Организации обязаны обеспечивать сохранность документов. Законодательством предусмотрены сроки хранения, по истечении которых они могут быть уничтожены. Но в некоторых случаях документы приходится хранить за пределами общих сроков. Как долго хранить те или иные документы и в каком порядке их ликвидировать, читайте в статье.
Общие сроки хранения
В настоящее время сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе, Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ), а также в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.
приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень).
В соответствии с НК РФ срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов для налогоплательщиков и налоговых агентов, составляет четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Отсчет данного срока начинается с года, следующего за тем, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога (письмо Минфина России от 30.03.2012 № 03-11-11/104).
В Законе № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения необходимо хранить не менее пяти лет после отчетного года, если более продолжительный срок не установлен в Перечне (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, хранятся не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
В Перечне, на который ссылается Закон № 402-ФЗ, установлены, в частности, следующие сроки хранения:
- документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) должны храниться не менее пяти лет;
- квартальная бухгалтерская отчетность — пять лет;
- месячная — один год;
- аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности — пять лет;
- первичные учетные документы и приложения к ним — пять лет (при условии проведения проверки (ревизии));
- лицевые карточки, счета работников — 75 лет;
- исполнительные листы работников — до минования надобности (но не менее года);
- бланки форм статистической отчетности в организациях (систематизированный комплект), не являющихся их разработчиками, — до замены новыми;
- документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, — шесть лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»);
- трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, — 75 лет;
- личные карточки работников, в том числе временных работников — 75 лет;
- подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) — до востребования (невостребованные — 75 лет);
- счета-фактуры — четыре года;
- свидетельства о постановке на учет в налоговых органах — постоянно;
- реестры сведений о доходах физических лиц — 75 лет.
Важно
Должны храниться постоянно: годовая бухгалтерская отчетность, сводная годовая (консолидированная) отчетность, бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам, книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним (раздел II Перечня), документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации.
Итак, у нас есть общие сроки — четыре года для налогового учета и пять лет для бухгалтерского и сроки, обозначенные в Перечне. При этом в п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ сказано, что документы хранятся в соответствии с правилами Перечня, но не менее пяти лет. Возникает вопрос, как долго хранить, к примеру, первичные документы — четыре года, пять лет или дольше. Ведь они используются и для налогового, и для бухгалтерского учета.
Чтобы не ошибиться, ориентироваться надо на максимальный срок хранения. Другими словами, если первичные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность не указаны в Перечне, их нужно хранить не менее пяти лет.
Если перечисленные документы упоминаются в Перечне и срок хранения для них определен Перечнем менее пяти лет, то хранить их надо все равно не меньше пяти лет.
Документы, для которых Перечнем установлен срок более пяти лет, хранить надо в течение времени, указанного в Перечне.
Особенности отсчета сроков хранения
Срок хранения документов исчисляется с момента, когда документ перестает использоваться для целей учета, причем как бухгалтерского, так и налогового (письмо Минфина России от 30.03.2012 № 03-11-11/104, п. 1, 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Некоторые виды затрат признаются в расходах в течение длительного времени. Документы, подтверждающие такие расходы, надо хранить все время, пока происходит списание расходов, плюс срок, предусмотренный Законом № 402-ФЗ, НК РФ или Перечнем.
Так, при переносе убытков на будущее компания обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков, плюс четыре года (п. 4 ст. 283 НК РФ). Это касается и убытков, которые понесли правопредшественники реорганизованных (присоединенных) компаний (постановление Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12). А для целей бухгалтерского учета первичка, подтверждающая убытки, хранится пять лет после отчетного года. Как видим, наибольший срок в данном случае — для целей налогового учета. Им и нужно руководствоваться.
Первичные документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, используются для составления налоговой отчетности в течение всего периода начисления амортизации. Поэтому для налогового учета четырехлетний срок их хранения исчисляется с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (письмо Минфина России от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270). При этом в бухгалтерском учете первичные документы, отражающие формирование первоначальной стоимости, должны храниться не менее пяти лет. В данном случае максимальный срок — бухгалтерский.
