1. Главная / Консультации 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| консультации | печать | 3976

Покупаем бензин по топливным картам

Наша организация планирует перейти на покупку ГСМ по многоразовым лимитированным топливным картам. Как эта операция будет отражаться в налоговом и бухгалтерском учете? При расчете налога на прибыль используем метод начисления.

Механизм расчетов

Топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карт, которые выпускают кредитные учреждения. Карта используется как средство строгой отчетности, позволяющее ее держателю получить определенное количество товара (постановление ФАС Поволжского округа от 05.06.2008 № А12-089/08-С22).

Для приобретения ГСМ по топливным картам организация должна заключить с эмитентом этих карт договор на заправку автотранспорта с использованием топливных карт. Такой договор заключается или с автозаправочной станцией, или же с топливной компанией. В нем устанавливаются объем отпус­каемого топлива, размер предоплаты за бензин и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов).

Лимитированная топливная карта предусматривает отпуск ГСМ по установленному лимиту (суточному или месячному). То есть держатель карты может заправить автомобиль только в пределах расходного лимита, установленного в заявке организации-покупателя.

Как правило, расчеты по такой карте осуществляются на условиях стопроцентной предоплаты, то есть организация, исходя из установленного на месяц лимита топлива и его стоимости, должна перечислить поставщику ГСМ стопроцентный аванс. Эта сумма денежных средств зачисляется на топливную карту и потом в течение месяца списывается по мере заправки автомобилей компании на АЗС. При этом в момент заправки автотранспортного средства водителю выдается чек, в котором указывается объем залитого в бак бензина и его стоимость.

По итогам месяца организация получает на руки счет-фактуру, акт приема-передачи топлива и отчет по карте. В отчете содержится следующая информация:

— номер топливной карты;

— дата и место заправки;

— количество приобретенного топлива;

— марка топлива;

— стоимость топлива;

— остаток по топливной карте на конец месяца.

Налог на прибыль

Как показывает практика, у бухгалтеров возникает вопрос, связанный с моментом списания для целей налогообложения прибыли расходов на покупку ГСМ. Можно ли это сделать в момент перечисления аванса или в момент заправки автотранспорта бензином?

Ответ: нет, нельзя. Организации при расчете налога на прибыль не могут признать в составе расходов затраты на приобретение ГСМ ни в момент перечисления аванса поставщику топлива, ни в момент, когда водитель заправил автомобиль на АЗС и с топливной карты произошло списание количества и стоимости ГСМ. Объясним подробнее.

В момент перечисления аванса не происходит реализации компании ГСМ, то есть компания еще не получила и не использовала топливо. А при методе начисления затраты признаются расходами в налоговом учете в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 1 ст. 272 НК РФ). Более того, согласно п. 14 ст. 270 НК РФ имущество, переданное на условиях предварительной оплаты, при методе начисления не признается расходом.

В момент заправки автомобиля топливом также не возникает расхода, даже несмотря на то что с топливной карты списано отпущенное количество ГСМ. Для признания расходов в налоговом учете организация должна иметь на руках подтверждающие документы (ст. 252 НК РФ). В момент заправки у нее будет только чек на покупку бензина, а этого недостаточно. Чек подтверждает только факт приобретения топлива, но не факт его использования для производственной деятельности.

Следует отметить, что налоговые органы не разрешают списать на расходы стоимость ГСМ и в тот момент, когда компания получит от поставщика топлива документы, подтверждающие приобретение ГСМ (акт приема-передачи топлива, счет-фактуру, отчет по карте). Такая позиция содержится в письме УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 № 16-15/068679. Аргументируется такой подход следующим образом.

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение ГСМ для автотранспорта компании учитываются по подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, как расходы на содержание служебного автомобильного транспорта. Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист. Поэтому включить в состав расходов стоимость приобретенного и использованного топлива можно только при наличии путевого листа.

Заметим, что Минфин России также считает, что путевой лист является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ.

Напомним, что форма путевого листа для специализированных автотранспортных компаний утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Другие организации ее применять не обязаны. Но они должны руководствоваться приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152, содержащим обязательные реквизиты и порядок заполнения путевого листа.

Обратите внимание: с этого года организации должны утвердить формы первичных учетных документов соответствующим приказом руководителя (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Таким образом, форму путевого листа можно разработать самостоятельно с учетом реквизитов, предусмотренных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

Следовательно, списать на расходы стоимость приобретенного топлива можно только на основании данных путевого листа, в котором содержится реальное количество израсходованных ГСМ.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете стоимость приобретенного топлива будет отражаться на счете 10 «Материалы» на основании первичных документов, выставленных поставщиком ГСМ в конце месяца. Топливо принимается к учету по фактической себестоимости. Напомним, что под ней понимается сумма фактических затрат на приобретение материально-производственных запасов, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (п. 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»).

На расходы стоимость учтенного топлива будет списываться так же, как и в налоговом учете — на основании данных путевых листов. Ведь, как мы уже сказали, только этот документ подтвердит фактическое количество израсходованного топлива (п. 5, 6 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).