Единоличный исполнительный орган компании после прекращения своих полномочий должен передать организации всю бухгалтерскую отчетность, полученную от предыдущего руководителя. При истребовании хозяйственным обществом документов в судебном порядке экс-директору придется выплатить истцу компенсацию за каждый день просрочки. К такому выводу пришел ВС РФ в Определении от 02.02.2016 № 302-ЭС15-14349 по делу № А33-16565/2014.
Суть дела
Общество с ограниченной ответственностью (далее — общество, компания) в начале 2012 г. сменило генерального директора. Новый руководитель получил от своего предшественника всю документацию компании, в том числе кассовую и бухгалтерскую отчетность за период с 2005 г. Проработав около полутора лет в данной должности, генеральный директор после увольнения никаких документов обществу не вернул. Компания проанализировала выписки с банковских счетов и обнаружила, что денежные средства общества переводились другим организациям. Часть из них вернулась, однако недоставало 6 млн руб. Руководство компании решило, что деньги выдавались на основании договоров займа, и обратилось к бывшему директору с просьбой возвратить всю находящуюся у него бухгалтерскую отчетность общества, чтобы подтвердить свои предположения. Не получив назад документы, компания решила истребовать их через суд.
Судебное разбирательство
Суд первой инстанции иск общества (далее — истец) полностью удовлетворил.
Руководство текущей деятельностью компании согласно ее уставу осуществлялось единоличным исполнительным органом в лице директора. Он имел доступ ко всей документации общества и отвечал за ее сохранность.
Единоличный исполнительный орган должен действовать в интересах общества добросовестно и разумно (ч. 1 ст. 44 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Законодательством о бухгалтерском учете установлено, что при смене руководителя организации обеспечивается передача документов бухгалтерского учета. Порядок такой передачи определяется организацией самостоятельно. В случае смены директора печать, учредительные документы, бухгалтерская отчетность и иная документация, необходимые для осуществления руководства текущей деятельностью общества, подлежат передаче вновь избранному (назначенному) исполнительному органу.
Организация обязана хранить документацию по месту нахождения ее единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном его участникам (ст. 50 ГК РФ, п. 2 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ). При этом согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения указанных документов несет руководитель организации.
Суд установил, что ответчик осуществлял функции директора общества с 10 января 2012 г. до 10 июня 2013 г. Актом приема-передачи, а также пояснениями его предшественника подтверждено, что указанные в иске документы, связанные с деятельностью общества, были получены ответчиком от предыдущего директора. Какие либо доказательства, подтверждающие их передачу ответчиком новому директору, в суд представлены не были. Новый директор также подтвердил, что не получал от ответчика каких-либо документов.
Ответчик заявил, что вернул все истребуемые документы компании, однако не смог подтвердить свои доводы достаточными доказательствами. В связи с прекращением полномочий ответчика как директора организации документы подлежали передаче обществу. Правовые основания для их удержания отсутствовали.
Суд обязал бывшего генерального директора вернуть обществу всю полученную в 2011 г. документацию и назначил срок в десять дней с момента вступления в силу решения суда. Был установлен и объем компенсации за ожидание исполнения решения — по 10 000 руб. за каждый день просрочки до дня фактического исполнения. Такая сумма, по мнению суда, соответствовала принципам справедливости, соразмерности, последствиям нарушения, а также смогла бы обеспечить баланс интересов сторон.
В апелляционной инстанции решение было изменено.
Суд пришел к выводу, что истец не имел право требовать документы, относящие к периоду 2005—2009 гг., поскольку они не могли быть предметом проверки налогового органа. В этой части иска обществу было отказано. Также был снижен размер компенсации. При назначении штрафа в 10 000 руб. за каждый день просрочки не были учтены степень затруднительности исполнения судебного акта, возможности ответчика по добровольному исполнению судебного акта, его имущественное положение, в частности, размер его финансового оборота, а также иные обстоятельства. Размер компенсации, установленной судом первой инстанции, значительно превышает МРОТ и величину прожиточного минимума по региону, а значит, не может отвечать принципу справедливости и балансу интересов сторон. В связи с этим сумма компенсации была существенно снижена — до 100 руб. за каждый день просрочки, но не более 50 000 руб. Суд округа согласился с выводами суда апелляционной инстанции. Истец посчитал такое решение незаконным и обратился в Верховный суд РФ.
Позиция Верховного Суда
В кассационной жалобе общество ссылалось на незаконность отказа истребовать документы, относящиеся к периоду до 2010 г. Минимальный пятилетний срок, в течение которого организации обязаны хранить бухгалтерскую отчетность (ст. 29 Закона № 402-ФЗ), не лишает организацию права хранить такую документацию дольше. Прекратив исполнение своих обязанностей, директор был обязан передать обществу в лице нового директора всю имеющуюся у него на тот момент документацию, вне зависимости от установленных указанным федеральным законом минимальных сроков ее хранения. Отказ судов передать документацию в полном объеме, таким образом, нарушает право общества распоряжаться ею по своему усмотрению (хранить ее постоянно либо уничтожить в связи с истечением сроков обязательного хранения с составлением соответствующих актов и т. д.). Истец также ссылался на то, что, изменив размер компенсации за неисполнение судебного решения, суд апелляционной инстанции создал ситуацию, при которой не исполнять судебный акт ответчику стало выгоднее, нежели его исполнить.
Судебная коллегия по экономическим спорам ВС РФ (далее — судебная коллегия) посчитала, что суд первой инстанции обоснованно возложил на ответчика обязанность передать в полном объеме все полученные документы, независимо от даты их составления. Юридические лица должны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Приказом Министерства культуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, определяющий сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций независимо от формы собственности (далее — Перечень).
Закон № 402-ФЗ возлагает на организации обязанность по хранению бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Таким образом, срок хранения документов бухгалтерского учета устанавливается в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не строго пять лет.
Годовые бухгалтерские балансы и отчеты, приложения к балансу должны храниться постоянно, другие документы подлежат хранению в определенные Перечнем сроки, истечение которых тем не менее не влечет за собой обязательное уничтожение документации. (п. 4.1 параграфа 4 Перечня).
Таким образом, в соответствии с Перечнем и положениями Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ организация обязана хранить бухгалтерскую отчетность постоянно, а документы, определенные Перечнем, после истечения срока хранения — передать в архив. Кроме того, общество в целях предоставления своим участникам права на получение информации обязано хранить документы, связанные с его деятельностью, за весь период осуществления такой деятельности и принимать меры к возврату или восстановлению отсутствующих документов. Указанный вывод можно сделать из информационного письма от 18.01.2011 № 144 Президиума ВАС РФ «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участник хозяйственных обществ».
Верховный суд оставил в силе решение суда первой инстанции, обязав ответчика передать документы в полном объеме независимо от даты их составления. Однако размер компенсации в 100 руб. за каждый день просрочки и не более 50 000 руб. в общей сложности судебная коллегия посчитала приемлемым и в этой части постановления апелляции и суда округа менять не стала.