Напомним, что документы об определении амортизации (протоколы, расчеты, ведомости, заключения) согласно Перечню нужно хранить постоянно.
Документы, подтверждающие формирование безнадежной задолженности, для целей налогового учета придется хранить не меньше семи лет: три года — срок исковой давности плюс четыре года — срок, предусмотренный НК РФ (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 08.11.2012 № А11-6321/2011). В бухгалтерском учете безнадежную задолженность надо еще пять лет отражать на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Поэтому при определении времени, в течение которого нельзя уничтожать такие документы, нужно ориентироваться на нужды бухгалтерского учета: пять лет, установленные для хранения первички Законом № 402-ФЗ, придется отсчитывать с момента аннулирования задолженности (пять лет на счете 007 плюс пять лет, предусмотренные для хранения).
Для целей налогового контроля инвестор по соглашению о разделе продукции (или оператор такого соглашения) обязан хранить первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, в течение всего срока действия такого соглашения (п. 2 ст. 346.42 НК РФ). Объясняется это требованием тем, что выездной налоговой проверкой может быть охвачен любой период в течение срока действия соглашения, начиная с года вступления соглашения в силу (п. 1 ст. 346.42 НК РФ). Значит, законодательно установленный срок хранения отсчитывается от момента, когда закончилось действие соглашения.
Документы, подтверждающие расходы на обучение, для налогового учета нужно хранить в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение, профессиональная подготовка или переподготовка которого были оплачены налогоплательщиком, в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее четырех лет (подп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ). Связано это с особенностями признания расходов на обучение. Такие затраты списываются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но если трудовой договор с физическим лицом был прекращен до истечения одного года с начала обучения, названные затраты придется включить во внереализационные доходы (подп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ). Получается, что документы, подтверждающие обучение, нужно хранить весь срок обучения плюс один год плюс четыре года.
Восстановление утраченного
Случается, что документы утрачиваются в результате стихийных бедствий (пожар, наводнение, др.), а то и просто при ненадлежащем хранении. Восстанавливать такие документы организация обязана, даже если они ранее уже были проверены ИФНС в рамках выездной налоговой проверки (подп. 1 п. 1 ст. 31, ст. 93.1 НК РФ, письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191). Для этого необходимо:
— назначить комиссию по расследованию факта утраты (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105);
— составить акт с подробным (по возможности) указанием утраченных документов;
— получить справку уполномоченного госоргана о произошедшей чрезвычайной ситуации (постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.05.2012 № 17АП-3281/2012-АК). Это поможет продлить срок предоставления документов проверяющим или суду.
На основании восстановленной документации необходимо заново сформировать регистры бухгалтерского и налогового учета, а также бухгалтерскую и налоговую отчетность. В случае неполного восстановления документов компания должна пересчитать свои налоговые обязательства, подать уточненные налоговые декларации. Если этого не сделать, налоговые органы вправе сами определить суммы налогов, подлежащие уплате в бюджет, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о компании и о сфере ее деятельности (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ, Определение ВАС РФ от 31.03.2010 № ВАС-5/10). Как мы понимаем, расчетная сумма вряд ли будет выгодна для налогоплательщика.
Внимание!
В пункте 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ сказано, что экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Для хранения документов организация может либо создать собственный архив, либо привлечь стороннюю организацию.
Уничтожение документов
Процедуру уничтожения документов нужно обязательно оформить соответствующим образом. При этом можно руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Порядок следующий. В начале года необходимо создать постоянно действующую экспертную комиссию. Образец положения об экспертной комиссии можно взять из приказа Росархива от 19.01.95 № 2 (см. приложение 1).
Экспертная комиссия проводит инвентаризацию документов с истекшим сроком хранения и представляет на утверждение руководителя фирмы акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (примерный образец акта см. в приложении 2).
Документы, предназначенные для уничтожения, нужно передать на переработку (утилизацию) и оформить это приемо-сдаточной накладной. Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг и составить еще один акт - об уничтожении документов (см. приложение 3). Этот акт также утверждается руководителем организации.
