер» уволила своего сотрудника за разглашение охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей (на основании подп. «в» п. 6 ч. 1 статьи 81 ТК РФ), поскольку установила, что сотрудник передает определенные, ценные для компании материалы конкурентам. Сотрудник обратился в суд с требованием признать приказ об увольнении незаконным и изменить формулировку основания увольнения.

Суд первой инстанции удовлетворил требования сотрудника. Санкт-Петербургский городской суд оставил в силе решение суда первой инстанции, мотивировав свое решение тем, что работодатель не представил доказательств:

— установления ограничений доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, учета лиц, получивших доступ к такой информации, нанесения на материальные носители и документы грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации, хотя все эти действия компания должна была совершить для установления режима коммерческой тайны в соответствии с требованиями ч. 1 ст. 10 Закона о коммерческой тайне;

— того, что сведения, разглашенные сотрудником, отнесены к информации, составляющей коммерческую тайну.

Как указал суд, по существу, увольнение истца произошло за распространение информации, в отношении которой не были соблюдены все меры по охране конфиденциальности информации, предусмотренные ч. 1 ст. 10 Закона о коммерческой тайне, и которая, соответственно, коммерческой тайной в смысле, придаваемом ей указанным законом, фактически не являлась.

Суд обязал работодателя изменить формулировку основания увольнения сотрудника на «увольнение по собственному желанию» и взыскал с компании средний заработок за время вынужденного прогула, компенсацию морального вреда, а также расходы на оплату услуг представителя.           

Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 22.05.2018 № 33-10693/2018 по делу № 2-168/2018

Что может предпринять работодатель, чтобы не повторить неудачный опыт компании из примера выше? К потенциально конфликтным ситуациям нужно готовиться еще до их возникновения. И подход должен быть комплексным. Основные меры можно свести к трем блокам:

  • введение режима коммерческой тайны;

  • запрет конфликта интересов;

  • создание эффективной системы контроля за действиями сотрудников.

Введение режима коммерческой тайны

Основные меры, которые необходимо соблюсти для установления режима коммерческой тайны, перечислены в ч. 1 ст. 10 Закона о коммерческой тайне. К ним относятся:

  • определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;

  • установление порядка обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, и контроля за соблюдением такого порядка;

  • учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, в том числе лиц, которым такая информация была предоставлена;

  • установление в трудовых договорах и других документах, регулирующих отношения с работниками (а с контрагентами — в гражданско-правовых договорах), условий, регулирующих отношения по использованию информации, составляющей коммерческую тайну;

  • нанесение на материальные носители и включение в реквизиты документов, содержащих коммерческую тайну, обозначения «Коммерческая тайна» и указания на обладателя информации.

Дополнительно работодателю следует предпринять следующие меры в отношении работников (ч. 1 ст. 11 Закона о коммерческой тайне):

  • ознакомить работника с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, доступ к которой необходим работнику для выполнения трудовых обязанностей;

  • ознакомить работника с документами, определяющими условия режима коммерческой тайны в организации и меры ответственности за его нарушение;

  • создать работнику необходимые условия для соблюдения режима коммерческой тайны.

Работодатель также должен предусмотреть условие о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну, в трудовых обязанностях работника либо получить соответствующее согласие работника на доступ к коммерческой тайне (ч. 1 ст. 11 Закона о коммерческой тайне). Такое согласие рекомендуется получить в письменной форме.

Как следует из разъяснений Верховного суда РФ (см. п. 43 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»), в случае оспаривания работником увольнения по подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ работодатель обязан представить доказательства, свидетельствующие о том, что сведения, которые работник разгласил, в соответствии с действующим законодательством относятся к коммерческой или иной охраняемой законом тайне, эти сведения стали известны работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей и он обязывался не разглашать такие сведения.

Следует отметить, что работник обязан не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, и не использовать ее в личных целях в течение всего срока действия режима коммерческой тайны, в том числе после прекращения трудового договора.

На практике реализовать требования закона о введении режима коммерческой тайны можно путем осуществления следующих действий.

Во-первых, необходимо разработать и утвердить положение о коммерческой тайне. В этом документе следует прописать перечень информации, составляющей коммерческую тайну, порядок работы с ней, включая меры, предпринимаемые для обеспечения конфиденциальности информации, требования к работнику в отношении соблюдения режима коммерческой тайны и меры ответственности за его нарушение.

