Успешность любого бизнеса напрямую зависит от знаний и умений лиц, его осуществляющих. Или, говоря проще, от навыков и образования сотрудников. Поэтому работодатели стремятся принимать на работу лиц, обладающих должным уровнем и качеством образования. А при необходимости организуют обучение сотрудников. Расходы на такое обучение можно учесть при налогообложении. Но для этого надо правильно оформить все сопутствующие обучению документы. Кроме того, нельзя забывать, что обучающимся положены различные льготы. Обо всех этих нюансах мы сегодня и поговорим.
Общие условия предоставления льгот
Начнем с льгот, которые по Трудовому кодексу положены сотрудникам, совмещающим работу с обучением. На наш взгляд, эти особенности работодателю, который решил организовать обучение своих сотрудников, нужно учитывать в первую очередь. Ведь из-за льгот, возможно, придется пересмотреть график сменности, нанять на временную работу дополнительных сотрудников и т.п. Так что этот момент обязательно нужно просчитать заранее. Правда, надо отметить, что обязанность по предоставлению льгот, равно как и их количество и качество, никак не зависит от того, кто был инициатором обучения — работодатель или сам работник. Проще говоря, если сотрудник приступил к обучению по собственной инициативе и за свой счет, работодатель все равно должен будет предоставить ему все те же гарантии и льготы, что и сотрудникам, направленным на обучение по инициативе работодателя.
Отметим также, что набор льгот не зависит и от того, кто финансирует обучение: тут равными правами будут обладать как сотрудники, обучающиеся за счет бюджета, так и сотрудники, чью учебу финансирует работодатель, и даже те, кто сам оплачивает свое обучение. Не связаны льготы и с уровнем образования, которое получает сотрудник, — будь то высшее, среднее специальное, аспирантура и т.п. Но при этом важно, чтобы тот уровень образования, в связи с которым предоставляются льготы, сотрудник получал впервые (ст. 177 ТК РФ).
Еще одним условием для предоставления льгот Трудовой кодекс называет наличие государственной аккредитации у образовательного учреждения, где обучается сотрудник. И наконец, все льготы положены только тем работникам, которые в организации трудятся по основному месту работы, совместителям организация не обязана предоставлять такие льготы (ст. 287 ТК РФ).
Разобравшись с общими моментами, перейдем непосредственно к льготам, а точнее гарантиям и компенсациям, предусмотренным трудовым законодательством. Если обобщить все то, что прописано в Трудовом кодексе, получим три группы льгот. В первую войдут различного рода дополнительные отпуска, которые работодатель должен предоставить обучающимся сотрудникам. Во вторую — дополнительное свободное время вне отпусков. И в третью — денежные компенсации расходов, связанных с обучением.
Дополнительные отпуска
Первым рассмотрим отпуск, который положен сотруднику, еще даже не обретшему статус студента. Так, для сдачи вступительных экзаменов работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск на 15 календарных дней. Данный отпуск не оплачивается, а основанием для издания приказа о нем будет заявление сотрудника и справка из учебного заведения о том, что сотрудник допущен к вступительным экзаменам.
После успешной сдачи вступительных экзаменов и поступления в учебное заведение сотрудники получают право на дополнительные оплачиваемые отпуска для сдачи сессии. Эта льгота положена сотрудникам, которые получают высшее образование по заочной или вечерней форме. Продолжительность отпуска согласно Трудовому кодексу зависит от курса, на котором учится работник. На первых двух курсах отпуск равен 40 календарным дням, а при дальнейшем обучении — 50 календарным дням (ст. 173 ТК РФ). Также подобный отпуск работодатель должен оплатить работникам, получающим среднее профессиональное образование. Правда, для них продолжительность отпуска согласно ст. 174 ТК РФ короче — на первых двух курсах по 30 календарных дней, а на последующих — по 40.
Но на практике продолжительность каждого из отпусков для сдачи сессии определяется не на основании этой нормы Кодекса, а на основании периода сессии, указанного в справке-вызове из учебного заведения. Соответственно на тот период, который указан в этом документе, работодатель обязан предоставить сотруднику дополнительный оплачиваемый отпуск.
Но как быть, если справка-вызов выдана на срок меньший, чем гарантирует Трудовой кодекс? Сам Кодекс ответа на этот вопрос не содержит — в нем вообще никак не конкретизируется порядок предоставления дополнительных отпусков и расчет их продолжительности. Более того, из ст. 173 и 174 Кодекса не ясно даже, за какой период рассчитываются упомянутые в ней дни отпуска — за каждую сессию, за учебный год в целом или за календарный год. По-
этому, на наш взгляд, в подобной ситуации нужно исходить из интересов работника. Суть дополнительного отпуска — дать возможность работнику спокойно, не отвлекаясь, подготовиться к сессии. Поэтому, если сотрудник подаст заявление с просьбой предоставить дополнительный отпуск на срок больший, чем указано в справке-вызове, но в пределах сроков, указанных в ст. 173 и 174 ТК РФ, у работодателя нет законных оснований для отказа.
