В ходе налоговой проверки налоговый орган вправе истребовать у налогоплательщика необходимые для осуществления налогового контроля документы (п. 1 ст. 93 НК РФ). Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Но при необходимости налоговики имеют право ознакомиться с подлинниками документов (п. 2 ст. 93 НК РФ). Можно ли в этом случае вместо подлинников предоставить налоговикам скан-образы документов?
Ответ на этот вопрос содержится в письме ФНС России от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@. В нем налоговики указали следующее.
Действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей должны совершаться в простой письменной форме (ст. 153 и ст. 161 ГК РФ).
Подлинником документа является первый или единичный его экземпляр (п. 3.1 Национального стандарта РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). В случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником.
Замена подлинника документа его электронным скан-образом с подписанием такого образа усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц всех участвующих сторон в случае обязанности предоставления подлинника документа действующим законодательством не предусмотрена.