1. Главная / Статьи 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| статьи | печать | 350

В командировку на чужом транспорте

Организация направила сотрудника в командировку. Для этого она воспользовалась услугами автотранспортной компании, заключив с ней договор перевозки. Транспортом этой компании работник был доставлен к месту назначения и обратно. Но когда работник вернулся, оказалось, что у него нет никаких подтверждающих проезд документов. Как в этом случае определить фактический срок пребывания работника в командировке? Ответ на этот вопрос содержится в письме ФНС России от 24.11.2015 № СД-4-3/20427.

Истоки проблемы

До 8 января 2015 г. в соответствии с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках), фактический срок пребывания работника в месте командирования определялся по отметкам в командировочном удостоверении о дате выезда (приезда) в место командирования. Но после этой даты обязанность оформлять командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о выполненной работе в командировке была отменена (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

При этом Положение о командировках прямо не устанавливает способ определения фактического срока пребывания в месте командирования работника, если он был доставлен туда транспортом автоперевозчика на основании договора с ним, при котором не оформляются проездные документы (билеты).

Как определить срок командировки

В зависимости от способа проезда работника в командировку и обратно возможны несколько вариантов подтверждения фактического срока пребывания работника в месте командирования.

По общему правилу фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам. Их работник должен представить после возвращения из командировки (абз. 1 п. 7 Положения о командировках).

Если работник едет в пункт назначения на служебном или на своем личном транспорте, фактический срок командировки указывается в служебной записке. После возвращения из командировки этот документ должен быть представлен работником в бухгалтерию организации. К нему надо приложить документы, которые подтвердят использование служебного или личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта) (абз. 2 п. 7 Положения о командировках).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания в командировке работник вправе подтвердить документами по найму жилого помещения в месте командирования (абз. 3 п. 7 Положения о командировках).

Но если у работника отсутствуют как проездные документы, так и документы по найму жилого помещения и иные документы, подтверждающие заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, то фактический срок пребывания работника в командировке может подтвердить служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке. Они должны содержать подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки) (абз. 4 п. 7 Положения о командировках).

По мнению налоговых органов, изложенному в комментируемом письме, в ситуации, когда к месту командировки работника доставляет лицо, которое оказывает автотранспортные услуги на основании договора, но не оформляет поездные билеты, применяются те же правила, что и в случае, когда работник добирается на личном или служебном транспорте. То есть в рассматриваемом случае нужно применять абз. 2 п. 7 Положения о командировках.

Таким образом, срок нахождения работника в командировке в нашем случае может быть определен по служебной записке работника и документам, которые подтвердят использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Налоговая служба в комментируемом письме отметила, что работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок (п. 3 Положения о командировках). Поэтому необходимо проследить, чтобы в служебной записке работника срок командировки не выходил за рамки срока, который указан в решении руководителя организации о направлении работника в командировку.

Можно ли учесть расходы?

Несмотря на отсутствие проездных документов, расходы на оплату услуг автотранспортной организации по провозу командированных работников можно учесть при расчете налога на прибыль. Ведь требования ст. 252 НК РФ о признании для целей налогообложения прибыли расходов в рассматриваемой ситуации будут выполнены (расходы документально подтверждены договором об оказании услуг, актами и платежными документами).

К сожалению, налоговые органы не разъяснили, по какой норме Кодекса можно учесть в данном случае расходы. По общему правилу при расчете налога на прибыль командировочные расходы отражаются по подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли является авансовый отчет работника с приложенными к нему оправдательными документами, в частности, подтверждающими проезд работника в командировку и обратно (письмо Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28292). Проездных документов в данном случае у компании нет. Поэтому есть риск, что налоговые органы на местах откажут в признании расходов по указанной норме Кодекса.

Правда, суды допускают возможность учета услуг автотранспортной организации по провозу работников в составе командировочных расходов. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 05.07.2010 № КА-А40/6676-10 (Определением ВАС РФ от 02.12.2010 № ВАС-14126/10 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора) суд признал обоснованным включение расходов в состав командировочных на основании соответствующих договоров с автотранспортной компанией, актов приемки-сдачи оказанных услуг, платежных поручений об оплате стоимости оказанных услуг.

Есть и другой вариант признания расходов в рассматриваемой ситуации. Можно воспользоваться положения подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, в соответствии с которым к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся другие расходы налогоплательщика, связанные с производством и (или) реализацией. В подтверждение учета расходов по подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ у организации есть договор перевозки, заключенный с автотранспортной организацией. Правомерность данного подхода подтверждают и суды (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.04.2007 № А05-11584/2006-3).