Далее, вечерникам и заочникам полагаются дополнительные оплачиваемые отпуска для сдачи итоговых экзаменов и написания диплома. При получении высшего образования их продолжительность составляет один и четыре месяца соответственно (ст. 173 ТК РФ), а при получении среднего специального образования — один и два месяца (ст. 174 ТК РФ).
Тем же сотрудникам, которые решили совмещать работу с обучением на дневных отделениях высших или средних специальных учреждений, также положены дополнительные отпуска для сдачи сессии. Но они, во-первых, предоставляются без сохранения заработной платы, то есть не оплачиваются. А во-вторых, такие отпуска намного короче — 15 календарных дней для тех, кто получает высшее образование, и 10 календарных дней для получающих среднее специальное образование.
А вот при сдаче итоговых экзаменов и написании дипломной работы законодатели не стали ограничивать «дневников» по срокам освобождения от работы — они здесь такие же, как у вечерников и заочников (четыре и один месяц для вузов и два и один месяц для учреждений среднего профессионального образования). Но оплачивать этот отпуск работодатель не обязан.
Оплата проезда
Следующий вид гарантий, полагающихся сотрудникам, совмещающим работу с обучением, напрямую вытекает из их обязанности являться в учебное заведение для сдачи экзаменов. В связи с этим законодатели возложили на работодателя обязанность компенсировать сотрудникам стоимость проезда в учебное заведение и обратно. При этом, естественно, речь идет о тех ситуациях, когда учебное заведение находится в другом населенном пункте.
На данную льготу имеют право только студенты-заочники, обучающиеся как в высших, так и средних специальных заведениях, и только один раз в год. Основанием для выплаты данной компенсации является заявление сотрудника, справка-вызов из учебного заведения и оригиналы проездных документов. Обратите внимание, что Трудовой кодекс не содержит каких-либо ограничений по виду транспорта, которым сотрудник добирается до учебного заведения.
Сокращение рабочего времени
Наконец, еще одна гарантия, к которой нужно быть готовым работодателю, — это предоставление сотрудникам свободного времени в межсессионный период. Так, заочникам и вечерникам в последние десять месяцев обучения положено сократить рабочую неделю на семь часов (ст. 173 и 174 ТК РФ). Причем это время будет оплачиваться в размере половины среднего заработка сотрудника.
Очевидно, что сократить рабочую неделю можно разными способами. Это может быть отдельный дополнительный выходной день в течение недели. А может быть и уменьшение каждого рабочего дня на определенное количество часов. Согласно Трудовому кодексу выбор конкретного варианта сокращения рабочей недели осуществляется по соглашению с работником. Соответственно данный выбор нужно будет оформить в письменном виде: это может быть дополнительное соглашение к трудовому договору либо предложение работодателя, на котором сотрудник собственноручно проставит отметку о согласии.
Договор на обучение
Итак, с льготами, которые будут полагаться сотрудникам, которых работодатель направит на обучение, мы разобрались. Следующий этап, на который нужно обратить внимание, — оформление договорных отношений. Причем здесь эти отношения будут тройственными. С одной стороны, работодателю нужно оговорить и документально зафиксировать условия обучения непосредственно с сотрудниками. А с другой — заключить договор на обучение с учебным заведением. И если последний договор, как правило, стандартный и его образец предлагает учебное заведение, то на договоре с сотрудником нужно остановиться подробнее.
С сотрудником, которого решено направить на обучение, необходимо заключить ученический договор, который по своей сути является дополнительным соглашением к уже имеющемуся трудовому договору с этим сотрудником (ч. 2 ст. 198 ТК РФ). В этот договор согласно Трудовому кодексу нужно включить информацию о том, какую профессию (специальность или квалификацию) будет получать сотрудник, срок обучения и размер оплаты, получаемой студентом от работодателя в период ученичества. Кроме того, в шапке договора желательно указать, что обучение проводится по инициативе и в интересах работодателя — такая формулировка может пригодиться в случае споров по поводу учета расходов на обучение при налогообложении.
В качестве основной обязанности сотрудника по этому договору нужно указать пройти данное обучение. Тут же можно эти обязанности конкретизировать — в какой форме и в какие сроки сотрудник будет информировать работодателя об успешной сдаче сессионных экзаменов. Еще одной важной обязанностью сотрудника по ученическому договору является обязанность отработать в организации определенный срок после окончания обучения.
В обязанности же работодателя по ученическому договору входит обеспечение возможности обучения. Соответственно в договоре лучше зафиксировать все льготы, которые работодатель будет обеспечивать учащемуся сотруднику, как основные, предусмотренные Трудовым кодексом, так и дополнительные, которые Кодексом не предусмотрены и предоставляются по инициативе работодателя. Также непосредственно в договоре можно решить вопрос о порядке предоставления отпусков — на основании каких документов, на какой срок и т.п., а также оговорить порядок сокращения рабочей недели.
Обратите внимание, что поскольку ученический договор, как мы уже упоминали, является дополнительным соглашением к договору трудовому, при его составлении нужно внимательно следить за тем, чтобы в соглашение не попали условия, ухудшающие положение ученика. Такие условия будут недействительными (ст. 206 ТК РФ) и могут стать основанием для привлечения организации к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).