При разработке перечня информации, составляющей коммерческую тайну, необходимо учитывать, что закон не требует указания в данном перечне на конкретную информацию или документ, содержащий коммерческую тайну. В том случае, если такой перечень будет содержать специфическое указание на информацию, его потребуется изменять каждый раз, когда будет появляться новая информация, составляющая коммерческую тайну. В то же время указание достаточно общих категорий информации, составляющей коммерческую тайну, может оказаться недостаточно определенным, чтобы работник мог однозначно заключить, относится та или иная информация к коммерческой тайне или нет. Соответственно, рекомендуется определять категории информации, содержащей коммерческую тайну, таким образом, чтобы работник, с одной стороны, мог определить, какая информация относится к коммерческой тайне, а с другой стороны, не было необходимости частого изменения перечня.

Как отмечалось выше, необходимо учитывать, что некоторая информация, указанная в ст. 5 Закона о коммерческой тайне, а также определенная в иных правовых актах, не может быть отнесена к коммерческой тайне. Например, компании в нарушение требований закона могут отнести к информации, содержащей коммерческую тайну, сведения об условиях и системе оплаты труда, принятой в организации. Суды обоснованно отказывают в таких случаях в распространении режима коммерческой тайны на подобную информацию (см., например, Определение Верховного суда Республики Коми от 09.02.2012 № 33-594/2012).

Определяя в положении о коммерческой тайне порядок работы с информацией, составляющей коммерческую тайну, и требования к работнику в отношении соблюдения режима коммерческой тайны, необходимо, с одной стороны, помнить, что предпринимаемые меры должны исключать доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, любых лиц без разрешения обладателя такой информации. С другой стороны, компании необходимо обеспечить соблюдение таких мер, в том числе создать для работника все необходимые условия. То есть, например, если работодателем установлено, что материальные носители и документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в защищенном сейфе, работодатель должен обеспечить наличие таких сейфов и возможность их использования работником.

В положении о коммерческой тайне целесообразно также предусмотреть меры ответственности за нарушения режима коммерческой тайны. Такие меры должны соответствовать закону.

Также работодателям нужно учитывать следующие нюансы.

Во-первых, после разработки и утверждения положения о коммерческой тайне работники должны быть ознакомлены с ним под подпись.

Во-вторых, необходимо определить должности работников, которым требуется предоставить доступ к коммерческой тайне (как правило, он требуется не всем сотрудникам организации), и включить в трудовые договоры и (или) должностные инструкции таких работников указание на работу с коммерческой тайной при осуществлении трудовых функций, а также на необходимость соблюдать установленный в организации режим коммерческой тайны, ссылку на положение о коммерческой тайне и указать на ответственность, предусмотренную за нарушение режима коммерческой тайны.

В-третьих, независимо от того, предусмотрена работа со сведениями, составляющими коммерческую тайну, в трудовых обязанностях работника или доступ к коммерческой тайне осуществляется с согласия работника, необходимо вести учет всех лиц, получивших доступ к коммерческой тайне путем ведения соответствующего журнала. В таком журнале рекомендуется делать (под подпись работника) две отметки: о предоставлении доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, и о фактическом получении работником информации, содержащей коммерческую тайну.

В-четвертых, необходимо нанести на материальные носители и документы, содержащие конфиденциальную информацию, гриф «Коммерческая тайна», а также создать работникам условия для соблюдения всех требований, установленных Положением о коммерческой тайне. Следует отметить, что отсутствие грифа «Коммерческая тайна» на носителе соответствующей информации является основанием для признания незаконным увольнения работника за разглашение такой информации (см., например, Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 14.07.2016 по делу № 33-6921/2016).

При нанесении грифа «Коммерческая тайна» на носители информации и документы необходимо также указать сведения об обладателе информации: полное фирменное наименование и адрес юридического лица или фамилию, имя, отчество и адрес индивидуального предпринимателя. Кроме того, несмотря на то что закон требует нанесения грифа «Коммерческая тайна» только на материальные носители и документы, такой гриф целесообразно внести и в электронные документы — для того чтобы работник определенно мог понять, что данный документ относится к конфиденциальной информации.

Запрет конфликта интересов

Особенно актуален данный запрет для топ-менеджеров компаний. Нужно исключить ситуации, когда личные цели влияют на принимаемые сотрудником решения в ущерб интересам работодателя.

Если для государственных служащих вопросы, связанные с конфликтом интересов, подробно регламентированы на уровне федеральных законов (как о службе, так и о противодействии коррупции), то коммерческие компании, как правило, в своих внутренних документах о конфликте интересов не упоминают.

