1. Главная / Консультации 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| консультации | печать | 900

Оформляем путевой лист

Организация применяет обычный режим налогообложения. На балансе организации находится легковой автомобиль, который используется для поездок в банк, доставки грузов и решения прочих хозяйственных вопросов.
В штатном расписании должность водителя не предусмотрена, управление автомобилем осуществляется непосредственно директором или его заместителем. Зарплата на основании путевых листов данным сотрудникам не рассчитывается.
Приказом по организации путевые листы выписываются сроком на одну неделю (кроме командировок), а фактический расход топлива определяется и списывается 1 раз в месяц.
Является ли это нарушением бухгалтерского и налогового учета?

Унифицированные формы путевого листа установлены Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Для легковых машин предназначена форма № 3. Согласно указаниям по применению и заполнению форм, утвержденных Постановлением, путевые листы выдаются водителю автомобиля под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи путевого листа предыдущего дня работы. На более длительный срок путевой лист выдается только в случае командировки, когда задание выполняется больше одних суток (смены).

В путевом листе легкового автомобиля содержится информация о километраже и расходе топлива, а также маршруте следования. Эти показатели служат основанием для включения стоимости израсходованного бензина в расходы организации.

Согласно Закону о бухгалтерском учете от 21.11.96 № 129-ФЗ (далее— Закон) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и только для документов, форма которых не указана в этих альбомах, предусмотрены определенные обязательные реквизиты (ст. 9 Закона).

Таким образом, принимать к бухгалтерскому учету путевой лист, который выписывается один раз в неделю, на наш взгляд, не представляется возможным, так как это является нарушением требований указанных нормативных актов. И в таком случае у организации нет законного основания для отражения в учете расходов на приобретение и использование ГСМ. Согласно Письму Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257 «О путевых листах» расходы на бензин списываются на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

Для того чтобы принять расходы в налоговом учете, они так же, как в бухучете, должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Документом, подтверждающим фактическое использование горючесмазочных материалов, является путевой лист автомобиля.

Позиция налоговых органов по поводу оформления путевого листа такова. Если форма конкретного первичного учетного документа предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, то он должен быть составлен по форме, содержащейся в указанных альбомах.

Таким образом, если понесенные налогоплательщиком расходы не подтверждены документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства, то указанные расходы в соответствии с п.49 ст. 270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения прибыли как не отвечающие всем условиям ст. 252 НК РФ (Письмо УМНС России по г. Москве от 30.04.2004 № 26-12/31459).

Из сказанного следует, что оформление путевых листов один раз в неделю является нарушением как бухгалтерского, таки налогового учета.

Налогоплательщики, имеющие иную точку зрения по этому вопросу, отстаивают свою позицию в суде. Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 05.04.2004 №А56-22408/03 суд посчитал требование налоговых органов в части оформления путевого листа только на один рабочий день формальным и признал правильным путевой лист, составленный за месяц. Однако, в Постановлении ФАС того же округа от 19.01.2005 № А13-5025/0414 принял сторону налоговых органов. В последнем случае решение суда было основано на том, что если путевые листы не соответствуют требованиям Постановления Госкомстата № 78, то такие путевые листы не подтверждают использование автомобиля для производственной деятельности.