1. Главная / Консультации 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
консультации | печать | 44

Что нужно предпринять компаниям до перехода на электронные трудовые книжки?

У нас в компании еще ни один работник не изъявил желания перейти на электронные трудовые книжки. То есть мы продолжаем вести трудовые книжки в бумажном виде. Нужно ли все равно предпринять какие-то действия в связи с тем, что в прошлом году появились поправки и теперь можно оформлять не бумажные, а электронные трудовые книжки? Или пока никаких заявлений от работников не поступало, можно ничего не делать?

Да, уже сейчас нужно предпринять ряд действий.

В декабре 2019 г. было принято два закона, касающихся перехода на электронные трудовые книжки. Это федеральные законы от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования“» и № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее — Закон № 439-ФЗ).

В Законе № 439-ФЗ предусмотрено, что 2020 г. будет переходным (ч. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ), то есть в срочном порядке переходить на электронные трудовые книжки не нужно. Однако также предусмотрены некоторые обязанности, которые нужно выполнить уже сейчас.

Во-первых, лучше сразу назначить ответственных лиц, которые будут отвечать за формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде (это и есть «электронные трудовые книжки»). Для этого нужно утвердить приказ. Также можно издать приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде. В Законе № 439-ФЗ не предусмотрена обязанность издавать такие приказы. Однако они помогут более эффективно организовать данную работу, особенно если в компании трудится много работников. Например, будет ясно, кто должен уведомлять работников о возможности перейти на электронные трудовые книжки, кто будет передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд, кто будет отвечать за работу программного обеспечения для сдачи отчетов и т.д.

Во-вторых, нужно внести изменения в локальные акты либо принять их в новой редакции. Также нужно пересмотреть коллективные договоры и другие соглашения (абз. 2, 3 ч. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Ведь у работодателей появились новые обязанности. Например, работодатель должен собирать основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и передавать ее в Пенсионный фонд (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ). Также он должен выдавать сведения о трудовой деятельности работнику, в том числе при увольнении (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

В связи с этим придется обновить правила внутреннего трудового распорядка, а также другие документы. В любом случае в пунктах, где говорится о трудовой книжке, нужно будет добавить фразу «сведения о трудовой деятельности». Также придется поправить раздел о документах, которые работник предъявляет при приеме на работу, поскольку при заключении трудового договора работник будет предъявлять работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с бумажной трудовой книжкой или взамен нее (ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ).

Еще, к примеру, в новых правилах внутреннего трудового распорядка можно указать, что сведения о трудовой деятельности могут предоставляться работникам в форме электронного документа и такой документ работодатель должен подписать с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ). В этом случае нужно будет получить электронную подпись, если у работодателя ее нет.

После внесения изменений или утверждения новой редакции локальных актов не забудьте ознакомить с ними работников под роспись. Изменения в локальные акты и коллективные договоры нужно внести до конца 2020 г.

В-третьих, необходимо обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда (ч. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). То есть нужно установить или обновить необходимое программное обеспечение для передачи сведений в Пенсионный фонд.

В-четвертых, придется передать в Пенсионный фонд новый отчет по форме СЗВ-ТД. Если в компании более 25 человек, то его нужно передать в электронном виде. А если меньше — то новый отчет можно будет подавать в бумажном виде.

Работодатель обязан подавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности (отчет СЗВ-ТД) ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным (п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). Начать нужно было с отчетов за январь 2020 г., то есть подать их нужно было до 15 февраля, за февраль — до 15 марта и т.д. Но такая обязанность действует, только если в отчетном месяце произошли кадровые «события» (прием, перевод или увольнение работников) либо если работник подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. Если никаких кадровых «событий» не происходило, то сведения о трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020 нужно будет подать не позднее 15.02.2021.

С 2021 г. придется передавать отчеты в Пенсионный фонд не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа о приеме или увольнении работника. Таким образом, оформить или уволить работника «задним числом» будет проблематично.

В-третьих, обязательно нужно уведомить всех работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника подать письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. Такое уведомление нужно направить всем по 30.06.2020 включительно в письменной форме. В связи с этим нужно заранее разработать форму такого уведомления. Уведомления можно оформить на каждого работника отдельно или как единый документ, с которым нужно ознакомить работников по списку.

В-четвертых, нужно завести отдельный адрес электронной почты, на который работники смогут отправлять заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

В-пятых, можно сразу разработать формы заявлений работников о выборе способа ведения трудовой книжки:

  • заявление об отказе от ведения трудовой книжки и о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности;

  • заявление о продолжении ведения трудовой книжки.

Также можно составить одну форму заявления, в которой работник выберет с проставлением подписи один из двух вариантов.

Все эти действия нужно предпринять, даже если никто из работников пока не сообщил о своем желании перейти на электронные трудовые книжки.