Все документы по утилизации организация должна сохранить в архиве.
Ответственность
Ответственным лицом за организацию хранения документов является руководитель компании или индивидуальный предприниматель (ст. 7, 29 Закона № 402-ФЗ).
За нарушение правил хранения предусмотрены административные санкции:
- по ст. 13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов — штраф для должностных лиц от 300 до 500 руб.;
- по ст. 13.25 КоАП РФ, за неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, об обществах с ограниченной ответственностью, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и т.д. и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов — штраф для должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб., а для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб.;
- по ст. 15.11 КоАП РФ, за «грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов» — штраф на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб.
Кроме того, ответственность установлена за непредоставление или отсутствие документов, которые могли быть утрачены из-за неправильного хранения или уничтожены раньше времени.
Во-первых, это санкции, которые предусмотрены НК РФ:
— по ст. 120 НК РФ — за отсутствие данных бухгалтерского и налогового учета, документов, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов, на налогоплательщика налагается штраф в размере 10 000 руб. Если утраченные документы касаются не одного, а нескольких налоговых периодов, штраф увеличивается до 30 000 руб. А в случае, когда из-за потери документов оказалась занижена налоговая база — до 20% от суммы недоимки, но не менее 40 000 руб.;
— по ст. 126 НК РФ — за непредставление документов по запросу налоговых органов предусмотрен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ. По этой же статье могут оштрафовать и до 10 000 руб. (до 1000 руб. для индивидуальных предпринимателей), если нарушение будет квалифицировано как отказ лица предоставить документы.
К сведению
Количество непредставленных документов для определения размера штрафа инспекторы могут определить расчетным методом (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 16.08.2013 № А67-160/2013).
Во-вторых, на должностных лиц компании может быть наложен административный штраф по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ — за «непредставление в установленный законодательством о налогах и сборах срок либо отказ от представления в налоговые органы, таможенные органы оформленных в установленном порядке документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля». Размер штрафа — от 300 до 500 руб.
Приложение 1. Образец приказа о создании экспертной комиссии
ЗАО «ГАММА»
Приказ
г. Москва
10.01.2014 г. № 4
О создании экспертной комиссии
В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения которых истек,
Приказываю:
1. Создать экспертную комиссию в составе:
Председатель — юрисконсульт Иванов И.И.;
Члены комиссии — заместитель главного бухгалтера Петров В.В., делопроизводитель Сидоров С.С.
2. К 25 мая 2014 г. экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения документов, срок хранения которых истек.
Генеральный директор________________Ромашов Р.Р.
Приложение 2. Образец акта о направлении документов на уничтожение
Утверждаю
Генеральный директор
________Ромашов Р.Р.
АКТ
г. Москва
25.05.2014 г. № 45
О направлении документов на уничтожение
Экспертная комиссия, назначенная приказом от 10.01.2014 № 4, составила настоящий акт о том, что по результатам проведенной инвентаризации и экспертной оценки выявлены документы, подлежащие уничтожению, а именно:
Счета-фактуры за 2009 г. (9 папок),
Гарантийные письма за 2008 г. (1 папка),
…
Реестры расчета земельного налога за 2008 г.
Председатель комиссии__________Иванов И.И.
Члены комиссии:__________Петров В.В.
__________Сидоров С.С.
Приложение 3. Образец акта об уничтожении документов
Утверждаю
Генеральный директор ЗАО «ГАММА»
________Ромашов Р.Р.
АКТ
г. Москва
26.05.2014 г. № 46
Об уничтожении документов, выделенных по акту от 25.05.14 № 45
Экспертная комиссия, назначенная приказом от 10.01.2014 г. № 4, составила настоящий акт о том, что документы, выделенные к уничтожению актом от 25.05.14 № 45, уничтожены путем сдачи в макулатуру (в опечатанном виде).
Приложение: накладная на передачу документов в ООО «Утиль» от 25.05.14 № 233.
Председатель комиссии__________Иванов И.И.
Члены комиссии:__________Петров В.В.
__________Сидоров С.С.