Между тем будет совсем не лишним в локальном нормативном акте работодателя (например, положении о предотвращении, выявлении и урегулировании конфликта интересов) или трудовых договорах предусмотреть, что работники:

  • должны при осуществлении трудовой функции руководствоваться исключительно интересами работодателя;

  • гарантируют, что их родственные и (или) дружеские связи не будут влиять на принятие решений при осуществлении ими трудовой функции;

  • не должны использовать имущество компании, информацию компании в личных целях либо иных целях, не связанных с осуществлением трудовой функции, в том числе пересылать рабочие файлы на личную почту и т.д.;

  • должны уведомить работодателя письменно о возникновении конфликта интересов, например о приобретении долей в уставном капитале общества, осуществляющего деятельность, схожую с деятельностью работодателя или являющегося его контрагентом, о наличии трудовых или гражданско-правовых отношений между сотрудником и конкурирующей организацией и т.д.

Если речь не идет о «семейной» фирме, для собственников бизнеса нежелательно возникновение ситуаций, когда родственники сотрудника трудоустраиваются на должности, на которых они оказываются в прямом его подчинении или же, напротив, контролируют его деятельность.

Чем детальнее будут прописаны все обязанности работника, тем проще будет работодателю в дальнейшем доказать свою правоту.

Создание эффективной системы контроля за действиями сотрудников

Недостаточно только лишь ввести режим коммерческой тайны и запретить конфликт интересов. Нужно еще и создать условия, для того чтобы правила работали не только на бумаге, но и на практике, а нарушения могли быть реально выявлены.

Отчасти в этом может снова помочь положение о предотвращении, выявлении и урегулировании конфликта интересов. Например, в нем можно указать, что если любому работнику компании стала известна информация о реальном или потенциальном конфликте интересов, то он обязан незамедлительно сообщить об этом своему непосредственному руководителю или директору компании.

Чтобы сформировать предпосылки для раскрытия утечки информации, необходимо создать систему эффективного контроля за действиями сотрудников:

  • пересмотреть штатное расписание, проверить должностные обязанности. Лучше, если ключевые функции не будут замыкаться на одном человеке — в отношении отдельных направлений (например, снабжения, взаимодействия с поставщиками) обязательно должен быть контроль деятельности сотрудников;

  • регулярно проводить проверки, инвентаризации материальных ценностей, внешний аудит финансовых документов (собственники должны интересоваться тем, что происходит в их компании; если показатели деятельности внезапно ухудшились, уменьшилось количество заказов, это должно насторожить и стать поводом для выявления причин);

  • использовать технические средства контроля (в частности, видеонаблюдение, аудиозапись, данные мониторинга компьютеров; здесь важно, чтобы работник был извещен о применяемых у работодателя технических средствах контроля);

  • отслеживать объявления, публикации в сфере деятельности, знать, кто и что продает;

  • поддерживать обратную связь с контрагентами (особенно — с поставщиками и клиентами; нередко именно от них компания узнает о состоявшейся утечке, например, когда сотрудник предлагает клиенту заключить договор не с компанией, в которой работает, а с конкурентом).

***

О том, что делать компании-работодателю в ситуации, когда сотрудник использует информацию, ставшую ему известной на работе, в собственных интересах или интересах конкурентов работодателя, а также об условиях привлечения его к ответственности читайте в следующем номере «ЭЖ-Юрист».

Принять к сведению

Условие о неконкуренции

Отдельно следует затронуть вопрос о запрете ограничения конкуренции. Нередко компании настаивают на включении в трудовой договор или иной документ условия о том, что сотруднику нельзя работать у конкурентов на условиях внешнего совместительства или даже после увольнения. Однако, как бы ни хотелось работодателю включить в трудовой договор положение о невозможности трудоустраиваться к конкурентам, делать этого не следует. Подобное условие не оградит работодателя от разглашения коммерчески ценной информации, в России оно не будет иметь юридической силы, поскольку:

  • нарушает конституционное право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать роль деятельности и профессию (ч. 1 ст. 37 Конституции РФ, ст. 2 ТК РФ);

  • ограничивает права работника по сравнению с установленными трудовым законодательством, а значит в любом случае не подлежит применению (ст. 9 ТК РФ).

Как разъяснил Минтруд России, федеральным законом и иными нормативными актами не предусмотрено, что в трудовом договоре с работником или ином документе может быть предусмотрен запрет на действия работника в течение какого-либо срока после расторжения трудового договора, если такие действия могут привести к неблагоприятным последствиям для бывшего работодателя, в том числе на трудоустройство этого работника у другого работодателя, занимающегося теми же видами деятельности в той же области, что и прежний работодатель. Такое условие, даже если оно будет включено в трудовой договор, не будет подлежать применению как противоречащее трудовому законодательству и ограничивающее права работника (см. письмо Минтруда России от 19.10.2017 № 14-2/В-942).