Помимо договора организации потребуется оформить еще и кадровые документы, подтверждающие факт обучения сотрудников. Начать можно с кадровой первички — служебных записок от непосредственного руководителя сотрудника или от него самого с просьбой направить его на обучение. Затем после заключения договоров с учебным заведением и с сотрудником нужно будет издать приказ или распоряжение по организации о направлении сотрудника на обучение (см. образец документа). В этом приказе нужно четко зафиксировать конкретные цели обучения, чтобы было ясно — обучение проводится именно в интересах организации, а не сотрудника. Также в приказе фиксируются сроки учебы, дата, с которой она начинается, учебное заведение и профессия, по которой будет проводиться обучение.
И еще один момент, на который нужно обратить внимание при оформлении документов, связанных с обучением. Речь идет об учебных планах и учебной программе. Обычно эти документы прилагаются к договору с учебным заведением. Но если в вашем случае это не так, то подобные документы нужно запросить у вуза отдельно. И, составляя приказ о направлении сотрудника на учебу, нужно ориентироваться на данные планы и программу, чтобы не было противоречий, за которые при проверке смогут зацепиться налоговики.
Налоги при обучении
Ну и поскольку мы заговорили о налоговых органах, несколько слов скажем о порядке налогообложения расходов, понесенных организацией. По действующему сегодня законодательству о налогообложении прибыли организация вправе учесть расходы на любой вид обучения своих работников, в том числе на получение высшего или даже второго высшего образования (п. 3 ст. 264 НК РФ). Поэтому существовавшее ранее четкое деление обучения на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации значения уже не имеет.
В качестве условий для учета расходов на учебу налоговое законодательство выдвигает следующие. Первое — учебное заведение должно быть российским и иметь соответствующую лицензию либо иностранным, имеющим соответствующий статус. Но если с лицензией у российской организации все понятно — ссылка на ее реквизиты будет в договоре, а посмотреть этот документ налогоплательщик сможет при заключении договора, то с «соответствующим статусом» иностранного учебного заведения ясности нет никакой. Налоговое законодательство никак не разъясняет, какими документами налогоплательщик должен подтверждать этот «соответствующий статус». Поэтому мы бы не рекомендовали учитывать подобные расходы при налогообложении и по возможности выбирать отечественные вузы.
Второе условие — учесть можно расходы только на обучение штатных сотрудников или лиц, ищущих работу, если с ними заключен договор, обязывающий по окончании обучения поступить на работу в организацию и проработать не менее года. Документальное оформление соблюдения этого условия проблем не вызывает: трудовой договор, приказ о приеме на работу и договор об обучении являются достаточным доказательством.
Ну и конечно, третье условие, общее для всех расходов — их экономическая обоснованность и производственная направленность. Здесь лучшим подтверждением будут служебные записки и приказ о направлении сотрудника на обучение, которые мы настоятельно рекомендовали составлять. Именно их формулировки будут обосновывать связь обучения с производственной деятельностью компании.
Кадровые документы будут иметь решающее значение и при ответе на вопрос о необходимости удержания НДФЛ со стоимости обучения. Дело в том, что доход у сотрудника может возникнуть только в том случае, если обучение производится в его интересах (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Соответственно если у нас оформлены документы, подтверждающие обратное — что обучение проводится исключительно для производственных целей, то и НДФЛ со стоимости обучения удерживать не нужно.
Что же касается страховых взносов, то оплата обучения прямо названа в составе необлагаемых выплат — п. 12 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».
Образец приказа о направлении сотрудника на обучение
ПРИКАЗ
г. Всеволожск 28 марта 2011 года
В связи с переходом организации на работу с использованием нового программного обеспечения
Приказываю:
1. Направить сотрудников отдела информационного обеспечения Николаева П.Н. и Старовойтова И.С. на отделение целевой подготовки Ленинградского государственного университета для получения знаний по работе с ERP-системами на современных производственных линиях (специальность — оператор — настройщик систем управления производственными линиями, код специальности 11.0003).
2. Обучение проводится на основании договора с Ленинградским государственным университетом, заключенного с ООО «Двери и окна» 1 марта 2011 года на основе трехлетней программы обучения по принятой в образовательном учреждении учебной программе, являющейся неотъемлемой частью договора.
3. Обучение проводится по очно-заочной форме.
4. Сотрудникам, указанным в п. 1 настоящего приказа, приступить к обучению 4 апреля 2011 года.
5. Бухгалтерии обеспечить своевременное перечисление средств по договору с учебным заведением, а также информирование сотрудников, указанных в п. 1 настоящего приказа, о порядке и сроках представления документов об успешном прохождении обучения.
6. Кадровой службе обеспечить информирование сотрудников, указанных в п. 1 настоящего приказа, о полагающихся им льготах и порядке их предоставления.
Директор ООО «Двери и окна» Никитина О.П.
С приказом ознакомлен _______________ Николаев П.Н.
С приказом ознакомлен _______________ Старовойтов И.С.