1. Какие документы в данном случае следует оформить?
2. Какими проводками отразить результат инвентаризации, выявленную недостачу и возмещение указанным способом?
3. Можно ли учесть расходы на возмещение недостачи в налоговом учете? Если да, то какие условия нужно соблюсти?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Порядок документального оформления и учета изложен по тексту ответа.
Обоснование позиции:
С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными остались формы документов, используемых в качестве первичных, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые).
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. При составлении собственных документов рекомендуем также воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта. См. информацию Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012.
Следовательно, руководитель организации вправе самостоятельно утвердить формы документов, оформляемых при хранении. За основу можно принять формы, утвержденные постановлением № 66.
О проведении внеплановой ревизии руководитель фирмы издает приказ (может быть принята за основу форма № ИНВ-22, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88). Для оформления данных инвентаризации могут применяться первичные документы: инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (может быть принята за основу форма № ИНВ-3, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88), сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (может быть принята за основу форма № ИНВ-19, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88), ведомость результатов, выявленных инвентаризацией (может быть принята за основу форма № ИНВ-26, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26).
Кроме того, оформляются:
-
приказ о назначении комиссии для расследования факта недостачи и выявления виновных лиц;
-
заключение комиссии;
-
письменные объяснения работника, виновного в недостаче (при отсутствии виновного лица — объяснения материально ответственного лица);
-
бухгалтерская справка-расчет по определению сумм недостач;
-
претензия поклажедателя.
Списание с учета МПЗ оформляется актом на списание.
ФСБУ 5/2019 не содержит никаких специальных указаний об учете принятых на хранение запасов. Поэтому считаем, что использование забалансовых счетов для их учета у хранителя не будет ошибкой. Вместе с тем полагаем, что возможна и организация учета у хранителя без использования счетов бухгалтерского учета, т.е. исключительно на документарной основе.
Планом счетов и инструкцией по его применению для обобщения информации о наличии и движении ТМЦ, принятых на ответственное хранение, предназначен забалансовый счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». На счете 002 ТМЦ учитываются в ценах, предусмотренных в приемо-сдаточных актах или в иных документах, согласованных сторонами.
Таким образом, для обеспечения своевременного и достоверного учета ТМЦ, принятых на хранение, необходимо наличие первичных документов, на основании которых информация о ТМЦ (количество, стоимость, поклажедатель и т.п.) вносится на забалансовый счет 002.
Имущество, подлежащее списанию, а также фактический размер понесенного ущерба устанавливаются на основании результатов инвентаризации (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).
По общему правилу именно хранителем возмещаются убытки, причиненные поклажедателю утратой, недостачей или повреждением вещей (п. 1 ст. 902 ГК РФ). Основанием для возмещения ущерба будет претензия поклажедателя для возмещения недостачи.
При выявлении недостачи проводки могут быть следующими:
Кредит 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»
- отражена стоимость выявленной недостачи (документы по учету результатов инвентаризации, акт на списание МПЗ);
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 76, субсчет «Расчеты по недостачам»
- отражена задолженность перед контрагентом в виде стоимости ТМЦ, подлежащей возмещению в силу договорных обязательств организации;
Дебет 76, субсчет «Расчеты по недостачам» Кредит 10
- возмещена контрагенту недостача имуществом организации.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком, а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки, понесенные им. При этом НК РФ не установлен конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы в соответствии с требованиями п. 1 ст. 252 НК РФ, тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов (письмо Минфина России от 25.11.2025 № 03-03-06/1/114159, письма ФНС России от 20.02.2021 № СД-3-3/1280@, Минфина России от 19.03.2019 № 03-03-06/1/17927, от 31.05.2021 № 03-03-06/3/4211, от 29.08.2017 № 03-03-06/1/55280, от 15.08.2017 № 03-07-08/52318, постановления Восьмого ААС от 27.08.2012 № 08АП-5947/12, ФАС Центрального округа от 21.03.2011 № Ф10-740/2011 по делу № А23-3022/10А-13-146).
Налоговые и иные органы также не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета (письмо Минфина России от 22.02.2013 № 03-03-06/1/5002). Из положений п. 1 ст. 252 НК РФ в системной взаимосвязи с нормами ст. 313 НК РФ, а также ст. 9 Закона № 402-ФЗ следует, что документами, подтверждающими произведенные на территории РФ расходы, являются, в частности, первичные учетные документы, которыми оформляются все факты хозяйственной жизни (включая справку бухгалтера).
Нормы главы 25 НК РФ предусматривают случаи включения убытков в виде потерь имущества в расходы при налогообложении прибыли:
-
в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ);
-
потери от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ).
При этом Минфин сообщает о том, что факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (письма от 19.12.2025 № 03-03-06/1/123900, от 17.04.2025 № 03-03-06/1/38396, от 07.02.2025 № 03-03-06/1/10792, от 09.10.2024 № 03-03-06/1/97745, от 30.09.2020 № 03-03-05/85839, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81919, от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65418, от 11.09.2007 № 03-03-06/1/658, от 19.03.2007 № 03-03-06/1/159).
Между тем содержащиеся в ст. 265 НК РФ перечни внереализационных расходов и приравниваемых к ним убытков являются открытыми, что не исключает применения подп. 20 п. 1 ст. 265, п. 3 ст. 250 НК РФ. В то же время с учетом позиции Минфина России полагаем, что учет в расходах для цели налога на прибыль стоимости ТМЦ с высокой степенью вероятности может вызвать претензии контролирующих органов.
Отметим, что нам не удалось обнаружить каких-либо официальных разъяснений по ситуации, аналогичной изложенной в вопросе. Все сказанное нами выше является исключительно нашим экспертным мнением.
Напомним о праве налогоплательщика на обращение в Минфин России или в налоговый орган по месту учета организации для персонального разъяснения на основании п. 1 ст. 21 и п. 1 ст. 34.2 НК РФ. При возникновении спора наличие персональных письменных разъяснений финансового ведомства или налоговых органов исключает вину лица в совершении налогового правонарушения (подп. 3 п. 1 ст. 111).