1. Главная / Консультации 
ул. Черняховского, д. 16 125319 Москва +7 499 152-68-65
Логотип
| консультации | печать | 1870

Электронная первичка

Сейчас много говорится об обмене электронными счетами-факту-рами. А остальная первичка? Можно ли выставлять покупателям в электронном виде не только счета-фактуры, но и, например, накладные?

Обмен первичными документами (накладными, актами и т.д.) также может осуществляться в электронном виде. Причем это было возможно и раньше, до вступления в силу электронного документооборота счетов-фактур (23 мая 2012 г. — дата вступления в силу приказа ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»). Так, ФНС России в письме от 05.10.2011 № ЕД-4-3/16368@ «Об отдельных вопросах применения электронных документов» разъяснила, что ни действующим законодательством РФ, ни иными нормативными актами не устанавливаются ограничения на использование первичных учетных документов в электронном виде при взаимодействии хозяйствующих субъектов между собой. Поэтому легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности. Указанное учитывается налоговыми органами и в целях применения налогоплательщиками положений п. 1 ст. 252 НК РФ. 

Минфин России также подтверждает, что документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе (письмо от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1).

В новом законе о бухучете (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), который вступит в силу с 1 января 2013 г., содержится прямое указание на то, что первичные документы могут быть составлены в электронном виде (п. 5 ст. 9 закона). Отметим, что этим законом также предусмотрено, что формы первичных документов будет утверждать сама организация (п. 4 ст. 9). То есть организации смогут не применять унифицированные формы первичной документации. Для электронного документооборота такая свобода не очень хороша. Ведь чтобы обмениваться электронной первичкой не по электронной почте, а через программы обмена счетами-фактурами (а такие программы позволяют это делать), нужно чтобы формы первичной документации были одинаковыми (совместимыми) как у продавца, так и у покупателя. Поэтому если вы планируете осуществлять документооборот первичных документов в электронном виде, отступать от унифицированных форм в следующем году не рекомендуется.

Кроме того, при разработке электронных форматов первичных документов целесообразно придерживаться форматов, утверждаемых ФНС России для истребования первичных документов у налогоплательщика в электронном виде в порядке ст. 93 НК РФ. Это позволить представлять по запросам налоговиков первичную документацию в электронном виде, без необходимости ее распечатки на бумажных носителях. В настоящее время приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ утверждены электронные форматы товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг).

Выбор именно этих документов налоговики обосновали тем, что в документообороте хозяйствующих субъектов именно ТОРГ-12 и Акт приемки-сдачи работ (услуг) используются чаще всего и соответственно подтверждают исполнение значительного числа хозяйственных договоров в части осуществления поставки, отгрузки материальных ценностей, качества и объемов выполненных заказов.

При запросе налоговиками иных первичных документов до утверждения их форматов в электронном виде придется представлять в налоговую инспекцию в бумажном варианте. В частности, в письме от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1 Минфин России разъяснил, что в соответствии со ст. 93 НК РФ в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).

В заключение отметим, что организации, помимо счетов-фактур и первички, вправе в электронном виде вести кассовую книгу. Об этом прямо говорится в Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утверждено Банком России 12.10.2011 № 373-П).